Poradnik Przedsiębiorcy

Sposoby ujmowania kosztów w KPiR - metoda uproszczona i memoriałowa

Przedsiębiorcy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów mają do wyboru dwa sposoby ujmowania kosztów - uproszczoną (zwaną dawniej kasową) lub memoriałową. Na pierwszy rzut oka nie różnią się one znacząco, jednak w kwestii rozliczeń, druga z nich może sprawiać nieco więcej trudności.

Ogólne sposoby ujmowania kosztów

Po pierwsze należy rozróżnić przepisy mówiące o podatku dochodowym od przepisów regulujących kwestię rozliczania podatku VAT - metoda kasowa (uproszczona) w przypadku PIT to coś zupełnie innego niż metoda kasowa stosowana w przypadku podatku od towarów i usług. Ponadto ustawodawca przewidział odrębne przepisy dla rozliczania przychodów w księdze przychodów i rozchodów.

Jeżeli chodzi o ogólne zasady zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodu, wspomnieć należy, iż wybraną metodę podatnik ma obowiązek stosować konsekwentnie przez cały rok podatkowy. Ewentualnej zmiany należy dokonać wraz z rozpoczęciem nowego roku. Co więcej, o wyborze danego sposobu lub jego zmianie przedsiębiorca nie informuje właściwego urzędu skarbowego. Najważniejsze jest, aby daną metodę stosować przez cały rok podatkowy.

Co do zasady, za dzień poniesienia kosztu u podatników prowadzących KPiR uważa się dzień wystawienia faktury/rachunku lub innego dowodu stanowiącego podstawę do ujęcia danego wydatku w księdze firmy. Przepis ten dotyczy podatników stosujących zarówno metodę uproszczoną, jak i memoriałową. Czym zatem sposoby ujmowania kosztów się różnią?

Sposoby ujmowania kosztów - Metoda memoriałowa

Przy metodzie memoriałowej podatnik zobowiązany jest do oddzielenia kosztów bezpośrednio związanych z przychodem uzyskiwanym w danym roku oraz tzw. kosztów pośrednich. Jest to bardzo ważne rozróżnienie, bowiem od niego zależy, kiedy dany wydatek powinno się zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.

Koszty, które w sposób bezpośredni związane są z uzyskiwanym przychodem, poniesione w danym roku lub w roku następnym, ale do dnia złożenia zeznania podatkowego, powinny być ujęte w roku, w którym zostały osiągnięte odpowiadające im przychody.

W kwestii kosztów pośrednich sprawa wygląda nieco inaczej - co do zasady, wydatki takie zalicza się do kosztów uzyskania przychodu w dniu wystawienia faktury. Ale jest jedno ale - jeżeli koszty te dotyczą przełomu roku, wówczas powinno się je ująć proporcjonalnie do roku podatkowego, którego dotyczą.

Ważne!

Przykładem takiego wydatku może być faktura za rozmowy telefoniczne wystawiona w styczniu i obejmująca rozmowy telefoniczne za grudzień oraz abonament za styczeń. Koszty należy podzielić i odnieść do odpowiadających im okresów.

Pamiętać przy tym należy, iż zasada odnoszenia do okresów dotyczy tyko przełomu lat a nie okresów w trakcie roku. W związku z tym, jeżeli podatnik otrzymał fakturę wystawioną w kwietniu, ale dotyczącą usług świadczonych w marcu, wówczas księguje ją zgodnie z ogólną zasadą, a więc pod datą wystawienia dokumentu.

Sposoby ujmowania kosztów - Metoda uproszczona

Metoda ta, jak sama nazwa wskazuje ma uprościć podatnikom rozliczenia. Główna zasada mówi, iż koszty potrącane są w roku podatkowym, w którym zostały poniesione, bez względu na to, jakiego okresu dotyczą.

Przy metodzie uproszczonej nie występuje również podział na koszty pośrednio i bezpośrednio związane z przychodami - wszystkie traktuje się w jednakowy sposób. Dobrym przykładem może być tu księgowanie polisy ubezpieczeniowej, obejmującej dwa lata podatkowe. Przy metodzie memoriałowej przedsiębiorca byłby zobligowany to podziału kosztu proporcjonalnie na lata, których dotyczy i odpowiedniego zaksięgowania jego części we właściwych okresach. Przy metodzie uproszczonej, wydatek taki należy ująć w dacie wystawienia polisy, jednorazowo.

Należy jednak pamiętać, iż uproszczenie to nie dotyczy wszystkich kategorii tzw. kosztów. Wyjątek od tej zasady stanowią np. zaliczki na podatek dochodowy, wypłacone wynagrodzenia oraz składki ZUS - te księguje się w dacie ich faktycznej zapłaty.

Wybór jednego sposobu ujmowania kosztów to kwestia zależna tylko i wyłącznie od przedsiębiorcy. Przed decyzją warto przeanalizować dokładnie, z czym wiąże się każda z nich oraz co będzie łatwiejsze dla danego podatnika. Ważne jest, żeby raz wybraną metodę stosować konsekwentnie do końca danego roku podatkowego.