Działalność gospodarcza powinna być prowadzona pod konkretnym adresem. Czy możliwe jest jednak, aby przedsiębiorca wykonywał swoją działalność w kliku różnych miejscach? Czy kilka firm może mieć swoją siedzibę pod tym samym adresem? Dowiedz się więcej na temat pojęcia jakim jest siedziba firmy!
Siedziba firmy
Konieczność podania adresu wykonywania działalności gospodarczej wynika z przepisów regulujących zasady wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej oraz do Krajowego Rejestru Sądowego. Zgodnie z treścią art. 41 Kodeksu cywilnego, jeżeli ustawa lub oparty na niej statut nie stanowi inaczej, siedzibą osoby prawnej jest miejscowość, w której ma siedzibę jej organ zarządzający. Z powyższego wynikałoby, że przedsiębiorca jest zobowiązany wyłącznie do podania informacji o miejscowości, w której wykonuje swoją działalność. W praktyce konieczne jest jednak podanie dokładnego adresu firmy, z uwzględnieniem ulicy, numeru budynku lub lokalu oraz kodu pocztowego danej miejscowości. Taki obowiązek wynika przede wszystkim ze sposobu rejestracji działalności w CEIDG albo KRS – bez wypełnienia odpowiednich pól w formularzu nie będzie możliwe złożenie wniosku rejestracyjnego, a w efekcie rozpoczęcia działalności gospodarczej.
Siedziba firmy jest zdefiniowanym miejscem stałego prowadzenia danej działalności. Przedsiębiorca ma oczywiście możliwość zmiany takiej siedziby, choć będzie to wymagało wprowadzenia zmian w CEIDG albo KRS. Podanie dokładnego adresu firmowego jest ważne m.in. z punktu widzenia realizacji obowiązków administracyjno-prawnych. Wszelkiego rodzaju dokumentacja kierowana do przedsiębiorcy musi być dostarczana pod konkretny adres firmy, co nie byłoby możliwe przy podaniu samej miejscowości, w której prowadzona będzie działalność. Dotyczy to także wszelkiego rodzaju czynności załatwianych z kontrahentami i klientami przedsiębiorstwa.
Czy przedsiębiorca może mieć kilka adresów firmowych?
Główna siedziba przedsiębiorstwa powinna obejmować wyłącznie jeden adres. Dodajmy jednak, że może on odnosić się do kilku budynków lub lokali mieszczących się na tej samej ulicy. Takie rozwiązanie pojawia się najczęściej w przypadku rozbudowanych firm, które lokują swoje biura na dużej powierzchni.
Przykład 1.
Przedsiębiorca chce rozpocząć dużą działalność gospodarczą i w tym celu wynajął 3 budynki znajdujące się na ul. Polnej 1, 2 oraz 3. W każdej z tych nieruchomości będą mieściły się biura firmowe. Gdzie znajduje się siedziba firmy?
W tym przypadku siedziba firmy może być ulokowana pod łącznym adresem nieruchomości przeznaczonych do prowadzenia działalności, tj. pod adresem ul. Polna 1-3.
Inaczej wygląda kwestia prowadzenia stałej działalności pod kilkoma różnymi adresami. Przedsiębiorca ma do tego pełne prawo, jednak musi wówczas wskazać adres siedziby głównej oraz adresy oddziałów firmowych. Pamiętajmy, że pojawienie się dodatkowych miejsc wykonywania działalności już po rozpoczęciu prowadzenia firmy będzie wymagało dokonywania aktualizacji w KRS lub CEIDG. W tym pierwszym przypadku wiąże się to oczywiście z kosztami wniosku do KRS oraz obowiązkiem podjęcia stosownej uchwały przez odpowiedni organ spółki. Przedsiębiorca ma prawo do utworzenia nieograniczonej liczby oddziałów na terenie całego kraju.
Przykład 2.
Przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą na ul. Polnej 1 w Grudziądzu. Po 4 miesiącach zdecydował się na otworzenie swojego oddziału w Krakowie przy ul. Miedzianej 1. Po upływie kolejnych 3 miesięcy firma otworzyła następny oddział – tym razem w Toruniu przy ul. Zielonej 8. Pod którym adresem znajduje się główna siedziba przedsiębiorstwa?
Będzie to adres rozpoczęcia działalności, który znajduje się w Grudziądzu. Adresy w Krakowie oraz w Toruniu są adresami oddziałów przedsiębiorstwa i powinny być ujawnione w rejestrze, do którego wpisany został przedsiębiorca.
Pamiętajmy, że jeden przedsiębiorca ma prawo do prowadzenia tylko jednej działalności gospodarczej. Zakres takiej działalności może być jednak bardzo szeroki i teoretycznie może obejmować nawet wszystkie kody PKD. Zakazane jest rejestrowanie kilku firm nazwiskiem jednej osoby.
Kilka firm pod jednym adresem
Czy przedsiębiorcy mogą prowadzić firmy pod wspólnym adresem? Takie rozwiązanie jest prawnie dopuszczalne, choć wymaga spełnienia pewnego kluczowego warunku – posiadania tytułu prawnego do danej nieruchomości. Pod tym pojęciem rozumiemy nie tylko prawo własności nieruchomości, ale także prawo najmu, dzierżawy lub użyczenia. Pod jednym adresem można więc zarejestrować kilka firm, jeśli każdy z przedsiębiorców będzie dysponował własnym tytułem prawnym do budynku lub wydzielonego dla niego lokalu.
