Prawidłowy odbiór korespondencji jest bardzo istotny dla właściwego działania spółki, tym bardziej że w dalszym ciągu większość organów administracyjnych i sądów swoje decyzje i inne pisma przesyła drogą tradycyjną. Nieodebranie listu od klienta czy kontrahenta nie jest tak problematyczne, zawsze można porozumieć się z nim telefonicznie lub mailowo. Takiej możliwości nie mamy jednak w przypadku urzędów państwowych. Jeżeli spółka się nie zorganizuje i zbagatelizuje tę kwestię, może mieć bardzo poważne problemy. W końcu uchybienie terminowi może nieść ze sobą negatywne konsekwencje w ewentualnym postępowaniu podatkowym czy sporze sądowym. Jak zatem wygląda odpowiedzialność członków zarządu spółki w tej materii?
Odbiór korespondencji – jak powinno to wyglądać?
Odbiór korespondencji w przypadku osób prawnych i jednostek organizacyjnych, czyli spółek prawa handlowego, różni się od tego dotyczącego osób fizycznych. Nie ma tutaj zasady, zgodnie z którą to podmiot jako taki odbiera listy. Nie jest to również wspólnik spółki czy prezes zarządu. Spółki stanowią niekiedy ogromne organizacje, wobec czego odbiór każdej przesyłki przez osobę zarządzającą byłby w praktyce niemożliwy. Dlatego też prawodawca ustanowił tę kwestię w inny sposób, o wiele prostszy zarówno dla nadawców, jak i adresatów.
Co do zasady doręczeń można dokonać w 2 miejscach, a mianowicie:
- w lokalu siedziby spółki – chodzi o konkretny adres firmy, wynika on z danych ewidencyjnych KRS;
- w miejscu prowadzenia działalności – chodzi o miejsce rzeczywistego, stałego prowadzenia działalności gospodarczej; niejednokrotnie adres faktycznej siedziby firmy różni się od tego wykazanego w rejestrze, nieraz spółki posługują się np. na pieczęciach, innym adresem niż ten zewidencjonowany w KRS.
Wybór miejsca doręczenia pozostaje w gestii nadawcy. Nie powinien on jednak kierować się swoją wygodą, a realnymi możliwościami odbioru korespondencji przez adresata. Zatem, jeżeli jest on świadomy, że przesyłka będzie odebrana do „rąk własnych” w miejscu prowadzenia działalności, nie powinien decydować się na wysyłkę pod adres siedziby widocznej w KRS. Jak wskazuje się w piśmiennictwie: „tylko wtedy prawidłowo realizowane będą zasady postępowania podatkowego oraz zapewniona będzie ochrona słusznych interesów strony i innych uczestników postępowania podatkowego” (por. red. Mariański 2023, wyd. 2/Rodak).
Samo prawidłowe zaadresowanie przesyłki to tylko połowa sukcesu. Przesyłka musi zostać jeszcze doręczona właściwej osobie, która jest uprawniona do odbioru korespondencji w imieniu spółki. Doręczenie powinno zatem zostać doręczone:
- osobie upoważnionej do odbioru korespondencji – nie musi być to jednak osoba legitymująca się szczególnym pełnomocnictwem wyrażonym na piśmie, równie dobrze może być to każda osoba, która ze względu na wykonywaną funkcję jest uprawniona do odbioru pism, nawet jeśli uprawnienie to wynika z kwestii zwyczajowych;
- prokurentowi – o ile taki został ustanowiony.
Odbiór korespondencji a doręczenie zastępcze
Sposoby doręczeń opisane we wcześniejszym akapicie stanowią regułę. Są od niej jednak wyjątki. Odbiór korespondencji może bowiem odbyć się przy pomocy zarządcy budynku lub dozorcy. Tryb ten może być jednak stosowany wyłącznie w razie niemożności doręczenia pisma w lokalu siedziby spółki. Doręczenie zastępcze nie może nigdy być stosowane w pierwszej kolejności. Dopiero niemożność zastosowania trybu podstawowego uprawnia do doręczenia z wykorzystaniem zarządcy lub dozorcy.
Nie oznacza to jednak, że odbiorcą może być każdy. Wręcz przeciwnie, osobą tą na pewno nie może być przypadkowo napotkany pracownik, w szczególności osoba niezajmująca się w ramach swoich czynności zawodowych sprawami administracyjno-biurowymi. Obowiązkiem doręczyciela jest sprawdzanie, czy osoba, która przebywa w miejscu prowadzenia działalności gospodarczej i podejmuje się odbioru pisma adresowanego do przedsiębiorcy, jest osobą upoważnioną do odbioru lub pracownikiem przedsiębiorcy – w przeciwnym razie doręczenie może być uznane za wadliwe.
Należy także pamiętać, że jeżeli organ ma wiedzę, że adres spółki widniejący w KRS lub innym rejestrze, lub ewidencji nie jest aktualnym adresem, to powinien doręczyć pismo na adres, który jest mu znany. Organ nie może bowiem ignorować faktów w celu zachowania zgodności z urzędowymi rejestrami. Fikcja doręczenia powinna być stosowana w sytuacji, kiedy podatnik nie odbiera korespondencji świadomie, a adres, na który jest kierowana, jest aktualny. Nie można jej zaś stosować w następstwie naruszenia przez organ przepisów dotyczących doręczeń.
