Do kiedy wydać świadectwo pracy ? (cz. 1)

Powszechne jest przekonanie, że pracodawca ma 7 dni od momentu ustania zatrudnienia na wydanie pracownikowi świadectwa pracy. Dobrze wiedzieć, co na ten temat mówią przepisy.

Świadectwo pracy - obowiązek i termin wydania

Regulacje prawne dotyczące wydawania, korygowania i treści świadectwa pracy wynikają z przepisów Kodeksu pracy (Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141) oraz Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (Dz.U. 1996 nr 60 poz. 282).

Obowiązek wystawienia i niezwłocznego wydania świadectwa pracy powstaje w momencie wygaśnięcia lub rozwiązania stosunku pracy. Dokument ten należy wydać w dniu upływu wyżej wymienionego terminu.

Art. 97 § 11-3 k.p. przewiduje wyjątek od powyższej reguły, w sytuacji gdy pracownik kontynuuje zatrudnienie u tego samego pracodawcy na podstawie umów terminowych tj.:

  • umowy o pracę na okres próbny,
  • umowy o pracę na czas określony,
  • umowy o pracę na czas wykonania określonej pracy.

Pracodawca jest wówczas zobowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy obejmujące zakończone okresy zatrudnienia umów zawartych w okresie 24 miesięcy. Okres ten rozpoczyna bieg od dnia zawarcia pierwszej umowy terminowej. Jeżeli jednak rozwiązanie lub wygaśnięcie umowy o pracę nawiązanej przed upływem 24 miesięcy przypada po upływie tego terminu, świadectwo pracy wydaje się w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia takiej umowy o pracę.

Czy zatem pracodawca ma obowiązek wystawienia świadectwa pracy, gdy od zawarcia z pracownikiem pierwszej umowy terminowej upłynęły już 24 miesiące, a zatrudnienie nadal trwa? Odpowiedź brzmi: nie. Świadectwo pracy należy wydać po zakończeniu zatrudnienia i wykazać w jego treści okresy poprzedniego zatrudnienia terminowego.

Kolejny wyjątek od zasady niezwłocznego wydania świadectwa następuje, gdy bezpośrednio po upływie terminu zawarcia umowy terminowej (np. na okres próbny) pracodawca nawiąże z tym samym pracownikiem umowę na czas nieokreślony. Pracodawca będzie zobligowany do wystawienia świadectwa pracy (w ciągu 7 dni) tylko wtedy, gdy pracownik złoży pisemny wniosek, w przeciwnym razie świadectwo pracy zostanie wydane po rozwiązaniu stosunku pracy i będzie zawierało informacje o przebiegu zatrudnienia począwszy od pierwszego dnia umowy na okres próbny.

Niejednokrotnie niezwłoczne wydanie pracownikowi świadectwa pracy nie będzie możliwe przez wzgląd na okoliczności np. pracownik przebywa w oddaleniu od zakładu pracy, a nie ustanowił osoby upoważnionej. Zastosowanie ma wtedy § 2 ust. 1 - 2 rozporządzenia MPiPS, który mówi o tym, że pracodawca, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia ustania stosunku pracy, przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub osobie upoważnionej za pośrednictwem poczty albo doręcza je w inny sposób. Pracodawcy często dokonują pewnego uproszczenia, błędnie interpretując powyższy przepis, uważając, że 7-dniowy termin na wydanie pracownikowi świadectwa pracy mają każdorazowo. Tymczasem pracodawca musi mieć przygotowane świadectwo pracy i być gotowy do jego wydania pracownikowi w dniu ustania stosunku pracy. Jeżeli umowa ulega rozwiązaniu w dzień wolny od pracy, np. w sobotę po upływie okresu wypowiedzenia, świadectwo pracy wystawia się w kolejnym dniu roboczym. Nie jest dozwolone żadnymi przepisami prawa wystawienie świadectwa pracy, gdy umowa jeszcze trwa.

Warto mieć na uwadze, że wydanie świadectwa pracy nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą.