Odnaleziona faktura kosztowa - czy można ją zaksięgować?

Problem odnalezienia faktury kosztowej po jakimś czasie, najczęściej takiej, która dotyczy już okresu, za który zapłacono zaliczkę na podatek i VAT, to często występująca w praktyce sytuacja. Zdarza się również, że faktury docierają do nas z opóźnieniem. Czy odnaleziona faktura kosztowa może zostać zaksięgowana? Co zrobić z zapomnianą lub opóźnioną fakturą? Nic straconego, ale takie sytuacje rozpatruje się oddzielnie na gruncie VAT i oddzielnie na gruncie PIT.

Odnaleziona faktura kosztowa a VAT

Co do zasady czynni podatnicy VAT mogą odliczyć VAT w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy po stronie sprzedawcy lub w jednym z dwóch następnych okresów rozliczeniowych. Należy jednak podkreślić, że nie można odliczyć VAT przed faktycznym otrzymaniem faktury lub dokumentu celnego. W skrócie można więc stwierdzić, że VAT można odliczyć w dacie otrzymania faktury lub w dwóch kolejnych okresach rozliczeniowych (miesiącach lub kwartał w zależności od zadeklarowanej formy rozliczania VAT).

Przykład. 1

Pan Piotr rozlicza VAT miesięcznie. W maju otrzymał fakturę kosztową, ale przez natłok obowiązków zapomniał ją zaksięgować. Odnalazł ją dopiero w lipcu - czy może ją zaksięgować?

Data wystawienia faktury nie jest istotna. Jeżeli podatnik otrzymał fakturę w maju, wówczas VAT może ująć w Rejestrze zakupów VAT w dacie otrzymania faktury lub w dwóch kolejnych miesiącach. VAT z odnalezionej faktury kosztowej może więc zostać ujęty w maju lub wyjątkowo w czerwcu lub w lipcu.

Przykład 2.

Pan Daniel rozlicza VAT kwartalnie. W kwietniu otrzymał fakturę kosztową, ale z różnych powodów jej nie zaksięgował. Fakturę odnalazł dopiero w sierpniu. Czy może ją zaksięgować?

Jeżeli pan Daniel otrzymał fakturę w kwietniu (II kwartał), wówczas VAT może ująć w Rejestrze zakupów VAT w dacie otrzymania faktury lub w dwóch kolejnych kwartałach. VAT z odnalezionej faktury kosztowej może więc zostać ujęty w kwietniu lub wyjątkowo w kwartale III lub IV.

Odnaleziona faktura kosztowa a podatek dochodowy

Na co zwrócić uwagę przy księgowaniu faktur na gruncie podatku dochodowego? Na metodę rozliczania kosztów w KPiR (takiej metody nigdzie się nie zgłasza, a jedynie stosuje dla celów księgowych konsekwentnie przez cały rok podatkowy). Podatnicy mają do wyboru dwie metody rozliczania kosztów: uproszczoną (kasową) lub memoriałową.

W przypadku metody uproszczonej koszty powinny być ujmowane w momencie ich poniesienia, czyli w dacie wystawienia faktury lub innego dokumentu księgowego (polisy, umowy itp.) - bez podziału na koszty pośrednio lub bezpośrednio związane z przychodem.

Jednak w przypadku metody memoriałowej koszt powinien zostać zaksięgowany w roku, którego faktycznie dotyczy. Metoda ta zakłada podział kosztów ze względu na ich związek z uzyskanym przychodem, gdzie:

  • koszty bezpośrednie (np. zakup towarów) co do zasady powinny zostać ujęte w roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody,

  • koszty pośrednie powinny zostać ujęte w księdze w dacie ich poniesienia. Za dzień poniesienia kosztu uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu. Co ważne, jeżeli koszty pośrednie dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a jednocześnie nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, konieczny jest podział kosztów proporcjonalnie do długości okresów, których dotyczą.

Zaksięgowanie faktury na gruncie PIT możliwe jest zatem, co do zasady, w dacie wystawienia faktury lub w późniejszym okresie z ograniczeniem do końca roku podatkowego. Oznacza to, że koszt (wartość netto u podatnika czynnego VAT lub brutto u podatnika zwolnionego) powinien po prostu zostać zaksięgowany w roku, którego dotyczy.

Przykład 3.

Pan Michał otrzymał fakturę za zakup artykułów biurowych w lipcu, ale zapomniał ją zaksięgować. Fakturę odnalazł po 2 miesiącach - we wrześniu. Czy może ją zaksięgować?

Tak, o ile wydatek spełnia definicję kosztu uzyskania przychodu, a więc ma związek z działalnością, to na gruncie PIT, jeżeli lipiec został już zamknięty, pan Michał może zaksięgować fakturę we wrześniu. Możliwość zaksięgowania takiego kosztu ma do końca roku podatkowego, czyli do końca grudnia.

Jak zaksięgować zapomnianą fakturę?

Jeżeli faktura została odnaleziona przed rozliczeniem okresu, to należy ją zaksięgować zgodnie z datą jej wystawienia.

Natomiast w przypadku gdy faktura odnalazła się już po zamknięciu okresu, wówczas podatnik powinien określić, czy mieści się jeszcze w określonych przez przepisy terminach (na gruncie PIT i VAT). Jeżeli tak, dla celów porządkowych warto takie zapomniane faktury księgować na pierwszy dzień miesiąca, w którym zostały odnalezione.

Uwaga!

Warto podkreślić, że takie księgowanie powinno wynikać z wyjątkowych okoliczności i zazwyczaj dotyczy sytuacji, gdy dany okres został już zamknięty poprzez wyliczenie zaliczki na podatek i wysyłkę deklaracji VAT. Dzięki temu przedsiębiorcy nie muszą korygować podatków. Przesunięcie księgowania nie powinno być notoryczną praktyką.