Bilet lotniczy w kosztach firmowych a podróż służbowa przedsiębiorcy

Podróż służbowa zarówno krajowa, jak i zagraniczna, wiąże się z prowadzeniem działalności gospodarczej. Przedsiębiorcy, chcąc zaoszczędzić czas i niejednokrotnie pieniądze, często decydują się na lot samolotem. Czy bilet lotniczy w kosztach firmowych związany z podróżą przedsiębiorcy może zostać zaksięgowany? Wyjaśniamy poniżej.

Co może być kosztem firmowym?

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych jasno definiuje, co może być kosztem uzyskania przychodów. Zgodnie z art. 22 ust. 1 kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Przykładem wydatków nie stanowiących kosztu firmowego są:

  • podatek dochodowy

  • podatek od spadków i darowizn

  • koszty egzekucji związane z niewykonaniem zobowiązań

  • koszty reprezentacji

Bilet lotniczy w kosztach firmowych

Czy bilet lotniczy w kosztach firmowych ma rację bytu? Tak, o ile ma związek z prowadzoną działalnością. Dodatkowo należy pamiętać, by wydatek ten odpowiednio udokumentować. Prawidłowym dokumentem w tym przypadku będzie faktura lub sam bilet lotniczy.

Ważne!

Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie wystawiania faktur bilet lotniczy może stanowić podstawę księgowania, gdy trasa lotu wynosi minimum 50 km, a bilet zawiera dane takie jak:

    a) numer i datę wystawienia

    b) imię i nazwisko lub nazwę podatnika

    c) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku

    d) informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi

    e) kwotę podatku

    f) kwotę należności ogółem

Na podstawie biletu można dokonać również odliczenia VAT, bowiem w tym przypadku należy traktować go na równi z fakturą.

 

Przykład 1.

Przedsiębiorca prowadzący KPiR odbył służbową podróż służbową z Wrocławia do Warszawy. Środek transportu, na jaki się zdecydował, to samolot. Zakup biletu został udokumentowany fakturą, zgodnie z którą:

  • wartość netto: 250 zł

  • podatek VAT 8%: 20 zł

  • wartość brutto: 270 zł

Jak zaksięgować fakturę, gdy:

  1. przedsiębiorca był czynnym podatnikiem VAT

Wartość netto z faktury należy zaksięgować w kol. 13 KPiR - pozostałe wydatki. Natomiast VAT przedsiębiorca ma prawo odliczyć, gdy wydatek miał związek z działalnością opodatkowaną. Wówczas wykazuje go w rejestrze zakupu VAT zgodnie ze stawką VAT - 8%.

  1. przedsiębiorca był zwolniony z VAT

W kol. 13 KPiR - pozostałe wydatki przedsiębiorca ewidencjonuje kwotę brutto z faktury, bowiem jako podmiot zwolniony z VAT nie ma prawa do jego odliczenia.

Przykład 2.

Przedsiębiorca, będący czynnym podatnikiem VAT, odbył podróż służbową z Wrocławia do Nowego Jorku. Środek transportu na jaki się zdecydował to samolot. Zakup biletu został udokumentowany biletem wystawionym przez podmiot unijny. Wartość biletu to 850 zł (VAT 0% ze względu na fakt że jest to tzw. transport międzynarodowy.

Jak zaksięgować fakturę?

Zakup biletu lotniczego w tym wypadku nie będzie stanowił importu usług. Księgowania dokonuje się jedynie w kol. 13 KPiR - pozostałe wydatki.

Ważne!

Jeśli bilet otrzymany w formie elektronicznej będzie zawierał dane, o których mowa w rozporządzeniu w sprawie wystawiania faktur, będzie on uznawany za fakturę. Wówczas przedsiębiorca będzie miał co do zasady prawo do odliczenia VAT od jego nabycia. Co ważne, bilet ten musi być jednak otrzymany w formie zapewniającej jego autentyczność, integralność i czytelność.

Bilet lotniczy w kosztach firmowych a pozostałe koszty związane z podróżą

Podróż służbowa przedsiębiorcy to nie tylko koszty transportu. To również wydatki na nocleg czy wyżywienie. Jak je rozliczyć w kosztach, wyjaśniamy poniżej.

Koszty noclegu

Zgodnie z art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT prawo do odliczenia VAT nie dotyczy usług noclegowych. Jak to rozumieć w praktyce? Zarówno czynny podatnik VAT, jak podmiot zwolniony posiadający fakturę za nocleg związany z podróżą służbową w kosztach firmowych ujmuje kwotę brutto. Podmioty prowadzące KPiR tego typu wydatek ujmują w kol. 13 - pozostałe wydatki.

Ważne!

Usługi noclegowe nabyte w zagranicznych hotelach nie stanowią importu usług. W ich przypadku rozliczenia dokonuje się w sposób analogiczny do krajowych faktur za nocleg - księguje się kwotę brutto w przeliczeniu na PLN po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego wystawienie faktury za hotel.

Koszty wyżywienia i diety

Przedsiębiorca nie może rozliczyć w kosztach firmowych wydatków poniesionych na wyżywienie w trakcie podróży służbowej, bowiem służą one zabezpieczeniu jego osobistych potrzeb. Jednak zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztem mogą być diety z tytułu podróży służbowej do wysokości diet przysługujących pracownikom.

Stawki diet krajowych oraz zasady ich naliczania znajdują się w artykule Diety krajowe. Natomiast informacje o dietach zagranicznych można odnaleźć pod adresem Diety zagraniczne.

Naliczone diety należy księgować za pomocą dowodu wewnętrznego, który powinien zawierać takie informacje jak:

  • imię i nazwisko osoby odbywającej podróż służbową (przedsiębiorca),

  • cel podróży,

  • nazwę miejscowości docelowej,

  • liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu),

  • stawkę i wartość przysługujących diet.