Nowe obowiązki biura rachunkowego w zakresie KSeF

Od stycznia 2022 roku podatnicy mogą korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur, czyli KSeF. Dzięki niemu mogą wystawiać e-faktury, czyli tzw. faktury ustrukturyzowane. Z jednej strony jest to duże usprawnienie dla przedsiębiorców oraz biur rachunkowych, ale z drugiej strony głównym celem wdrożenia KSeF jest przede wszystkim uszczelnienie systemu podatkowego. W artykule przedstawiamy nowe obowiązki biura rachunkowego w zakresie KSeF!

Automatyzacja i nowe technologie w biurze rachunkowym

Obowiązki biura rachunkowego w zakresie KSeF

Krajowy System e-Faktur (KSeF) umożliwia wystawianie faktur sprzedaży oraz pobieranie faktur kosztowych z platformy rządowej. W uproszczeniu proces korzystania z KSeF wygląda następująco:

• przedsiębiorca tworzy fakturę w swoim systemie do fakturowania, np. wFirma;
• wysyła ją do KSeF, która po przetworzeniu uznawana jest za wystawioną fakturę;
• nabywca pobiera ze swojego konta w KSeF tę fakturę i może ją zaksięgować w ewidencjach księgowych swojej firmy.

Gdzie zatem w tym procesie występują obowiązki po stronie biura rachunkowego? Otóż na pierwszy rzut oka, cały proces fakturowania spoczywa na przedsiębiorcy. Jednak biuro rachunkowe, które udostępnia klientowi program do fakturowania powinno zadbać o to, aby system ten posiadał integrację z KSeF. Co więcej biuro rachunkowe powinno zapoznać się z zasadami pobierania faktur kosztowych z KSeF. Dodatkowo, biuro rachunkowe występuje również w roli podatnika, który wystawia faktury. Tak więc osoby odpowiedzialne za wystawianie faktur dotyczących usług księgowych powinny znać proces wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF.

Pobierz darmowy ebook na temat KSeF!

Eksperci Poradnika Przedsiębiorcy przedstawili najważniejsze informacje o Krajowym Systemie e-Faktur, który jest nowoczesnym rozwiązaniem automatyzującym proces wystawiania, wysyłania i przechowywania faktur w Polsce. 

Od kiedy obowiązkowy KSeF?

Początkowo, obowiązek fakturowania za pośrednictwem KSeF miał wejść w życie w 2023 roku. Następnie został on przesunięty na 1 stycznia 2024 roku, a ostatecznie zmieniony na:

• 1 lipca 2024 roku dla czynnych podatników VAT,
• oraz 1 stycznia 2025 dla podatników zwolnionych z VAT.

Mimo, że korzystanie z KSeF nie jest jeszcze obligatoryjne, podatnicy mogą wystawiać faktury i pobierać faktury z KseF dobrowolnie. 

Faktury ustrukturyzowane już teraz funkcjonują w obrocie gospodarczym jako jedna z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych i obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych. Warto jednak zwrócić uwagę na fakt, że ustawodawca w art. 2 ustawy o VAT wyszczególnił trzy definicje związane z fakturowaniem:

• faktura – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie,
• faktura elektroniczna – rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym,
• faktura ustrukturyzowana – rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.

Co więcej, podatnicy mogą od 2022 roku wystawiać faktury ustrukturyzowane:

• z wykorzystaniem bezpłatnych narzędzi, które udostępnia Ministerstwo Finansów,
• przy użyciu programów komercyjnych zintegrowanych z KSeF tj. wFirma.pl oraz wFirma dla biur rachunkowych.

Z czym się wiąże dobrowolne stosowanie KSeF?

Faktura ustrukturyzowana jest fakturą wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym fakturę w tym systemie. Obecnie zgodnie z art. 106na ust. 2 ustawy o VAT nabywca musi wyrazić zgodę na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur. 

Faktura ustrukturyzowana w 2023 roku, gdy nabywca nie wyraził zgody na tę formułę przekazania faktury, może być dostarczana w dowolny sposób, także jako dokument papierowy.

Jeżeli klient biura rachunkowego zdecyduje się na dobrowolne korzystanie z KSeF i wyrazi zgodę na przyjmowanie faktur w takiej formie od nabywcy, w umowie z biurem rachunkowym warto rozbudować punkt dotyczący sposobu przekazywania faktur kosztowych do biura rachunkowego.

W ramach fakturowania poprzez KSeF, faktury kosztowe nie muszą być przesyłane do klientów mailowo ani przekazywane w formie papierowej. Faktura może być dostępna wyłącznie na platformie KSeF do importu do systemu księgowego. Aby móc pobrać fakturę kosztową z KSeF biuro rachunkowe musi posiadać odpowiednie uprawnienia w tym zakresie. Uprawnienia te może nadać wyłącznie przedsiębiorca.

