Nowe obowiązki biura rachunkowego w zakresie KSeF

Nasz ekspert:
Artykuły autora

Wielkość tekstu:

Od stycznia 2022 roku podatnicy mogą korzystać z systemu KSeF. Dzięki temu systemowi mogą oni wystawiać tzw. faktury ustrukturyzowane. Powyższe ma jednak na celu przede wszystkim uszczelnienie systemu podatkowego. W artykule przedstawiamy nowe obowiązki biura rachunkowego w zakresie KSeF!

Obowiązki biura rachunkowego w zakresie KSeF

W przypadku podatników mogą oni w 2022 roku korzystać z systemu KSeF (ale nie muszą). Krajowy System e-Faktur (KSeF) umożliwia wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych.

W początkowym okresie faktury ustrukturyzowane będą więc funkcjonowały w obrocie gospodarczym jako 1 z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych i obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych.

Natomiast biura rachunkowe obsługujące klientów muszą się przygotować do KSeF już w 2022 roku. Z powyższego wynika, że część klientów ma prawo do takiego wystawiania faktur.

Klienci mogą już od 2022 roku wystawiać faktury ustrukturyzowane:

  • z wykorzystaniem bezpłatnych narzędzi, które udostępnia Ministerstwo Finansów;

  • przy użyciu programów komercyjnych.

Faktura ustrukturyzowana jest fakturą wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym fakturę w tym systemie. W 2022 roku faktura ustrukturyzowana nie musi być fakturą elektroniczną. Faktura elektroniczna musi bowiem być wystawiana, ale i doręczana w formacie elektronicznym.

Faktura ustrukturyzowana w 2022 roku, dla której nabywca nie wyraził zgody na tę formułę, może być dostarczana w dowolny sposób, także jako dokument papierowy.

Faktura ustrukturyzowana przyjmuje format xml zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(1) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP.

Tym samym już od 2022 roku biuro rachunkowe musi zapoznać się z tym, jak wystawia się faktury w systemie, jak się je odbiera i pobiera. W wielu przypadkach biura rachunkowe będą mogły skorzystać z dotychczasowych systemów księgowych, które będą zintegrowane z KSeF.

Co biuro powinno wiedzieć o fakturze ustrukturyzowanej?

Na wstępie należy wyjaśnić, że w wielu przypadkach to biura rachunkowe będą zobowiązane do wystawiania faktur za klientów. Dotyczy to w szczególności klientów, którzy nie prowadzą obecnie dużej działalności gospodarczej i wystawiają faktury w formie papierowej. Ponadto biura rachunkowe będą musiały pobierać faktury z systemu KSeF.

Tutaj należy przypomnieć, że z systemu KSeF może korzystać:

  1. podatnik;

  2. podmioty wskazane przez podatnika;

  3. organy egzekucyjne;

  4. osoby fizyczne wskazane przez organy egzekucyjne;

  5. osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF, którym podatnik lub organy egzekucyjne nadali uprawnienia do korzystania z tego systemu;

  6. podmioty inne niż wymienione powyżej, wskazane przez osoby fizyczne korzystające z KSeF, jeżeli prawo do wskazywania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanych tym osobom fizycznym.

Przez uprawnienie do wystawiania faktur w imieniu podatnika rozumie się jednocześnie uprawnienie do wystawiania faktur dokumentujących transakcje, których podatnik jest stroną jako nabywca, w przypadkach, o których mowa w art. 106d ustawy.

W przypadku podatników będących osobami fizycznymi oraz komorników pierwotne uprawnienie o charakterze właścicielskim jest przypisane do osoby będącej podatnikiem automatycznie. Taka osoba nie musi nic zgłaszać. Może korzystać z systemu, autoryzując się podpisem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

W przypadku podatników niebędących osobami fizycznymi, którzy posiadają elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP, istnieje możliwość korzystania z KSeF na podstawie pierwotnych uprawnień właścicielskich bez zgłaszania w urzędzie skarbowym. 

W pozostałych przypadkach podatnik niebędący osobą fizyczną oraz organ egzekucyjny w celu korzystania z KSeF musi za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA wskazać osobę fizyczną uprawnioną do korzystania z KSeF. Co ważne, osoba ta będzie miała także możliwość nadawania dalszych uprawnień drogą elektroniczną w ramach systemu.

Uzyskanie uprawnienia do KSeF dla biura rachunkowego

Na wstępie należy przypomnieć, że już obecnie wiele biur pobiera faktury w formie elektronicznej. Zdaniem wielu osób w przypadku wprowadzenia KSeF jeszcze bardziej usprawni to działalność biur rachunkowych.

Powyższe na pewno może spowodować, że włączenie księgowego w obieg dokumentów już na wcześniejszym etapie, w momencie dostarczenia faktury do klienta, usprawni pracę – dostęp do KSeF może więc pozwolić na szybsze dostarczanie dokumentów do biura.

Obecnie wiele biur narzeka na zbyt późne dostarczanie dokumentów. Powyższe rozwiązanie na pewno będzie powodować, że biura nie będą musiały na nie długo czekać. 

Ujednolicona struktura dokumentu doręczonego w określonym formacie spowoduje, że tzw. obrabianie faktur stanie się łatwiejsze. Ponadto nie trzeba będzie kupować dodatkowych programów do przerabiania faktur. 

Należy jednak podkreślić, że KSeF z pewnością spowoduje, że biura księgowe będą musiały dostosować swoje programy księgowe do zmian. 

Resort finansów udostępni darmowe oprogramowanie, ale w praktyce będzie ono służyć podatnikom prowadzącym działalność w niewielkim zakresie. Na pewno powyższe oprogramowanie nie będzie przydatne biurom rachunkowym.

Faktury ustrukturyzowane – brak weryfikacji przez podatnika

Biorąc pod uwagę powyższe, na pewno biura rachunkowe będą miały łatwiejszą pracę. Jednak w przypadku pobierania faktur z KSeF faktury te nie są weryfikowane.

Faktura bowiem, poza funkcjami czysto fiskalnymi, jest bardzo istotnym nośnikiem informacji (np. informacji o terminie płatności). Poza tym na fakturze nie znajdziemy załączników i specyfikacji, co przy usługach złożonych jest bardzo ważne.

Tym samym pobieranie faktur bez ich weryfikacji przez klienta może w niektórych przypadkach powodować, że nasze rozliczenie nie będzie poprawne. Ponadto faktura ustrukturyzowana, jak każda inna faktura, także musi być doręczona do adresata i przejść cały proces weryfikacji.

Działania biura rachunkowego w związku z wprowadzeniem KSeF to:

  1. przeprowadzenie audytu oprogramowania,

  2. aktualizacja oprogramowania dla potrzeb obsługi plików faktur ustrukturyzowanych,

  3. wypracowanie procedur opisywania dokumentów,

  4. poinformowanie klientów o wyrażeniu zgody na udzielenie prawa do korzystania z systemu KSeF w imieniu klienta,

  5. poinformowanie klientów o konieczności opisywania faktur,

  6. przeszkolenie pracowników.

Podsumowując, wprowadzenie systemu KSeF na pewne niesie szereg wyzwań przed biurami rachunkowymi. Należy jednak uznać, że zmiany te wpłyną pozytywnie w dłuższym okresie na pracę biur rachunkowych. 

Zmiany te są także korzystne, ponieważ w wielu przypadkach klienci nie dostarczają wszystkich faktur. W momencie, gdy system stanie się obligatoryjny, takie sytuacje nie będą się zdarzać.

Artykuły
Brak wyników.
Więcej artykułów
Wzory
Brak wyników.
Więcej wzorów