Metody ewidencji kosztów w KPiR - na czym polegają?

Przedsiębiorcy prowadzący KPiR ujmują w niej te koszty, które spełniają wymogi art. 22 ust. 1 ustawy o PIT. Zgodnie z tym przepisem za koszt podatkowy uważa się koszt poniesiony w celu osiągnięcia przychodów, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Co ważne na sposób ujęcia kosztów podatkowych w księdze mają wpływ metody ewidencji kosztów, a także rodzaj poniesionych wydatków. Przy prowadzeniu KPiR podatnicy mogą stosować jedną z dwóch metod ewidencji kosztów: metodę uproszczoną (kasową) lub memoriałową. Zatem rodzi się pytanie, którą metodę rozliczania kosztów wybrać?

Metody ewidencji kosztów: metoda uproszczona

Jak wynika z samej nazwy, metoda ta ma uprościć rozliczenia przedsiębiorców. Polega ona na tym, że koszty uzyskania przychodów potrącane są tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione. U podatników prowadzących KPiR za dzień poniesionych kosztów uważa się datę wystawienia faktury, rachunku lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania poniesionego kosztu - nie ma znaczenia data ich zapłaty.

Przykład 1.

Podatnik otrzymał fakturę za telefon wystawioną 31 grudnia, obejmującą opłaty za usługi telekomunikacyjne za grudzień i abonament za styczeń. W jakiej dacie powinien wprowadzić tę fakturę do KPiR, gdy stosuje metodę uproszczoną?

Za datę poniesienia kosztu uznaje się datę wystawienia faktury. Zgodnie z powyższym, wartość całej faktury (opłaty za grudzień + abonament za styczeń) należy ująć jednorazowo, w dacie wystawienia dokumentu.

Przykład 2.

Przedsiębiorca nabył polisę OC, która obejmuje okres od 1 lipca 2016 r. do 30 czerwca 2017 r. Tak wystawiona polisa obejmuje dwa lata podatkowe. Jak taki koszt należy zaksięgować w KPiR, gdy przedsiębiorca stosuje metodę uproszczoną?

Analogicznie jak w przykładzie pierwszym, jeśli przedsiębiorca zastosuje metodę  uproszczoną rozliczania kosztów to za datę poniesienia kosztu uznaje się datę wystawienia dokumentu, a co za tym idzie, wartość całej polisy należy ująć w dacie 1 lipca 2016 r.

Ważne!

Uproszczenie w metodzie kasowej (uproszczonej) nie dotyczy wszystkich wydatków. Wyjątek stanowią m.in. wypłacane wynagrodzenia oraz składki ZUS zapłacone przez pracodawcę. Takie wydatki księguje się w faktycznej dacie zapłaty.

Metody ewidencji kosztów: metoda memoriałowa

Metodę memoriałową podatnicy prowadzący KPiR mogą wybrać dobrowolnie. Warunkiem jaki musi spełniać taka księga, jest prowadzenie jej w sposób, by umożliwiała wyodrębnienie kosztów uzyskania przychodów odnoszących się do danego roku podatkowego.

Podatnicy wybierający metodę memoriałową  muszą rozpoznać i na odmiennych zasadach rozliczyć koszty:

  • bezpośrednio związane z przychodami (tzw. koszty bezpośrednie), a więc takie,  które mają bezpośredni wpływ na osiąganie przychodów;

  • inne niż bezpośrednio związane z przychodami (tzw. koszty pośrednie) związane z ogółem prowadzonej działalności.

Koszty pośrednie (podobnie jest w metodzie uproszczonej) potrąca się w dniu wystawienia faktury, rachunku lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania. Różnica polega na tym, że w przypadku metody memoriałowej nie zawsze możliwe jest rozliczenie całej wartości poniesionych kosztów pośrednich. W przypadku gdy koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a przedsiębiorca nie jest w stanie określić, jaka część dotyczy danego roku, wtedy koszty te stanowią koszty uzyskania przychodów w podziale proporcjonalnym do okresu, którego dotyczą. Oznacza to, że trzeba te koszty podzielić na lata podatkowe, których dotyczą.  

Przykład 3.

Podatnik otrzymał fakturę za wodę, wystawioną 28 grudnia 2015 r., obejmującą opłaty za grudzień 2015 r., styczeń oraz luty 2016 r. w kwocie 300 zł. Jak powinien ująć fakturę w KPiR, gdy stosuje metodę memoriałową ujmowania kosztów?

Faktura za wodę stanowi koszt pośredni. W związku z tym, że obejmuje swoim zakresem dwa lata podatkowe, należy dokonać jego podziału na lata podatkowe, których wydatek dotyczy. Kwota 100 zł powinna zostać ujęta w KPiR w grudniu 2015 roku, natomiast pozostała suma - 200 zł - w styczniu roku 2016.

