Faktura na żądanie nabywcy - do kiedy?

Ogólne regulacje dotyczące dokumentowania sprzedaży sprawiają wrażenie przejrzystych: paragon dostaje osoba prywatna, fakturę - przedsiębiorstwo. Praktyka pokazuje jednak, że tematyka ta może być bardzo zagmatwana - zwłaszcza przy potrzebie wystawienia faktury dotyczącej transakcji, która już została udokumentowana paragonem fiskalnym. Co o zasadach w tej kwestii mówi znowelizowana Ustawa o podatku od towarów i usług?

Faktura i paragon – w jakich sytuacjach razem?

Od reguły zaprezentowanej na początku artykułu - faktura dla firmy, paragon dla konsumenta - występują wyjątki, w których kupujący dostaje oba te dokumenty.

Jedną z sytuacji jest ta, kiedy kupujący nie poprosi przy zakupie o fakturę i dopiero po jakimś czasie zgłosi się, by uzyskać ten dodatkowy dokument.

W dużych przybytkach handlowych (hipermarkety, dyskonty) faktury zwykle wystawia się w osobnym miejscu (np. punkt obsługi klienta) - klient udaje się tam po odejściu od kasy i otrzymuje fakturę, okazując paragon fiskalny. Kasjerka nie odnotuje więc faktu, czyje zakupy zostały nabite na kasę - w każdym przypadku najpierw wystawiany jest paragon, który później może stanowić podstawę dla wystawienia faktury.

Pojawić się może sytuacja, w której fakturę wystawi się osobie prywatnej. Jak wiadomo, prowadzący kasę fiskalną przedsiębiorca musi takiej osobie wystawić paragon - z kolei w faktura stanie się wymagana, jeśli klient jej zażąda.

Z podanych przykładów wynika, że przypadki podwójnej dokumentacji transakcji - paragonem i fakturą - są dosyć powszechne. Pojawia się zatem pytanie o termin - czy przedsiębiorca zawsze musi wystawiać fakturę, nawet jeśli żądanie nabywcy zostało wyrażone po długim czasie od zdarzenia gospodarczego?

Terminy od stycznia 2014 r.

Najważniejsze regulacje obejmujące kwestię wystawiania faktur od początku 2014 roku są szczegółowo ujęte w ustawie o VAT.

Przy wczytaniu się w przepisy można zauważyć, że przedsiębiorca nie zawsze jest zobowiązany do wystawienia faktury na każde żądanie kupującego. Art. 106b ust. 3 ustawy o VAT mówi, że taka obligacja występuje jedynie wtedy, kiedy takie żądanie zostanie wystosowane nie później niż trzy miesiące od zakończenia miesiąca dostawy towaru, wykonania usługi bądź otrzymania całości albo części należności.

Taka regulacja sprawia, że w rzeczywistości kupujący otrzyma nawet cztery miesiące na żądanie, ponieważ czas liczy się tutaj dopiero od końca miesiąca, w którym dokonano transakcji. I tak np. w przypadku zdarzenia gospodarczego z 1 kwietnia nabywca będzie miał czas aż do 31 lipca.

"Przeterminowane" faktury

Pojawia się więc pytania o to, czy brak żądania faktury w wyznaczonym wyżej terminie będzie równać się z całkowitą niemożnością jej uzyskania? Odpowiedź brzmi: nie - choć w tej sytuacji nie ma gwarancji, że uda się ją dostać.

Rzecz polega na tym, że obowiązek wystawienia faktury na żądanie nabywcy wystąpi, gdy żądanie zostanie zgłoszone przez upływem trzech miesięcy. Kiedy termin ten minie, obowiązek ten zmienia się w prawo - to, czy sprzedawca wystawi fakturę, zależeć będzie jedynie od jego dobrej woli.