Przykład 3.
Przedsiębiorca A jest właścicielem budynku przy ul. Fioletowej 2 w Gdańsku – tam też znajduje się zarejestrowana przez niego działalność gospodarcza. Ze względu na znaczne rozmiary budynku i liczbę znajdujących się w nim lokali właściciel pozwolił swojemu przyjacielowi (przedsiębiorcy B) zarejestrować jego działalność gospodarczą pod tym samym adresem. Po kilku miesiącach w wolnym lokalu zarejestrował się także przedsiębiorca C – na podstawie umowy najmu zawartej z przedsiębiorcą A. Czy każdy z ww. przedsiębiorców ma prawo do zarejestrowania swojej działalności pod adresem na ul. Fioletowej 2 w Gdańsku?
Tak – przedsiębiorca A jest właścicielem nieruchomości, przedsiębiorca B może z niej korzystać w ramach umowy użyczenia, a przedsiębiorca C jest najemcą tej nieruchomości. Każdy z przedsiębiorców ma odrębny tytuł prawny, który uprawnia do korzystania z tej samej nieruchomości.
Czasami zdarza się, że właściciel nieruchomości, w której działa kilku różnych przedsiębiorców, nie chce zgodzić się, aby rejestrowali oni swoje firmy pod wskazanym adresem. Czy może on zakazać posługiwania się adresem swojej nieruchomości do celów ewidencyjnych w CEIDG albo KRS? Nie, pod warunkiem jednak, że przedsiębiorcy dysponują tytułem prawnym do całości lub części takiej nieruchomości. Właściciel wynajmowanej, użyczanej lub wydzierżawianej nieruchomości może jednak zakazać wykorzystywania adresu jako miejsca wykonywania działalności gospodarczej przez przedsiębiorców – wszystkich albo wybranych przez siebie. Musi to jednak nastąpić w drodze umownej, tj. zostać wyraźnie wskazane w zawieranej umowie. Jeśli w kontrakcie nie będzie odpowiedniego zapisu, najemca, dzierżawca lub biorący w używanie ma pełne prawo do podania danego adresu.
Przykład 4.
Pani Monika jest kosmetyczką i wynajęła lokal znajdujący się w budynku usługowo-handlowym przy ul. Ceglanej 8 w Poznaniu. Pod tym adresem 4 przedsiębiorców prowadzi własne firmy wpisane do CEIDG. W umowie najmu nie został wpisany zakaz korzystania z adresu budynku dla celów ewidencyjnych dla CEIDG albo KRS. Pani Monika zgłosiła do CEIDG, że wykonuje swoją działalność pod ww. adresem. Jeden z wynajmujących sprzeciwił się takiej sytuacji i zażądał, aby kobieta zmieniła adres działalności i podała adres swojego miejsca zamieszkania, a nie adres wynajmowanego lokalu. Najemca twierdzi, że właściciel budynku zakazał innym najemcom podawania adresu swojej nieruchomości jako adresu siedziby działalności gospodarczej. Czy pani Monika musi zmienić miejsce wykonywania swojej działalności?
Nie, ponieważ dysponuje tytułem prawnym do lokalu znajdującego się przy ul. Ceglanej 8 w Poznaniu (jest najemcą). Pani Monika nie ma obowiązku wykonywania żądań innego najemcy, nie musi tego robić nawet wtedy, gdy z takim żądaniem wystąpiłby właściciel całej nieruchomości.
Jednak co w sytuacji, w której ktoś nielegalnie wykorzystuje cudzy adres i podaje go jako miejsce wykonywania swojej działalności gospodarczej? W tym przypadku należy dokonać niezwłocznego zgłoszenia do KRS albo do Ministerstwa Rozwoju będącego dysponentem CEIDG. W sporej części przypadków takie działania są nielegalne i często wiążą się z naruszeniem prawa np. wyłudzaniem kredytów i pożyczek na działalność. Dodatkowo właściciel nieruchomości, pod której adresem zarejestrowana jest jakakolwiek firma, będzie obciążony wyższą stawką podatku od nieruchomości (stosowaną jak dla osób prowadzących działalność gospodarczą). Po przeprowadzeniu odpowiedniego postępowania administracyjnego lub sądowego wpis o siedzibie działalności zostanie wykreślony z CEIDG albo z KRS. Szczególnie dobrą informacją jest to, że nie będzie on figurował w historii tych rejestrów (np. jako wpis wykreślony) – nikt nie dowie się zatem, że kiedykolwiek pod naszym adresem była prowadzona działalność, która w rzeczywistości nigdy nie miała miejsca.
Podsumowując, pod jednym adresem można zarejestrować kilka firm pod warunkiem, że są to firmy różnych przedsiębiorców i każdy z nich ma odrębny tytuł prawny do nieruchomości mieszczącej się pod takim adresem. Właściciel nieruchomości, w której mieści się kilka firm, może jednak zakazać przedsiębiorcom podawania adresu do CEIDG lub KRS – musi to jednak wynikać z umowy zawartej na piśmie. W przypadku nieuprawnionego wykorzystania adresu jako siedziby firmy właściciel powinien zgłosić sprawę do CEIDG albo KRS.
