Przedsiębiorcy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów mają do wyboru dwa sposoby ujmowania kosztów - uproszczoną (zwaną kasową) lub memoriałową. Na pierwszy rzut oka nie różnią się one znacząco, jednak w kwestii rozliczeń, druga z nich może sprawiać nieco więcej trudności.
Ogólne sposoby ujmowania kosztów
Po pierwsze należy rozróżnić przepisy mówiące o podatku dochodowym od przepisów regulujących kwestię rozliczania podatku VAT - metoda kasowa (uproszczona) w przypadku PIT to coś zupełnie innego niż metoda kasowa stosowana w przypadku podatku od towarów i usług. Ponadto ustawodawca przewidział odrębne przepisy dla rozliczania przychodów w księdze przychodów i rozchodów.
Jeżeli chodzi o ogólne zasady zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodu, wspomnieć należy, iż wybraną metodę podatnik ma obowiązek stosować konsekwentnie przez cały rok podatkowy. Ewentualnej zmiany należy dokonać wraz z rozpoczęciem nowego roku. Co więcej, o wyborze danego sposobu lub jego zmianie przedsiębiorca nie informuje właściwego urzędu skarbowego. Najważniejsze jest zatem, aby daną metodę stosować przez cały rok podatkowy.
Co do zasady, za dzień poniesienia kosztu u podatników prowadzących KPiR uważa się dzień wystawienia faktury/rachunku lub innego dowodu stanowiącego podstawę do ujęcia danego wydatku w KPiR. Przepis ten dotyczy podatników stosujących zarówno metodę uproszczoną, jak i memoriałową. Czym zatem sposoby ujmowania kosztów się różnią?
Metoda memoriałowa
Przy metodzie memoriałowej podatnik zobowiązany jest do oddzielenia kosztów bezpośrednio związanych z przychodem uzyskiwanym w danym roku oraz tzw. kosztów pośrednich. Jest to bardzo ważne rozróżnienie, bowiem od niego zależy, kiedy dany wydatek powinno się zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.
Koszty, które w sposób bezpośredni związane są z uzyskiwanym przychodem, poniesione w danym roku lub w roku następnym, ale do dnia złożenia zeznania podatkowego, powinny być ujęte w roku, w którym zostały osiągnięte odpowiadające im przychody.
W kwestii kosztów pośrednich sprawa wygląda nieco inaczej - co do zasady, wydatki takie zalicza się do kosztów uzyskania przychodu w dniu wystawienia faktury. Ale jest jedno ale - jeżeli koszty te dotyczą przełomu roku, wówczas powinno się je ująć proporcjonalnie do roku podatkowego, którego dotyczą.
Pamiętać przy tym należy, iż zasada odnoszenia do okresów dotyczy tyko przełomu lat a nie okresów w trakcie roku. W związku z tym, jeżeli podatnik otrzymał fakturę wystawioną w kwietniu, ale dotyczącą usług świadczonych w marcu, wówczas księguje ją zgodnie z ogólną zasadą, a więc pod datą wystawienia dokumentu.
Metoda uproszczona (kasowa)
Metoda ta, jak sama nazwa wskazuje ma uprościć podatnikom rozliczenia. Główna zasada mówi, iż koszty potrącane są w roku podatkowym, w którym zostały poniesione, bez względu na to, jakiego okresu dotyczą.
Przy metodzie uproszczonej nie występuje również podział na koszty pośrednio i bezpośrednio związane z przychodami - wszystkie traktuje się w jednakowy sposób. Dobrym przykładem może być tu księgowanie polisy ubezpieczeniowej, obejmującej dwa lata podatkowe. Przy metodzie memoriałowej przedsiębiorca byłby zobligowany to podziału kosztu proporcjonalnie na lata, których dotyczy i odpowiedniego zaksięgowania jego części we właściwych okresach. Przy metodzie uproszczonej, wydatek taki należy ująć w dacie wystawienia polisy, jednorazowo.
Należy jednak pamiętać, iż uproszczenie to nie dotyczy wszystkich kategorii tzw. kosztów. Wyjątek od tej zasady stanowią np. zaliczki na podatek dochodowy czy wypłacone wynagrodzenia - te księguje się w dacie ich faktycznej zapłaty.
Wybór jednego sposobu ujmowania kosztów to kwestia zależna tylko i wyłącznie od przedsiębiorcy. Przed decyzją warto przeanalizować dokładnie, z czym wiąże się każda z nich oraz co będzie łatwiejsze dla danego podatnika. Ważne jest, żeby raz wybraną metodę stosować konsekwentnie do końca danego roku podatkowego.
Rozliczanie kosztów systemie wFirma.pl
Sposób rozliczania kosztów w systemie wFirma.pl jest uzależniony od ustawień systemu. W celu prawidłowego zdefiniowania przyjętej metody rozliczania kosztów należy przejść do zakładki: USTAWIENIA » PODATKI » PODATEK DOCHODOWY, gdzie w sekcji METODA ROZLICZANIA KOSZTÓW należy zaznaczyć KASOWA lub MEMORIAŁOWA.
Temat rozliczania kosztów w KPiR w systemie wFirma.pl omawia artykuł: Metody rozliczania kosztów w KPiR
Metoda kasowa w wFirma.pl
W metodzie kasowej koszty księgowane są w okresie, którego dotyczą. Zatem w celu zaksięgowania faktury w systemie wFirma.pl należy przejść do zakładki: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT/FAKTURA (BEZ VAT). W wyświetlonym oknie należy uzupełnić dane zgodnie z otrzymaną fakturą, w tym uzupełnić pole DATA WYSTAWIENIA jako faktyczną datę wystawienia z faktury.
Po zapisaniu koszt znajdzie się w odpowiedniej kolumnie KPiR, zgodnie z ustawioną datą wystawienia, a w przypadku faktury VAT również w rejestrze zakupów VAT w dacie otrzymania dokumentu.
Metoda memoriałowa w wFirma.pl
W systemie wFirma.pl po wskazaniu okresu, którego dotyczy wydatek, możliwe jest automatycznie rozliczanie kosztów pośrednich w odpowiednim okresie, którego dotyczą - bez samodzielnego przeliczania kwot i ujmowania do poszczególnych okresów. Możliwość ta dotyczy użytkowników, którzy oznaczyli w ustawieniach systemu rozliczenia kosztów metodą memoriałową.
Wówczas przy księgowaniu faktury za koszt pośredni przez zakładkę: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT/FAKTURA (BEZ VAT) należy wybrać odpowiedni rodzaj wydatku, zaznaczyć opcję RMK i wskazać okres, którego dotyczy dany wydatek.
Po zapisaniu wydatek zostanie ujęty w odpowiedniej kolumnie KPiR proporcjonalnie do wskazanych okresów, którego dotyczy oraz jeżeli jest to faktura VAT to kwota VAT zostanie ujęta w rejestrze zakupów VAT w dacie otrzymania faktury. Natomiast koszty bezpośrednie należy księgować w systemie analogicznie jak przy stosowaniu metody kasowej (czyli bez zaznaczenia opcji RMK).
