Wynagrodzenie urlopowe - jak ustalić jego podstawę

Wynagrodzenie urlopowe - jak określić podstawę

Zgodnie z Kodeksem pracy, pracownik przebywający na urlopie wypoczynkowym nie może stracić na tym finansowo. Oznacza to, że pracownik powinien otrzymać wynagrodzenie urlopowe w takiej samej wysokości, jak gdyby w tym czasie pracował.  Aby ustalić wynagrodzenie urlopowe niezbędne jest ustalenie podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego. Do podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego wlicza się składniki wynagrodzenia określone stawką miesięczną w stałej wysokości i składniki zmienne zależne od ilości wykonanej pracy czy przepracowanej liczby godzin w danym miesiącu.

Wynagrodzenie urlopowe - jakie składniki wynagrodzenia uwzględnia?

Składniki wynagrodzenia takie jak premie kwartalne, półroczne, roczne powinny być wypłacane w przyjętych terminach ich wypłaty. Wszystkie składniki wynagrodzenia, które przysługują za okresy dłuższe niż jeden miesiąc, nie wliczają się do średniej urlopowej. Składniki stałe miesięczne to przede wszystkim wynagrodzenie zasadnicze, dodatek funkcyjny, dodatek stażowy, dodatek zmianowy, dodatek za warunki szkodliwe, premia regulaminowa. Stałe składniki za okresy miesięczne uwzględnia wynagrodzenie urlopowe w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu, w którym wykorzystuje urlop. Jeżeli wynagrodzenie pracownika składa się tylko ze składników o charakterze stałym, to nie ustala się podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowemu. Pracownik w takiej sytuacji powinien po prostu otrzymać wynagrodzenie urlopowe w wysokości wyznaczonej przez umowę o pracę.

Składniki zmienne za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc to przede wszystkim wynagrodzenie określone stawką godzinową, akordową albo prowizyjnie, premia jako wartość procentowa od wynagrodzenia, wynagrodzenie za pracę w godzinach nocnych, za pełnione dyżury, godziny nadliczbowe, premia za oszczędność paliwa. Składniki zmienne wlicza się do podstawy urlopowej w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu lub w okresie do 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, jeśli ich wysokość znacznie się waha. Do składnika wynagrodzenia o pracę i wynagrodzenia urlopowego nie wlicza się premii uznaniowej, która nie ma charakteru roszczeniowego.

Gdy ustali się podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego, należy jednorazowo podzielić podstawę wymiaru przez liczbę godzin przepracowanych przez pracownika. Następnie należy pomnożyć ustalone wynagrodzenie za jedną godzinę pracy przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby, gdyby nie korzystał w tym czasie z urlopu wypoczynkowego.

Może zaistnieć sytuacja, w której urlop wypoczynkowy wypadnie na przełomie dwóch miesięcy. W takim przypadku nie oblicza się podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego osobno za każdy z nich. Należy ją ustalić z miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.

Zwrot kosztów odwołania z urlopu

Pracodawca ma obowiązek zwróci pracownikowi poniesione koszty związane bezpośrednio z odwołaniem z urlopu wypoczynkowego. W szczególności dotyczy to sytuacji, gdy:

  • pracownik dokonał niepodlegającej zwrotowi wpłaty za niewykorzystany pobyt w hotelu, ośrodku wczasowym, kwaterze prywatnej
  • pracownik nie skorzystał z wykupionych wycieczek fakultatywnych

pracownik zapłacił za podróż powrotną związaną z odwołaniem urlopu do miejsca pracy, niezależnie od środka lokomocji. W przypadku, gdy w związku z odwołaniem pracownika z urlopu, do przerwania urlopu była również zmuszona rodzina pracownika, pracodawca ma obowiązek zwrotu poniesionych kosztów za urlop oraz podróż powrotną. Należy pamiętać, że koszty pokrywane przez pracodawcę w związku z odwołaniem pracownika od urlopu, muszą być udokumentowane, np. rachunkami, fakturami, biletami.

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop

Jeżeli nastąpi rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy, pracodawca ma obowiązek wypłacić ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Nie ma znaczenia tutaj rodzaj zawartej umowy o pracę, czas trwania zatrudnienia i powód ustania stosunku pracy. Wyjątkami są skierowania pracownika do pracy za granicą, powołania do służby wojskowej, powołania do odbycia przeszkolenia wojskowego trwającego dłużej niż 3 miesiące. W tych przypadkach pracodawca nie ma obowiązku wypłacania ekwiwalentu. Inaczej postępuje się również, gdy pracownik jest objęty ubezpieczeniem gwarantującym otrzymanie pieniędzy za czas urlopu. Pracodawca wtedy nie wypłaca pracownikowi ekwiwalentu. Jeżeli jednak kwota z ubezpieczenia będzie niższa niż obliczony ekwiwalent za urlop, to pracodawca musi wypłacić powstałą różnicę. W sytuacji, gdy pracownik umrze, ekwiwalent za niewykorzystany urlop stanowi prawa majątkowe należne małżonkowi i innym osobom, które posiadają uprawnienia do pobierania renty rodzinnej po pracowniku.

W przypadku obliczania ekwiwalentu za urlop, uwzględnia się składniki za okresy dłuższe niż 1 miesiąc i uzupełnia się podstawę wymiaru, jeśli pracownik nie przepracował pełnych 3 miesięcy poprzedzających nabycie prawa do ekwiwalentu. Aby otrzymać kwotę ekwiwalentu za urlop, trzeba średnie wynagrodzenie za 1 dzień podzielić przez liczbę godzin odpowiadającą dobowej normie czasu pracy pracownika. Należy również pamiętać, że ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop stanowi przychód ze stosunku pracy. Oznacza to, że należy od niego pobierać składki i zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Ekwiwalent pieniężny należy się również pracownikowi tymczasowemu, jeżeli nie wykorzysta on przysługującemu mu urlopu wypoczynkowemu w całości lub części w czasie wykonywania pracy tymczasowej. Wtedy ekwiwalent za jeden dzień urlopu oblicza się dzieląc wynagrodzenie uzyskane przez pracownika w czasie wykonywanej pracy tymczasowej przez liczbę dni pracy, za które to wynagrodzenie przysługiwało.