Rabat pośredni - rozliczanie i dokumentowanie

Rabat pośredni należy do jednej z form promowania produktów danego producenta. Jest też on przez niego udzielany. Udzielenie rabatu zwykłego czy też rabatu pośredniego ma korzyści obustronne. Producent zyskuje kontrahentów, którzy dokonują u niego zamówień, a odbiorcy z kolei korzystają z możliwości uzyskania obniżki ceny za dany towar, co wpływa na większe zyski z jego sprzedaży potencjalnym konsumentom. W jaki sposób prawidłowo rozliczyć udzielenie rabatu pośredniego? Czy jego udzielenie wymaga dodatkowego udokumentowania? Odpowiedź znajduje się w niniejszym artykule.

Rabat „zwykły” a rabat pośredni

Mimo że ustawy podatkowe, między innymi ustawa o VAT, posługują się w swej treści pojęciem „rabatu”, brakuje nadal jego ustawowego zdefiniowania. Brak legalnej definicji sprawił, że zarówno organy podatkowe, jak i sądy administracyjne zmuszone zostały do wypracowania własnej definicji tego pojęcia. Zgodnie z wyrokiem WSA w Poznaniu z 16 grudnia 2010 roku, I SA/Po 818/10,

„(...)rabat stanowi określoną kwotowo lub procentowo zniżkę od ustalonej ceny określonego towaru, udzielaną najczęściej nabywcom, płacącym gotówką, kupującym duże ilości towaru, jednorazowo lub w określonym czasie, a także udzielaną z powodu wad towaru. Można więc powiązać omawiany bonus z dokonanymi w danym czasie transakcjami i wystawionymi fakturami”.

Zasadnicza różnica między rabatem „zwykłym” a pośrednim polega na liczbie podmiotów, które występują pomiędzy producentem a odbiorcą. W przypadku, gdy w łańcuchu powiązań gospodarczych pojawia się trzeci podmiot, np. dystrybutor (hurtownia), mamy do czynienia z rabatem pośrednim. Można to opisać w następujący sposób:

• „A” – producent
• „B” – dystrybutor (np. hurtownia)
• „C” – odbiorca (np. przedsiębiorca prowadzący sklep spożywczy)
• „A” sprzedaje towar „B”, który następnie dystrybuuje towar na rzecz podmiotu „C”.

W celu zwiększenia sprzedaży u „C” producent „A” udziela odbiorcy „C” rabatu z pominięciem dystrybutora „B”. W ten sposób dochodzi do sytuacji, gdzie rabat jest udzielany w sposób pośredni.

Przykład 1.

Producent A sprzedaje dystrybutorowi B towar o wartości 2000 zł. Dystrybutor B sprzedaje towar sprzedawcy detalicznemu C za kwotę 2500 zł (razem z marżą). Producent A, chcąc zachęcić sprzedawcę detalicznego C do zwiększenia zamówień jego towarów, a tym samym do zwiększenia sprzedaży towarów producenta, postanawia udzielić mu rabatu w wysokości 500 zł. Kwota 500 zł stanowi rabat pośredni udzielony przez producenta A sprzedawcy detalicznemu C z pominięciem dystrybutora B.

Rabat pośredni - rozliczenie i jego dokumentacja a regulacje z ustawy o VAT

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.

Podstawą opodatkowania jest wszystko, co stanowi zapłatę, którą dokonujący dostawy towarów lub usługodawca otrzymał lub ma otrzymać z tytułu sprzedaży od nabywcy, usługobiorcy lub osoby trzeciej, włącznie z otrzymanymi dotacjami, subwencjami i innymi dopłatami o podobnym charakterze mającymi bezpośredni wpływ na cenę towarów dostarczanych lub usług świadczonych przez podatnika.

Natomiast z regulacji zawartej w art. 29a ust. 10 pkt 1 ustawy VAT wynika, że podstawę opodatkowania obniża się o kwoty udzielonych po dokonaniu sprzedaży opustów i obniżek cen.

Z powyższych przepisów jednoznacznie wynika, że rabaty powinny zmniejszać podstawę opodatkowania, a także podatek należny sprzedawcy (producentowi), który rabatu udziela. Przepisy ustawy o VAT regulują procedurę pomniejszania podstawy opodatkowania i podatku należnego przez sprzedawcę w przypadku udzielenia przez niego rabatu bezpośredniemu nabywcy. Nie regulują jednak przypadków, gdy taki rabat jest udzielany przez sprzedawcę kolejnemu w łańcuchu odbiorcy, z pominięciem np. dystrybutora (hurtowni).

