Faktura strukturyzowana - najważniejsze kwestie

Już od 1 stycznia 2022 roku wejdzie w życie duża nowość dla przedsiębiorców. W obiegu gospodarczym pojawi się nowy rodzaj (postać) faktury sprzedaży, a mianowicie faktura strukturyzowana. Faktura ta wprawdzie jest używana w niektórych przypadkach, ale w odniesieniu do grupy podmiotów – przedsiębiorców będzie stosowna po raz pierwszy. Najważniejsze kwestia na jej temat przedstawiono w niniejszej publikacji. 

Nowa postać faktury sprzedaży zwana fakturą strukturyzowaną

Faktura strukturyzowana (faktura sprzedaży) to nowa postać dotychczas wystawianej przez przedsiębiorców faktury sprzedaży. Będzie ona dostępna tylko w postaci elektronicznej. Wykluczona będzie możliwość jej wystawiania i przekazywania w formie papierowej. Natomiast poza postacią strukturyzowaną przedsiębiorcy nadal będą mieli możliwość wystawiania:

1. faktury sprzedaży PDF,

2. faktury sprzedaż w postaci papierowej,

3. faktury sprzedaży w pliku XML opatrzonej podpisem elektronicznym.

Faktura strukturyzowana sprzedaży będzie wystawiana tylko elektronicznie i wyłącznie w określonym ustawowo środowisku systemowym zwanym Krajowym Systemem e-Faktur (dalej: KSEF). 

Szef KAS udostępni jeden jednolity o integralnych cechach wszystkich elementów faktury strukturyzowanej wzór w formie oprogramowania. Fakturę będzie można opatrzyć dodatkowymi elementami, w związku z tym, że przedmiot sprzedaży, rodzaj sprzedaży czy typ podatnika może być różny.

Tak więc nie będzie można wystawiać tych faktur w dowolnym systemie, a tylko za pomocą KSEF. Z kolei dla posiadaczy systemów finansowo-księgowych (i innych systemów) Szef Krajowej Administracji Skarbowej udostępni oprogramowanie API umożliwiającej integrację z systemem KSEF. Dzięki temu przedsiębiorcy będą mogli wystawiać faktury strukturyzowane poprzez swoje systemy, a w połączeniu z KSEF.

Warto nadmienić, że faktura strukturyzowana sprzedaży będzie mogła być przesyłana nie tylko przez KSEF, lecz także za pośrednictwem elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, pod warunkiem iż umowa o wymianie danych w postaci tej faktury zawiera stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Przekazywanie faktur strukturyzowanych sprzedaży poprzez inne środowiska będzie traktowane jako niespełniające warunku integralności danych faktury oraz jej charakteru pochodzenia, co spowoduje nieważność w przypadku otrzymania takiej faktury.

Faktury strukturyzowane to nie nowość dla niektórych podmiotów

Okazuje się, że obowiązek stosowania faktur strukturyzowanych już istnieje w odniesieniu do niektórych podmiotów będącymi wykonawcami i zamawiającymi publicznych zleceń w Polsce. Obowiązek ten dotyczy odbierania przez zamawiających ustrukturyzowanych faktur elektronicznych, począwszy od 18 kwietnia 2019 roku – dla zamówień o wartości powyżej 30 000 EUR, a od 1 sierpnia 2019 roku – dla wszystkich zamówień publicznych.

• JST (gminy, powiaty, samorząd województwa) oraz ich związki;

• państwowe jednostki budżetowe, samorządowe zakłady budżetowe, agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej;

• państwowe fundusze celowe;

• ZUS, KRUS, NFZ oraz SPZOZ;

• uczelnie publiczne, Polska Akademia Nauk i oraz jej jednostki;

• państwowe i samorządowe instytucje kultury, a także państwowe instytucje filmowe;

• organy władzy publicznej, administracji rządowej, kontroli państwowej i ochrony prawa, sądy i trybunały;

• inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone realizujące zadania publiczne, z wyłączeniem przedsiębiorstw, instytutów badawczych, banków i spółek prawa handlowego;

• przedsiębiorcy będący wykonawcami zamówień publicznych.

Ostatnia grupa, czyli wykonawcy nie mogą odmówić przyjęcia faktury strukturyzowanej, dlatego mają obowiązek rejestracji w systemie PEF będącym odpowiednikiem systemu KSEF, który będzie platformą przeznaczoną dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców.

Zatem, jak będzie wyglądała sytuacja pozostałych przedsiębiorców wystawiających faktury strukturyzowane sprzedaży w systemie KSEF?

Najpierw akceptacja odbiorcy

Nowa forma faktury sprzedaży dla przedsiębiorców będzie mogła być stosowana przez wystawiającego fakturę, jeżeli przed tą czynnością obligatoryjnie uzyska on akceptację otrzymania takiej faktury od odbiorcy.

Warto podkreślić, że wystawione dotychczas zgody przez odbiorcę dotyczące otrzymywania faktur w postaci elektronicznej nie dotyczą zgody na otrzymywanie faktury w postaci strukturyzowanej. 

Zgoda na otrzymywanie faktury w postaci strukturyzowanej powinna być przedłożona przez jednego odbiorcę tylko jeden raz.

Obowiązek wystawiania faktur strukturyzowanych

Okazuje się, że z 1 stycznia 2022 roku zostanie uruchomiony system KSEF, za pomocą którego przedsiębiorcy będą mogli dobrowolnie wystawiać i odbierać faktury strukturyzowane sprzedaży. 

Szef KAS będzie początkowo monitorował i testował dane rozwiązanie. Obowiązek stosowania faktury strukturyzowanych sprzedaży wejdzie w życie, ale póki co jeszcze w nieokreślonym precyzyjnie czasie późniejszym.

Najpierw zgłoszenie, a potem rejestracja w KSEF

Przedsiębiorca, który będzie chciał skorzystać z systemu KSEF i wystawiać za jego pomocą faktury strukturyzowane sprzedaży, będzie zobligowany przed dokonaniem tej czynności złożyć specjalnie zawiadomienie do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. To zawiadomienie będzie dotyczyło zgłoszenia podmiotów uprawionych do dostępu do KSEF w celu rozpoczęcia wystawiania faktur ustrukturyzowanych oraz stworzenia uprawnionego dostępu do nich.

Jednak jak mówi znowelizowany art. 106n oraz dodane art. 106na–106nd, wysłanie obligatoryjnego zgłoszenia rozpoczęcia stosowania faktury strukturyzowanych sprzedaży nie odnosi się do przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalności gospodarczą, jeżeli przedsiębiorca ten nie udzielił osobie trzeciej upoważnienia do wystawiania faktur.

Jeżeli jednak udzielił, wówczas zawiadomienie o podmiotach uprawionych do dostępu do KSEF dla rozpoczęcia wystawiania faktur ustrukturyzowanych sprzedaży może w imieniu przedsiębiorcy złożyć właśnie ta osoba trzecia (jeżeli została do tego odrębnie w zawiadomieniu upoważniona).

Organy egzekucyjne oraz komornicy wystawiający faktury w imieniu dłużnika, chcąc rozpocząć wystawianie faktur strukturyzowanych, muszą samodzielnie (bez upoważnienia innych osób) przedłożyć powyższe zawiadomienie do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. 

Należy podkreślić, że aktualnie upoważnienie nie będzie ważne w stosunku do obowiązku wysłania nowego (powyższego) zgłoszenia.

Rejestracja w systemie KSEF

Warto w tym miejscu nadmienić, co to jest właściwie KSEF. Krajowy System e-Faktur jest odpowiednikiem aktualnie funkcjonującego systemu PEF, który będzie umożliwiał nie tylko wystawianie faktur strukturyzowanych sprzedaży, lecz także odbieranie faktur w tej postaci.

Przedsiębiorca lub podmiot uprawniony w pierwszej kolejności będzie musiał się zarejestrować w systemie KSEF, a następnie przy każdym logowaniu odpowiednio uwierzytelnić. Będzie można też sprawdzić zakres swoich uprawnień w systemie, który będzie je każdorazowo monitorował.

System KSEF będzie udostępniał wszystkie faktury strukturyzowane, będzie umożliwiał odszukanie już wystawionej faktury. Przedsiębiorcy, którzy będą wystawiać faktury bezpośrednio w systemie KSEF, będą oczywiście mieli możliwość ich edycji, zanim zdecydują się na jej ostateczny zapis, akceptację danych oraz wysyłki do odbiorcy.

KSEF będzie także pełnić funkcję zabezpieczenia wystawionych faktur oraz ich archiwizatora przez określony czas.

Dzięki KSEF przedsiębiorca będzie dokładnie znał czas wysłania przez siebie, ale i otrzymania faktury strukturyzowanej sprzedaży przez odbiorcę.

KSEF będzie również kontrolował numery identyfikacyjne nadane fakturom przez system oraz numery kolejne nadane przez samych przedsiębiorców, a także wzór przesyłanych faktur strukturyzowanych sprzedaży.

