Modernizacja środka trwałego - co to jest?

Przedsiębiorca, który posiada firmowe środki trwałe, ma obowiązek dbać o ich stan, a co za tym idzie, musi ponosić pewne koszty z tym związane. Należy rozróżnić czy nakład jest kwalifikowany jako modernizacja czy też remont. Jest to istotne ze względu na sposób zaliczania wydatku do kosztów firmowych - czy możliwe będzie bezpośrednie zaliczenie wydatku do kosztów, czy też pośrednio, poprzez odpisy amortyzacyjne. Sprawdź, czym się różni modernizacja środka trwałego od remontu!

Modernizacja środka trwałego

Zgodnie z ustawą o PIT modernizacja (ulepszenie) środka trwałego następuje:

  • gdy suma wydatków poniesionych na przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację w danym roku podatkowym przekracza 3500 zł,

  • poprzez przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację środka,

  • gdy poniesione wydatki powodują wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości z dnia przyjęcia środków trwałych do używania, mierzonej w szczególności okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych za pomocą ulepszonych środków trwałych i kosztami ich eksploatacji.

Modernizacja środka trwałego to działania, które skutkują jego ulepszeniem. Może mieć ono charakter unowocześnienia, poprawy stanu technicznego lub też zmiany przeznaczenia, zaś skutkiem tych działań jest zwiększenie wartości środka trwałego.

Przykładem działań uznawanych za modernizację jest:

  • zakładanie klimatyzacji w obiektach zakwalifikowanych jako środki trwałe,

  • przekształcenie pomieszczenia skutkujące zmianą jego przeznaczenia,

  • budowa windy.

Ulepszenie środka trwałego nie powoduje ponownego rozpoczęcia jego amortyzacji. Ulepszony składnik majątku amortyzowany jest tą samą metodą, którą amortyzowany był przed ulepszeniem, tyle że od większej wartości. Odpisów amortyzacyjnych od zwiększonej wartości dokonuje się, począwszy od pierwszego miesiąca następującego po miesiącu, w którym środek trwały został ulepszony.

Remont środka trwałego

Zgodnie z art. 3 pkt 8 ustawy prawo budowlane za remont uznaje się roboty budowlane, które polegają na odtwarzaniu pierwotnego stanu środka trwałego. Należy jednak pamiętać o możliwości stosowania innych materiałów budowlanych niż pierwotnie - za remont środka trwałego uznaje się więc wszelkie nakłady poniesione w celu podtrzymania lub odtworzenia stanu pierwotnego danego składnika majątku. Do działań tych zalicza się wymianę zużytych elementów lub ich naprawę.

Przykładem działań uznawanych za remont jest:

  • pomalowanie pomieszczeń, wymiana stolarki okiennej i drzwi, wymiana instalacji elektrycznej

  • naprawa i konserwacja maszyn, wymiana ich części zużytych w toku eksploatacji.

Wydatki na remont środka trwałego bez względu na wartość są zaliczane bezpośrednio do kosztów.

Konserwacja środka trwałego

Za konserwację uznaje się działania, które mają na celu zabezpieczenie lub zachowanie stanu technicznego środka trwałego i zapobieganie zniszczeniom przy jednoczesnym umożliwieniu jego użytkowania zgodnie z pierwotnym przeznaczeniem.

Za prace konserwatorskie uznaje się np. comiesięczny przegląd maszyn, który polega na uzupełnianiu płynów i smarów oraz czyszczeniu wymagających tego elementów. Działania takie mają na celu zapobieganie awariom.

Remont czy modernizacja środka trwałego

W praktyce duże wątpliwości budzi kwestia odróżnienia prac remontowych od nakładów uznanych za ulepszenie lub modernizację. Działania, których efektem jest zmiana stanu pierwotnego, jego cech i przeznaczenia, uznawane są za modernizację. Z kolei działania, które zachowują pierwotny stan składnika, kwalifikuje się jako  remont.

Rozróżnienie jest istotne ze względu na sposoby ujęcia wydatków dokumentujących te działania w KPiR.

Koszty poniesione na remont środka trwałego zaliczane są do kosztów bezpośrednio w dacie poniesienia wydatku.

Wydatki związane z modernizacją środka trwałego zwiększają wartość początkową danego składnika majątku. Poniesione wydatki zaliczone będą do kosztów w formie odpisów amortyzacyjnych. Jeżeli wysokość kosztów poniesionych w danym roku podatkowym  na modernizację środków trwałych nie przekroczy kwoty 3 500 zł, wydatek zaliczany jest bezpośrednio do kosztów i nie będzie zwiększał wartości początkowej środka trwałego.