Przykład interpretacji indywidualnej z 5 września 2018 roku, 0115-KDIT1-2.4012.536.2018.1.AW:

„(...)Producentowi zależy na ciągłym zwiększaniu wolumenu sprzedaży w sklepach sprzedaży detalicznej. W tym celu producent podejmuje szereg różnych działań, mających na celu zachęcenie sklepów sprzedaży detalicznej do zwiększania zakupów produktów producenta oraz zapewnienia ich niższej, konkurencyjnej ceny w sprzedaży detalicznej. Jednym z działań podejmowanych przez producenta jest przyznawanie i wypłacanie bonusów (rabatów pośrednich) pieniężnych na podstawie zawartych z dystrybutorami pisemnych porozumień, w których określa się zasady kalkulacji wysokości otrzymywanych świadczeń. Przekazywane pieniężne rabaty pośrednie traktowane są zasadniczo jako rabaty pozwalające na obniżenie ostatecznej ceny sprzedawanych produktów producenta."

W celu zachęcenia do zwiększania zakupów produktów producenta udostępnionych u dystrybutorów a następnie oferowanym klientom końcowym (sklepom), praktykowany jest następujący sposób kalkulacji wysokości otrzymywanych pieniężnych rabatów pośrednich:

Wysokość przyznanego rabatu uzależniona jest (stanowi określony %) od wielkości zakupów produktów producenta dokonywane przez sklepy sprzedaży detalicznej u dystrybutorów. Informacje na temat wielkości obrotów zrealizowanych przez sklepy sprzedaży detalicznej u dystrybutora, będące podstawą naliczenia przyznanego bonusu pieniężnego, producent otrzymuje od dystrybutora lub sklepów sprzedaży detalicznej – w formie zbiorczej informacji o wielkości zrealizowanych zakupów. W oparciu o otrzymaną informację producent kalkuluje wartość należnego sklepom sprzedaży detalicznej bonusu/rabatu pośredniego. W zamian za przekazywane sklepom sprzedaży detalicznej bonusy pieniężne, nie wykonują one na rzecz producenta żadnych usług czy świadczeń. Bonusy pieniężne przekazywane sklepom sprzedaży detalicznej mogą mieć charakter bonusu bezwarunkowego (określony % obrotów, należny niezależnie od ich wartości) lub bonusu warunkowego należnego tylko w przypadku zrealizowania (przekroczenia) określonego poziomu obrotów lub odsprzedaży.

Dzięki przekazywaniu bonusów pieniężnych bezpośrednio przez producenta sklepom sprzedaży detalicznej istnieje po stronie sklepów sprzedaży detalicznej pewność, kto faktycznie jest beneficjentem środków pieniężnych, czyli że jest nim sklep sprzedaży detalicznej, a nie dystrybutor. Takie działanie producenta przekłada się na faktyczne obniżenie ceny nabytych przez sklepy sprzedaży detalicznej od dystrybutorów produktów”.

Skoro przepisy nie regulują przypadków wskazanych w przykładzie wyżej, to zdaniem Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej wyrażonym w interpretacji indywidualnej z 5 września 2018 roku (0115-KDIT1-2.4012.536.2018.1.AW):

"skutki podatkowe obu ww. czynności, tj. udzielenia rabatu odbiorcy bezpośredniemu i kolejnemu w łańcuchu nabywcy, powinny być analogiczne. Konkludując, skutki podatkowe powinny być takie same w przypadku:

1. udzielenia rabatu bezpośredniego przez producenta dystrybutorowi (dwa podmioty w łańcuchu) oraz
2. udzielenia rabatu pośredniego przez producenta bezpośrednio sprzedawcy detalicznemu z pominięciem dystrybutora (trzy podmioty w łańcuchu)."

Dokumentacja udzielonych rabatów

Rzeczywisty obrót gospodarczy powinien mieć odzwierciedlenie w prawidłowo prowadzonej dokumentacji. Do obowiązków uczestników obrotu gospodarczego należy uwiarygodnienie dokonanych transakcji. Sklep sprzedaży detalicznej obciążający producenta z tytułu rabatu osiągniętego w związku z uzyskanym wolumenem sprzedaży produktów w jego sieci detalicznej powinien posiadać dla celów dowodowych dokumenty świadczące o przyznanym i uzyskanym rabacie od producenta. Posiadanie takich dokumentów jest warunkiem potwierdzającym prawo do obniżenia podatku należnego po stronie producenta (podatnika podatku VAT).