Kluczowe cechy faktur strukturyzowanych sprzedaży

Faktura strukturyzowana sprzedaży nosi znamiona przede wszystkim dokumentu elektronicznego. Integralność funkcjonowania tej faktury i systemu KSEF to całościowe cechy całego projektu. Poniżej przedstawiono kluczowe cechy faktury strukturyzowanej sprzedaży:

1. stosowanie faktur strukturyzowanych sprzedaży wymaga uprzedniego zawiadomienia naczelnika urzędu skarbowego, otrzymania akceptacji od odbiorcy oraz rejestracji w systemie KSEF wszystkich uprawnionych do tego podmiotów;

2. faktura strukturyzowana będzie udostępniona według jednego wzoru dla wszystkich przedsiębiorców i tylko w formie elektronicznej;

3. faktura strukturyzowana będzie obsługiwana tylko za pomocą systemu KSEF udostępnionego dla przedsiębiorców także jako końcówka do systemów finansowo-księgowych;

4. każdy podmiot uprawniony do korzystania z systemu KSEF będzie posiadał określone uprawnienia i będzie zobligowany do uwierzytelnienia się, zanim wystawi, odbierze lub wyśle jakąkolwiek fakturę; 

5. KSEF umożliwi wystawianie faktur strukturyzowanych sprzedaży, wysyłkę, ale i odbiór tej faktury z pełną rejestracją daty sprzedaży, wystawienia oraz potwierdzenia odbioru (udostępnienia w KSEF) każdej takiej faktury w systemie;

6. zgodnie z dodanym art. 106na pkt 2 ustawy o VAT faktura strukturyzowana jest uznana za wystawioną i otrzymaną w dniu przydzielenia przez KSEF specjalnego numeru identyfikującego tę fakturę (jest to oddzielny numer od numeru nadanego przez przedsiębiorcę);

7. odnalezienie faktury strukturyzowanej sprzedaży będzie umożliwiał system KSEF;

8. wszystkie faktury strukturyzowane sprzedaży będą archiwizowane przez KSEF przez okres 10 lat;

9. przedsiębiorca będzie powiadamiany o otrzymaniu faktury strukturyzowanej, jej odrzuceniu przez KSEF (weryfikacja zgodności ze wzorem) lub braku możliwości jej wysyłki.

Należy zaznaczyć, że w przypadku wystawiania not korygujących pozostaną one w dotychczasowych formach. Nie będzie możliwości wystawienia noty korygującej w postaci strukturyzowanej.

Zwrot podatku VAT w terminie 40 dni

Wystawianie faktur strukturyzowanych sprzedaży będzie wiązało się z możliwością ubiegania się o zwrot podatku VAT w terminie 40 dni. W tej sytuacji skrócono standardowy 60-dniowy termin zwrotu podatku VAT.

Zgodnie z nowo dodanym ust. 6c w art. 87 ustawy o VAT urząd skarbowy jest obowiązany dokonać zwrotu określonej przez podatnika nadwyżki podatku VAT w terminie 40 dni, licząc od dnia złożenia ewidencji i deklaracji JPK_V7, w przypadku gdy łącznie spełnione są następujące warunki:

1. w związku z wykonywaniem czynności, dla których występował obowiązek wystawienia faktur sprzedaży, uwzględnionych w rozliczeniu podatnika za dany okres rozliczeniowy, podatnik wystawiał wyłącznie faktury ustrukturyzowane;

2. kwota podatku VAT naliczonego lub różnicy podatku nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych i wykazana w deklaracji nie przekracza 3000 zł;

3. podatnik przez kolejne 12 miesięcy poprzedzających bezpośrednio okres, w rozliczeniu za który występuje z wnioskiem o zwrot, był zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, składał za każdy okres rozliczeniowy plik JPK_V7 oraz posiadał rachunek firmowy zarejestrowany i wykazany na białej liście.

Dokumentacja warunków obniżenia podstawy opodatkowania a faktury strukturyzowane

Jeżeli podatnik-sprzedawca po wystawieniu faktury stwierdzi pomyłkę na fakturze lub zaistnieje jedno z poniższych, wówczas ma obowiązek wystawić fakturę korygującą do faktury pierwotnej.

Jeżeli korekta dotyczy:

1. udzielonego po wystawieniu faktury pierwotnej rabatu, upustu lub innej obniżki ceny o podobnym charakterze;

2. wartości zwróconych sprzedawcy towarów lub opakowań;

3. wartości zwróconej nabywcy zaliczki lub pełnej należności otrzymanej jeszcze przed dokonaniem sprzedaży

– obniżenia podstawy opodatkowania i podatku VAT w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze pierwotnej z wykazanym podatkiem VAT podatnik dokona za okres rozliczeniowy, w którym wystawił fakturę korygującą, tylko jeżeli posiada dokumentację uzgadniającą warunki obniżenia podstawy opodatkowania i podatku VAT.

