Na wstępie przypomnieć należy, że kategoria, jaką są koszty uzyskania przychodów dotyczy podatników stosujących tzw. metodę memoriałową, tj. podatników prowadzących księgi rachunkowe oraz prowadzących księgi przychodów i rozchodów, którzy wybrali wspomnianą metodę.
Istotą metody memoriałowej jest bowiem rozliczanie kosztów w podziale na koszty bezpośrednie, związane z przychodami oraz koszty inne niż te bezpośrednio z nimi związane, czyli tzw. koszty pośrednie.
Ustawodawca nie zdefiniował pojęcia kosztów bezpośrednich związanych z przychodami. W związku z tym podział na koszty bezpośrednie i pośrednie powinien być każdorazowo dokonany przez przedsiębiorcę prowadzącego działalność gospodarczą z uwzględnieniem jej specyfiki i charakteru. Podział ten ma istotne znaczenie w prawidłowym rozliczeniu kosztów uzyskania przychodów.
Koszty uzyskania przychodów - koszty bezpośrednie
Przez koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami należy rozumieć takie, których poniesienie wpłynęło bezpośrednio na uzyskanie określonego przychodu. Są to więc te koszty, które da się powiązać z konkretnym przychodem.
Do klasycznych kosztów bezpośrednich najczęściej zalicza się:
- towary handlowe,
- materiały podstawowe i pomocnicze,
- usługi podwykonawców.
Przykład 1.
Firma budowlana remontuje lokal pod wynajem.
Koszty dotyczące zakupu nieruchomości, gruntu, materiałów budowlanych, usług obcych, wydatki eksploatacyjne związane z tą inwestycją należą do kosztów bezpośrednich.
Jeżeli przedsiębiorca uzna jakiś wydatek za koszt bezpośredni, zgodnie z obowiązującymi przepisami będzie mógł ująć ten koszt w rozliczeniu podatkowym za ten rok, w którym osiągnięty został przychód ze sprzedaży.
Jeżeli jednak koszty uzyskania przychodów zostały poniesione po zakończeniu roku podatkowego, w którym podatnik osiągnął odpowiadające im przychody, koszty te muszą zostać potrącone w roku podatkowym:
- w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody, pod warunkiem, że poniesiono je do dnia:
- sporządzenia sprawozdania finansowego, zgodnie z odrębnymi przepisami, nie później jednak niż do upływu terminu określonego do złożenia zeznania, jeżeli podatnicy są obowiązani do sporządzania takiego sprawozdania albo
- złożenia zeznania, nie później jednak niż do upływu terminu określonego do złożenia tego zeznania, jeżeli podatnicy, zgodnie z odrębnymi przepisami, nie są obowiązani do sporządzania sprawozdania finansowego,
- następującym po roku podatkowym, za który sporządzane jest sprawozdanie finansowe lub składane zeznanie.
Koszty uzyskania przychodów - koszty pośrednie
Koszty pośrednie dotyczą wydatków związanych z prowadzoną działalnością, ale niemających bezpośredniego wpływu na osiągnięte przychody - są to koszty związane z całokształtem działalności podatnika.
Kosztem pośrednim są koszty związane z utrzymaniem firmy, takie jak:
- czynsz,
- leasing,
- media,
- wyposażenie biura,
- obsługa księgowa, prawna.
Przykład 2.
Firma budowlana rozpoczęła prace remontowe siedziby firmy (biura).
Wydatki na remont należą do kosztów pośrednio związanych z przychodami, gdyż nie da się ich przypisać do konkretnego przychodu.
Jeżeli przedsiębiorca uzna jakiś wydatek za koszt pośredni, będzie mógł zaliczyć go do kosztów podatkowych w dacie poniesienia, czyli w dacie wystawienia faktury. Wyjątkiem od tej zasady są koszty pośrednie dotyczące okresu, który przekracza rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego. W takim przypadku poniesione wydatki stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą. W praktyce koszty te dotyczą najczęściej takich wydatków jak polisy ubezpieczeniowe czy abonamenty.