Dokumentacja rabatu bezpośredniego nie budzi wątpliwości, jeżeli producent sprzedaje swój produkt dystrybutorowi lub bezpośrednio sprzedawcy detalicznemu. Wtedy udzielenie rabatu jest dokumentowane już na etapie wystawiania faktury VAT (art. 106e ust. 1 pkt 10) albo na etapie późniejszym przy wykorzystaniu faktury korygującej (art. 106j ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT).

Przykład 2.

Producent A sprzedaje towar bezpośrednio sprzedawcy detalicznemu C. Producent A wystawia na rzecz sprzedawcy detalicznego C fakturę VAT obejmującą w swej treści udzielony rabat (oddzielna rubryka na fakturze VAT). W ten sposób rabat jest dokumentowany już na etapie wystawienia faktury VAT.

Inaczej sytuacja ma się z udzielaniem przez producenta rabatu pośredniego. W tym przypadku faktura VAT wystawiana jest na rzecz dystrybutora (pośrednika sprzedaży), który następnie sprzedaje towar sprzedawcy detalicznemu, wystawiając kolejną fakturę VAT. W związku z tym producent nie może na fakturze wystawianej dystrybutorowi wskazać sprzedawcy jako podmiotu, który otrzymał rabat, a tym samym nie może wystawić faktury korygującej, ponieważ producent i sprzedawca detaliczny nie mają ze sobą bezpośrednich relacji gospodarczych.

Przepisy krajowe nie określają dokumentu, na podstawie którego podatnik udzielający lub korzystający z rabatu pośredniego winien ten rabat udokumentować.

Nie jest tym dokumentem faktura korygująca, jednak nic nie wskazuje, że nie może nim być np. nota księgowa (uznaniowa lub obciążeniowa). W konsekwencji, wystawiona nota obciążeniowa będzie pisemnym dokumentem, który w świetle regulacji prawnych umożliwi udokumentowanie rabatu.

Podobne stanowisko wyraził Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 7 lipca 2016 roku, IPPPI/4512-411/16-2/MK:

„(...)wystawiona nota będzie dokumentowała prawnie dopuszczalny rabat. W konsekwencji będzie pisemnym dokumentem, który w świetle regulacji prawnych umożliwi udokumentowanie rabatu. Zatem na podstawie wystawionych not, Wnioskodawca będzie w stanie określić kwotę udzielonego Aptekom rabatu i w związku z tym będzie posiadał prawo do obniżenia podstawy opodatkowania i kwoty podatku należnego z tytułu udzielonego rabatu Aptekom”.

Notę obciążeniową wystawia sprzedawca detaliczny, natomiast notę uznaniową producent, który udziela rabatu. Treść noty obciążeniowej jako dowodu księgowego zawiera art. 21 ustawy o rachunkowości.

Przykład 3.

Sprzedawca detaliczny C z racji otrzymania rabatu pośredniego od producenta A wystawia na jego rzecz notę obciążeniową, w której wskazana zostaje wysokość udzielonego rabatu, a tym samym kwota, jaka przysługuje sprzedawcy detalicznemu z racji otrzymania rabatu, co finalnie stanowi podstawę do zmian w dokumentacji księgowej prowadzonej przez strony rozliczeń

W związku z wystawieniem przez sklep sprzedaży detalicznej noty obciążeniowej i otrzymanym bonusem/rabatem pośrednim producent będzie zobligowany do korekty podstawy opodatkowania i należnego podatku, ponieważ po jego stronie dochodzi do zwiększenia przychodów, które po rozliczeniu winny podlegać opodatkowaniu. W tych okolicznościach udzielany rabat pośredni stanie się upustem – obniżką (rabatem), o którym mowa w art. 29a ust. 10 ustawy o VAT.

Końcowo należy wskazać, że w sytuacji udzielenia na rzecz sprzedawcy detalicznego rabatu pośredniego, naliczonego od zakupów dokonanych przez sprzedawcę detalicznego u dystrybutora i udokumentowania go notą uznaniową wystawioną przez producenta, będzie mu przysługiwało prawo do obniżenia podatku należnego.