Powyższa dokumentacja musi spełniać poniższe warunki:

1. warunki dokumentacji obniżenia podstawy opodatkowania i podatku VAT muszą być uzgodnione z nabywcą towaru;

2. uzgodniona dokumentacja może dotyczyć tylko dostawy towarów lub świadczenia usług określonych w fakturze korygującej;

3. warunki zawarte w dokumentacji muszą zostać wypełnione.

Jeżeli jednak podatnik w danym w okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona faktura korygująca, nie posiada jeszcze tej dokumentacji, to czynności obniżenia podstawy opodatkowania i podatku VAT będzie mógł dokonać dopiero za okres rozliczeniowy, w którym będzie dysponował daną dokumentacją.

Podatnicy, którzy będą wystawiali fakturę strukturyzowaną korygującą z powyższych przyczyn (oczywiście poza błędem rachunkowym), nie będą zobligowani do posiadania żadnej dokumentacji uzgadniającej warunki obniżenia podstawy opodatkowania i podatku VAT.

Powstaje jednak pytanie – kiedy w tych okolicznościach powinna zostać ujęta w pliku JPK_V7 faktura strukturyzowana korygująca in minus? Odpowiedź zawarto w poniższej tabeli.

WDT nowych środków transportu a faktura strukturyzowana

Jak wskazuje art. 106g ust. 4 ustawy o VAT w przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu na rzecz nabywcy, który nie jest czynnym podatnikiem VAT lub osobą prawną niebędącą podatnikiem VAT, ale jest podatnikiem VAT-UE lub pośrednikiem i zamieszkuje w innym niż Polska państwie UE, podatnik-sprzedawca ma obowiązek dostarczyć fakturę dokumentującą daną transakcję WDT tego nowego środka transportu.

Dostarczenia kopii owej faktury lub danych w niej zawartych dokonuje do właściwego naczelnika urzędu skarbowego w terminie 14 dni od dnia dokonania dostawy.

Jeżeli podatnik wystawi fakturę strukturyzowaną WDT, której przedmiotem sprzedaży jest dostawa nowego środka transportu – obowiązek dostarczenia kopii owej faktury lub danych w niej zawartych nie występuje.

Centralny rejestr danych podatkowych obejmie również KSEF

Centralny rejestr danych podatkowych służy do gromadzenia, analizy oraz przetwarzania danych wynikających z:

1. ewidencji JPK_V7 oraz innych deklaracji składanych przez podatników;

2. decyzji i postanowień wydanych przez organy administracji skarbowej i celnej;

3. tytułów wykonawczych przekazanych naczelnikowi urzędu skarbowego;

4. dokumentów będących przedmiotem kontroli skarbowej (kontroli realizowanej przez inne jednostki niż administracja skarbowa);

5. dokumentów przekazanych szefowi KAS dla realizacji określonych zadań;

6. pozostałych danych i dokumentów.

Od stycznia 2022 roku rejestr danych podatkowych będzie obejmował swym zasięgiem także system KSEF oraz dane w nim zawarte. Wobec tego fiskus uzyska dodatkowe narzędzie kontrolne wobec przedsiębiorców wystawiających i odbierających faktury strukturyzowane.

Grudzień i okres od stycznia 2022 roku a faktury strukturyzowane

Na przełomie grudnia 2021 i stycznia 2022 roku fiskus przewidział kilka możliwości wystawiania faktur strukturyzowanych, ale tylko do określonych czynności sprzedaży.

Dość istotną ciekawostką jest wystawianie faktur strukturyzowanych korygujących do faktur pierwotnych wystawionych jeszcze w 2021 roku. Okazuje się, że przedsiębiorca będzie mógł wystawić fakturę korygującą już w formie strukturyzowanej w styczniu 2022 roku do faktury pierwotnej wystawionej przed 1 stycznia 2022 roku.

Drugą ciekawostką jest możliwość wystawiania faktury strukturyzowanej sprzedaży dla dostaw towarów i świadczeniu usług zrealizowanych przed 1 stycznia 2022 roku, dla których termin wystawienia faktury przypada w styczniu 2022 roku, gdy miejscem świadczenia jest terytorium:

1. państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju, a osobą zobowiązaną do zapłaty podatku od wartości dodanej jest nabywca towaru lub usługobiorca, natomiast faktura dokumentująca te czynności nie jest wystawiana przez tego nabywcę lub usługobiorcę w imieniu i na rzecz podatnika;

2. państwa trzeciego.

Niestety w odniesieniu do zwrotu podatku VAT w terminie 40 dni przy stosowaniu wyłącznie faktur strukturyzowanych fiskus będzie brał pod uwagę okresy rozliczeniowe, począwszy od 1 stycznia 2022 roku.