Dokumentacja magazynowa prowadzona jest w celu prawidłowego zarządzania przepływem materiałów oraz towarów, czy produktów gotowych posiadanych przez dany podmiot. O formie i obowiązku prowadzenia ewidencji magazynowej decyduje kierownik jednostki/właściciel firmy. Ogólnie przyjętymi dokumentami potwierdzającymi ruch w magazynie są:
-
dokumenty przychodu towarów/materiałów:
-
PZ (przyjęcie z zewnątrz),
-
PW (przyjęcie wewnętrzne),
-
MM (przesunięcie międzymagazynowe),
-
-
dokumenty rozchodu towarów/materiałów:
-
WZ (wydanie na zewnątrz),
-
RW (rozchód wewnętrzny),
-
MM (przesunięcie międzymagazynowe).
-
Dokument RW - rozchód wewnętrzny - to dokument potwierdzający wydanie materiałów wewnątrz przedsiębiorstwa, a więc głównie na własne potrzeby. Najprostszym przykładem zastosowania RW jest wydanie materiałów do produkcji - dokument nie tylko pokazuje zmniejszenia stanu zapasów (ilości materiałów w magazynie), ale również dokąd zostały przekazane, kiedy oraz w jakim celu. Wydanie artykułów (np. gospodarczych, biurowych) na cele własne działalności - papier do drukarki, tusz, itp - również dokumentuje się przy pomocy RW.
Ewidencjonowanie wewnętrznego rozchodu materiałów pozwala na kontrolę ewentualnych strat i jakości surowców - ich ilość wydana do produkcji rzadko równa jest ilości faktycznie przekształconej w produkt (przykładem może być produkcja wędlin - mięso złej jakości po wstępnej obróbce traci wiele z pierwotnej objętości i masy, przez co ilość uzyskanego produktu - wędliny, jest mniejsza, niż zakładana). Ponadto ukazuje podstawowe koszty surowców/materiałów w obszarach - klienta, zlecenia, a nawet produktu. Dokładna dokumentacja RW w przedsiębiorstwach produkcyjnych pomaga zobrazować koszty wytworzenia. Kolejną zaletą RW jest możliwość ujęcia strat i braków wykrytych podczas inwentaryzacji.
Standardowy dokument RW powinien zawierać takie elementy, jak:
- numer kolejny dokumentu,
- datę wystawienia,
- datę wydania i przyjęcia towaru/materiału,
- oznaczenie działu/wydziału, do którego należy przypisać koszt,
- numery kont: kosztowego i wydziałowego (gdy prowadzone są w firmie pełne księgi rachunkowe),
- zapis skąd pobrano i dokąd przekazano towar/materiał (np. Magazyn A -> Hala Produkcyjna A),
- nr indeksowy lub nazwę towaru/materiału,
- ilości towaru/materiału: żądanego i wydanego wraz z jednostką,
- cenę jednostkową i wartość w zł,
- numer konta syntetycznego i pozostałą wielkość zapasów (gdy prowadzone są w firmie pełne księgi rachunkowe),
- podpisy: osoby upoważnionej do wystawiania RW, dostawcy i odbierającego.
