Regulamin pracy - wszystko co warto wiedzieć

Regulamin pracy jest wewnątrzzakładowym źródłem prawa pracy, co znaczy, że zapisy w nim zawarte mogą stanowić podstawę roszczeń pracowniczych, ale z drugiej strony również dają pracodawcy podstawę do wyciągania prawnych konsekwencji niestosowania się do zapisów w nim zawartych. Regulamin nie może zawierać postanowień mniej korzystnych dla pracownika niż powszechnie obowiązujące akty prawne. Jeżeli zdarzy się, że pracodawca w regulaminie pracy zawrze postanowienia niekorzystne dla pracowników, nie będą miały one znaczenia prawnego. Postanowienia mniej korzystne nie mogą być bowiem stosowane.

Kiedy pracodawca zobowiązany jest do wydania regulaminu?

Pracodawca wprowadza regulamin pracy, gdy zatrudnia więcej niż 20 pracowników. Należy pamiętać, że do tej liczby włącza się także pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy. Niemniej jednak jeżeli pracodawca zatrudnia mniej niż 20 pracowników, obowiązany jest do pisemnego przekazania pracownikom informacji wymienionych w art. 29 § 3 kp, co może nastąpić przez pisemne wskazanie odpowiednich przepisów prawa pracy art. 29 § 31 i następne k.p.

Należy tutaj nadmienić, że w zakładzie pracy, w którym nie ma obowiązku wprowadzenia regulaminu pracy, ustalenie elementów organizacji i porządku pracy, w tym sposobu potwierdzania obecności w pracy, następuje w drodze poleceń pracodawcy. Tak wynika z wyroku SN z 7 lutego 2007 r., I PK 221/06. Polecenie pracodawcy może mieć formę obwieszczenia, o którym mowa w art. 150 § 1 kp.

Co powinien zawierać regulamin pracy?

Art. 1044 par. 1 Kodeksu pracy wskazuje przykładowo, co powinno znaleźć się w treści regulaminu pracy. Katalog tych obowiązków jest otwarty, co znaczy, że pracodawca, nie wyłączając zapisów tego artykułu, dowolnie może kształtować jego treść, pamiętając by przepisy w nim zawarte nie były mniej korzystne od przepisów powszechnie obowiązujących.

Zgodnie z przepisami regulamin pracy powinien ustalać w szczególności:

  1. organizację pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu, wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, a także w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej,

  2. systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy,

  3. porę nocną,

  4. termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia,

  5. wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom,

  6. rodzaje prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego,

  7. wykaz lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe,

  8. obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą,

  9. przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Dodatkowo ustawodawca w art. 1041 par. 1 kp nałożył na pracodawców obowiązek, z którego wynika, że regulamin powinien zawierać informacje o karach stosowanych zgodnie z art. 108 z tytułu odpowiedzialności porządkowej. Niezamieszczenie w regulaminie informacji o karach porządkowych stanowi naruszenie przepisu § 2, jednakże nie ma wpływu na możliwość stosowania tych kar przez pracodawcę. Może mieć co najwyżej znaczenie dla oceny winy pracownika.

Czy pracodawca może sam wprowadzić regulamin pracy?

Jeżeli u danego pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa to pracodawca w uzgodnieniu z nią ustala treść regulaminu pracy, co oznacza uzyskanie jej zgody na postanowienia zawarte w sporządzonym przez pracodawcę projekcie regulaminu. W przypadku gdy zakładowa organizacja związkowa będzie przeciwna wydaniu regulaminu, odmówi nie tylko jego zawarcia, ale też wspólnego ustalenia treści w odpowiednim z góry ustalonym przez strony terminie, a jeżeli tego terminu nie ustalono to zgodnie z art. 30 ust. 5 ustawy o związkach zawodowych z upływem 30 dni od przedstawienia projektu regulaminu organizacji związkowej, Pracodawca sam ustala regulamin, a jeżeli dojdzie do porozumienia z działającą u niego organizacją związkową, wydaje on regulamin, zaznaczając, że jest to uzgodnione z organizacjami związkowymi. W tym przypadku regulamin staje się aktem dwustronnym, umową zawartą między pracodawcą a zakładową organizacją związkową. Brak zgody organizacji związkowych powoduje, że pracodawca sam ustala regulamin.

W przypadku gdy w zakładzie działa kilka organizacji zawodowych, pracodawca zobowiązany jest stosować się do zasad wynikających z ustawy o związkach zawodowych (Dz.U. 1991 Nr 55 poz. 234).