Elementy świadectwa pracy - które są obowiązkowe?

W związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca zobowiązany jest niezwłocznie wydać pracownikowi świadectwo pracy. Wydanie świadectwa pracy nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą. Elementy świadectwa pracy są ściśle określone w kodeksie pracy i w rozporządzeniu o świadectwie pracy. 

Świadectwo pracy a kodeks pracy

Zgodnie z art. 97 § 1.1 Kodeksu Pracy, jeśli  pracownik pozostaje w zatrudnieniu u tego samego pracodawcy na podstawie umowy o pracę na okres próbny, umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas wykonania określonej pracy, pracodawca zobowiązany jest wydać pracownikowi świadectwo pracy obejmujące zakończone okresy zatrudnienia na podstawie takich umów. Przepis ten dotyczy umów zawartych w okresie 24 miesięcy, poczynając od zawarcia pierwszej z tych umów.

Pracownik może w każdym czasie żądać wydania świadectwa pracy w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem każdej umowy o pracę. Pracownik może żądać także świadectwa pracy dotyczącego łącznego okresu zatrudnienia na podstawie takich umów, przypadającego przed zgłoszeniem żądania wydania świadectwa pracy. Pracodawca ma obowiązek wydać świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia złożenia pisemnego wniosku pracownika.

Obowiązkowe elementy świadectwa pracy

Zgodnie z art. 97 §  2 KP, obowiązkowe elementy świadectwa pracy to: 

  • okresu i rodzaju wykonywanej pracy,
  • zajmowanych stanowisk,
  • trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy,
  • inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego.

Ponadto w świadectwie pracy powinno zamieścić się wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym. Na żądanie pracownika w świadectwie pracy należy podać także informację o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach.

Informacje i elementy świadectwa pracy określa także art. 1 rozporządzenia o świadectwie pracy. Zgodnie z tym przepisem świadectwo to powinno zawierać w szczególności informacje na temat:

  • wymiaru czasu pracy pracownika w czasie trwania stosunku pracy,
  • podstawy prawnej rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy,
  • liczby dni urlopu wypoczynkowego wykorzystanego przez pracownika w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,
  • wykorzystania dodatkowego urlopu albo innego uprawnienia lub świadczenia, przewidzianego przepisami prawa pracy,
  • należności ze stosunku pracy uznanych i nie zaspokojonych przez pracodawcę do dnia ustania tego stosunku, z powodu braku środków finansowych,
  • okresu korzystania z urlopu bezpłatnego i podstawy prawnej jego udzielenia,
  • wykorzystanego urlopu wychowawczego,
  • łącznej liczby dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie i za które nie zachował prawa do wynagrodzenia - zgodnie z art. 92 Kodeksu pracy, w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,
  • wykorzystania w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy, zwolnienia od pracy przewidzianego w art. 188 Kodeksu pracy,
  • okresu, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę na podstawie art. 361 § 1 Kodeksu pracy,
  • okresu odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych,
  • okresu wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze,
  • okresów nieskładkowych, przypadających w okresie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy, uwzględnianych przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty,
  • danych, które są zamieszczane na żądanie pracownika.

Wzór świadectwa pracy zawiera załącznik do rozporządzenia o świadectwie pracy.

Obowiązek przekazania pracownikowi świadectwa pracy

Pracodawca może wydać świadectwo pracy bezpośrednio pracownikowi albo osobie upoważnionej przez pracownika na piśmie. W przypadku, gdy wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej, w terminie określonym powyżej nie jest możliwe (czyli w chwili rozwiązania bądź wygaśnięcia umowy o pracę), pracodawca powinien przesłać świadectwo pracy pracownikowi lub tej osobie za pośrednictwem poczty lub doręczyć je w inny sposób. Pracownik powinien otrzymać świadectwo nie później w ciągu 7 dni od dnia upływu tego terminu.