Przykład 4.

Przedsiębiorca zakupił prenumeratę czasopisma branżowego X na rok 2016. Faktura zakupu została wystawiona 15 grudnia 2015 r. Jak zaksięgować fakturę w KPiR, gdy podatnik stosuje metodę memoriałową ujmowania kosztów?
W tej sytuacji koszt należy wykazać w KPiR w styczniu 2016 roku.

Inaczej jest natomiast z kosztami bezpośrednimi, poniesionymi w danym roku lub w roku następnym (ale do dnia złożenia zeznania podatkowego) -  według tej metody ewidencji kosztów powinny one być ujęte w roku, w którym zostały osiągnięte odpowiadające im przychody.

Ważne!

Wybraną metodę rozliczania kosztów należy stosować przez cały rok podatkowy. Możliwość jej zmiany istnieje dopiero z początkiem nowego roku. Co ważne, zmiana metody ewidencji kosztów nie musi być zgłaszana do urzędu skarbowego

Koszty szczególne a metody ewidencji kosztów

Niektóre koszty uzyskania przychodów obowiązują szczególne zasady rozliczania zasady rozliczania zasady rozliczania. Sposób ich ujęcia w KPiR jest niezależny od stosowanej metody ewidencji kosztów. Odnosi się to m.in. do składek ZUS oraz wynagrodzeń pracowników.

Wynagrodzenia pracowników w kosztach

Środki ze stosunku pracy oraz zasiłki z ubezpieczeń społecznych wypłacone przez przedsiębiorcę stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, w którym są naliczone. Warunkiem jest wypłacenie należności zgodnie z przepisami prawa pracy bądź podpisanej umowy. W przypadku niedotrzymania terminu, należności te są kosztem podatkowym w chwili ich wypłacenia.

Przykład 5.

W firmie ABC wynagrodzenia wypłacane są do 10. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. Wynagrodzenie za grudzień 2015 r. zostało wypłacone 10 stycznia 2016 r. W jakim miesiącu należy wykazać wynagrodzenie w kosztach firmowych?

Wynagrodzenie należy ująć w KPiR w grudniu 2015 roku, czyli w miesiącu, za który zostało naliczone, bowiem zostało wypłacone w terminie.

Przykład 6.

W regulaminie wewnętrznym przedsiębiorstwa XYZ zapisane jest, że pracodawca wypłaca wynagrodzenie pracownikom (zatrudnionym na podstawie umowy o pracę) do 10. dnia każdego miesiąca. Pracodawca spóźnił się z przekazaniem środków za styczeń 2016 r. i wypłacił je dopiero 16 lutego 2016 r. W jakiej dacie wykazać wypłacone wynagrodzenie w kosztach firmowych?

Jeżeli pracodawca dokonał wypłaty wynagrodzenia w okresie następującym po terminie wskazanym w przepisach wewnętrznych, wypłaty takie traktuje się jako koszty przedsiębiorstwa dopiero w terminie faktycznego ich wypłacenia, czyli w KPiR należy wykazać je pod datą 16 lutego 2016 r.

Składki ZUS pracowników w kosztach

Analogicznie jak w przypadku wynagrodzeń, jest ze składkami ZUS. Zasady ich ewidencjonowania zostały określone w art. 22 ust. 6bb ustawy o PIT.  Ustawa ta stanowi, że składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez płatnika składek, składki na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych stanowią koszty uzyskania przychodu w miesiącu, za który się należą - muszą jednak być spełniane dwa warunki:

  • składki zostaną opłacone z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu, za który są należne - w terminie określonym w odrębnych przepisach;

  • składki zostaną opłacone z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu następnym, w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony - nie później niż do 15. dnia tego miesiąca.

W sytuacji, gdy terminy te zostaną naruszone, składki należy ująć w kosztach dopiero w dacie ich zapłaty.

Przykład 7.

Firma ABC wpłaca wynagrodzenie pracownikom za dany miesiąc do ostatniego dnia miesiąca. Wynagrodzenie za wrzesień 2016 r. zostało wypłacone 30 września 2016 r. Składki na ubezpieczenie społeczne, FP i FGŚP zostały opłacone do 15 października. Kiedy przedsiębiorca może ująć je w kosztach uzyskania przychodu?

Zgodnie z opisanymi wyżej zasadami, składki za marzec opłacone do 15 kwietnia będą stanowiły koszt podatkowy września.

Pozostałe szczególne koszty

Do innych kosztów rozliczanych w sposób szczególny niezależny od wybranej metody rozliczania kosztów należą również:

  • odpisy na ZFŚS - będą kosztem w dacie wypłaty środków;

  • odsetki od pożyczek i kredytów - staną się kosztem w chwili ich uregulowania;

  • podatkowe różnice kursowe - stanowią koszty jeśli są zrealizowane.