Warto pamiętać, że zgodnie z art. 106nb ustawy o VAT, z systemu KSeF może korzystać:

• podatnik,
• podmioty wskazane przez podatnika – np. biuro rachunkowe,
• organy egzekucyjne,
• osoby fizyczne wskazane przez organy egzekucyjne,
• osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF, którym podatnik lub organy egzekucyjne nadali uprawnienia do korzystania z tego systemu,
• podmioty inne niż wymienione powyżej, wskazane przez osoby fizyczne korzystające z KSeF, jeżeli prawo do wskazywania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanych tym osobom fizycznym.

Wśród uprawnień, jakie mogą zostać nadane dla biura rachunkowego jest m.in.:

• nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień do korzystania z KSeF,
• wystawianie faktur ustrukturyzowanych w KSeF,
• pobieranie faktur kosztowych z KSeF.

W przypadku podatników będących osobami fizycznymi pierwotne uprawnienie o charakterze właścicielskim jest przypisane automatycznie do osoby będącej podatnikiem. Taka osoba nie musi nic zgłaszać. Może korzystać z systemu KSeF i zarządzać uprawnieniami, autoryzując się podpisem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

W przypadku podatników niebędących osobami fizycznymi, którzy posiadają elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP, istnieje możliwość korzystania z KSeF na podstawie pierwotnych uprawnień właścicielskich bez zgłaszania w urzędzie skarbowym. 

W pozostałych przypadkach podatnik niebędący osobą fizyczną oraz organ egzekucyjny w celu korzystania z KSeF musi za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA wskazać osobę fizyczną uprawnioną do korzystania z KSeF. Co ważne, osoba ta będzie miała także możliwość nadawania dalszych uprawnień drogą elektroniczną w ramach systemu.

Uzyskanie uprawnienia do KSeF dla biura rachunkowego

Dostęp do KSeF dla biura rachunkowe z pewnością usprawni obieg dokumentów pomiędzy klientem a biurem, ponieważ nie będzie konieczności dostarczania dokumentów do biura w wersji papierowej lub przesyłania ich w wiadomościach mailowych.

Obecnie wiele biur narzeka na zbyt późne dostarczanie dokumentów przez klientów. Powyższe rozwiązanie na pewno będzie powodować, że biura nie będą musiały na nie długo czekać.

Dzięki powyższym zapisom w umowie z klientem, biuro nie będzie tracić czasu na czekanie na dokumenty kosztowe ponieważ może importować faktury nawet w trakcie miesiąca i prowadzić księgowość klienta na bieżąco a nie dopiero po zakończonym miesiącu, co znacząco usprawni pracę w biurze.

Dodatkowo, ujednolicona struktura faktury ustrukturyzowanej zaimportowanej w określonym formacie XML spowoduje, że tzw. obrabianie faktur stanie się łatwiejsze. Dobre systemy księgowe odczytują bowiem dane z takich faktur kosztowych samodzielnie a po stronie księgowego jest wyłącznie weryfikacja wczytanych danych.

Jeżeli biuro rachunkowe posiada w KSeF uprawnienia do nadawania uprawnień może tego dokonać z poziomu systemu wFirma.pl i upoważnić pracowników np. do pobierania faktur i wystawiania faktur. W tym celu należy przejść do zakładki: USTAWIENIA » FAKTURY » E-FAKTURY » KRAJOWY SYSTEM E-FATKUR » NADAWANIE UPRAWNIEŃ gdzie należy wypełnić dane pracownika i wybrać uprawnienia które szef biura chce nadać a następnie kliknąć DODAJ UPRAWNIENIA.

W celu importu faktur kosztowych w systemie wFirma.pl należy przejść do zakładki: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » WERSJE ROBOCZE gdzie z górnego menu należy wybrać opcję IMPORTU Z KSeF a następnie wskazać od jakiej daty użytkownik chce zaimportować wydatki.

Faktury ustrukturyzowane – brak weryfikacji przez podatnika

Biorąc powyższe pod uwagę, na pewno biura rachunkowe będą miały łatwiejszą pracę gdy klienci będą korzystać z KSeF. Jednak w przypadku pobierania faktur z KSeF faktury te nie są weryfikowane. Należy podkreślić, że faktura poza funkcjami czysto fiskalnymi, jest bardzo istotnym nośnikiem informacji (np. informacji o terminie płatności). Poza tym na fakturze nie znajdują się informacje z załączników i specyfikacji, co przy usługach złożonych jest bardzo ważne.

Tym samym pobieranie faktur bez ich weryfikacji przez klienta może w niektórych przypadkach powodować, że rozliczenie nie będzie poprawne. Aby tego uniknąć klienci będą musieli pilnować aby faktury kosztowe wystawiane na dane firmowe dotyczyły wyłącznie zakupów związanych z prowadzeniem działalności.

Podsumowując, wprowadzenie systemu KSeF na pewno niesie szereg wyzwań przed biurami rachunkowymi. Należy jednak uznać, że zmiany te wpłyną pozytywnie w dłuższym okresie na pracę biur rachunkowych. Zmiany te są także korzystne, ponieważ wyeliminują sytuacje w których klient spóźnia się z dostarczeniem dokumentów lub przekazuje do biura niekompletne dokumenty. W momencie, gdy system KSeF stanie się obligatoryjny, takie sytuacje nie będą miały miejsca.