Odbiór korespondencji w praktyce
Wiemy już, co mówi prawo na temat nadawania i odbioru korespondencji. Jak jednak wygląda to w praktyce? Czy w takim razie odbiorcą może być każdy, kto aktualnie przebywa w siedzibie firmy? Oczywiście, że nie. Odbiór korespondencji jest procesem formalnym, który mimo wszystko musi być przeprowadzony zgodnie z zasadami prawa. Osobą, której listonosz lub kurier doręczy przesyłkę, nie może być przypadkowo napotkany pracownik akurat przebywający w holu budynku. Obowiązkiem osoby doręczającej przesyłkę jest sprawdzanie, czy osoba, która przebywa w siedzibie spółki lub w miejscu faktycznego prowadzenia działalności gospodarczej, jest pracownikiem spółki i jest uprawniona do odebrania korespondencji.
Nie ma jednego zamkniętego katalogu osób, które mogą podjąć przesyłkę. Jednak z całą pewnością upoważniony do tego będzie członek organu uprawnionego do reprezentowania spółki, ustanowiony pełnomocnik procesowy albo pełnomocnik do doręczeń, ewentualnie pracownik dysponujący pełnomocnictwem do odbioru korespondencji w siedzibie spółki czy pracownik biurowo-administracyjny. Jeżeli doręczyciel nie zadba o sprawdzenie, komu wydaje korespondencje, doręczenie może być uznane za wadliwe.
Istotne dla prawidłowego doręczenia jest również to, że jeżeli organ ma wiedzę, że adres spółki zewidencjonowany w KRS jest już nieaktualny, ma obowiązek doręczyć pismo na adres, który jest mu znany (adres faktycznie wykonywanej działalności gospodarczej). Organ nie może ignorować wiadomych mu faktów tylko dla zachowania zgodności z urzędowymi rejestrami.
Czy organ musi martwić się doręczeniem przesyłki właściwej osobie?
Tak skonstruowane przepisy prawa dotyczące doręczeń budzą pewne wątpliwości. Mianowicie organ nadający przesyłkę na właściwy adres spółki (ten z KRS) nie ma wpływu na to, czy operator pocztowy doręczy przesyłkę akurat do osoby, która ma upoważnienie do odbioru korespondencji. Przez to często dochodzi do uchybiania terminom przez spółki w sprawach administracyjnych i sądowych, gdyż list odbiera osoba nieuprawniona, która następnie nie przekazuje jej właściwym organom spółki. Podmiot uchybiający terminowi broni się wówczas, że przesyłka została doręczona w sposób niewłaściwy, przez co termin w ogóle nie powinien zacząć biec.
Tą kwestią zajął się Naczelny Sąd Administracyjny, który w wyroku z 8 grudnia 2022 roku (sygn. akt: II OSK 3927/19) stwierdził, że doręczający nie musi znać zakresu obowiązków i uprawnień osób znajdujących się w firmie, do której przesyłka jest adresowana, skoro zobowiązują się one do jej odbioru, składając własnoręczny podpis, tym bardziej, jeżeli uwzględniono przy doręczeniu, że odbiór przesyłki kwituje administrator. Uprawnienie do odbioru korespondencji nie musi być oparte na zasadzie udzielonego w tym zakresie pełnomocnictwa. Powinnością każdej jednostki organizacyjnej (w tym spółki) powinno być zapewnienie takiej organizacji odbioru pism, aby przebieg korespondencji odbywał się w sposób niezakłócony i wyłącznie przez osoby uprawnione. Dodatkowo sąd wskazał, że organ oceniający skuteczność doręczenia pisma może oprzeć się na domniemaniu, że osoba odbierająca pismo skierowane do danego podmiotu jest uprawniona do wykonania tej czynności, a nieuwzględnienie takiego domniemania pozostawałoby w sprzeczności z realiami obrotu prawnego. Wobec tego nie można zasadnie oczekiwać od organu, aby prowadził czynności wyjaśniające w celu ustalenia, czy osoba odbierająca pismo jest do tego uprawniona. Przepis art. 45 KPA posługuje się pojęciem „osoby uprawnionej do odbioru pism”, przez które należy rozumieć każdą osobę, która została regulaminowo czy tylko zwyczajowo uprawniona przez dany podmiot do odbierania korespondencji przychodzącej do jej siedziby.
Odpowiedzialność członków zarządu spółki za odbiór korespondencji
Nie tylko organy i sądy – jako nadawcy przesyłek urzędowych – są odpowiedzialne za prawidłowe doręczenie. Również sama spółka ma w tej materii swoje obowiązki. Jak zauważył Naczelny Sąd Administracyjny w najnowszym postanowieniu, obowiązkiem osób zarządzających spółką kapitałową jest takie zorganizowanie jej funkcjonowania, aby zapewnić właściwe zaangażowanie wszystkich członków zarządu w prowadzenie jej spraw oraz zapewniać możliwość odbioru korespondencji w miejscu, w którym prowadzona jest działalność tego podmiotu. Działań, które nie zabezpieczają interesów spółki, nie można uznać za należytą dbałość, wykluczającą brak winy w uchybieniu terminowi. Sąd również wskazał, że spółki nie usprawiedliwia fakt braku zaangażowania w prowadzenie spraw członka zarządu ani jego bierności, np. spowodowana konfliktem wewnątrz organu zarządzającego (por. postanowienie NSA z 13 lipca 2023 roku, sygn. akt: I FZ 202/23).
