Poradnik Przedsiębiorcy

Faktura korygująca wystawiana przez sprzedawcę

Faktura korygująca to specyficzny dokument księgowy. Wystawiana jest przez sprzedawcę w ściśle określonych sytuacjach, jak np. zmniejszenie lub zwiększenie podstawy opodatkowania. W zależności od przyczyny wystawienia korekty, różne są sposoby postępowania z nią.

Faktura korygująca - jakie dane powinna zawierać?

Art. 106j ust. 1 ustawy o VAT określa sytuacje, w których podatnik jest zobligowany do wystawienia faktury korygującej. Wśród nich należy wyróżnić trzy grupy - zmniejszające podstawę opodatkowania, zwiększające podstawę opodatkowania i stwierdzające inne pomyłki.

Wystawienie korekty jest zatem niezbędne, gdy po wystawieniu faktury:

  • udzielono obniżki ceny w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty,
  • udzielono opustów i obniżek cen (po dokonaniu sprzedaży),
  • dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
  • dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty,
  • podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.

Dane jakie powinna zawierać faktura korygująca określa z kolei ust. 2 art. 106j ustawy. Są to:

  1. wyrazy "FAKTURA KORYGUJĄCA" albo wyraz "KOREKTA";

  2. numer kolejny oraz data jej wystawienia;

  3. dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca:

a) określone w art. 106e ust. 1 pkt 1-6,

b) nazwa (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą;

  1. przyczyna korekty;

  2. jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego - odpowiednio kwota korekty podstawy opodatkowania lub kwota korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej;

  3. w przypadkach, w których zmiana nie ma wpływu na podstawę opodatkowania - prawidłowa treść korygowanych pozycji.

Art. 106e ust. 1 pkt 1-6 ustawy o VAT 

Faktura powinna zawierać:

  1. datę wystawienia;
  2. kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
  3. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
  4. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku;
  5. numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi;
  6. datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury.

Co ważne, w przypadku gdy podatnik udziela opustu lub obniżki ceny w odniesieniu do wszystkich dostaw towarów lub usług dokonanych lub świadczonych na rzecz jednego odbiorcy w danym okresie, faktura korygująca:

  • powinna zawierać dodatkowo wskazanie okresu, do którego odnosi się udzielany opust lub obniżka;
  • może nie zawierać danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 5 i 6 oraz nazwy (rodzaju) towaru lub usługi objętych korektą.

Faktura korygująca - kiedy konieczne jest potwierdzenie odbioru?

W przypadku, kiedy faktura korygująca zmniejsza podstawę opodatkowania, sprzedawca co do zasady musi posiadać potwierdzenie odbioru faktury korygującej. Może być nim:

  • potwierdzenie odbioru faktury przesłane w wiadomości e-mail;
  • fax potwierdzający odbiór faktury korygującej;
  • pisemne potwierdzenie odbioru korekty;
  • potwierdzenie przyjęcia przesyłki poleconej przez adresata;
  • przesłanie odręcznie podpisanej faktury korygującej.

Zgodnie z art. 29a ust. 13 ustawy o VAT w przypadkach obniżenia podstawy opodatkowania (kwoty udzielonych po dokonaniu sprzedaży opustów i obniżek cen; wartość zwróconych towarów i opakowań; zwróconą nabywcy całość lub część zapłaty otrzymaną przed dokonaniem sprzedaży, jeżeli do niej nie doszło) w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, dokonuje się pod warunkiem posiadania przez podatnika, uzyskanego przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca towaru lub usługobiorca otrzymał fakturę korygującą, potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługobiorcę, dla którego wystawiono fakturę. Uzyskanie potwierdzenia otrzymania przez nabywcę towaru lub usługobiorcę faktury korygującej po terminie złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy uprawnia podatnika do uwzględnienia faktury korygującej za okres rozliczeniowy, w którym potwierdzenie to uzyskano.

… a kiedy zbędne?

Przepisy ustawy o VAT nie precyzują, czy w przypadku podwyższenia podstawy opodatkowania podatnik również powinien posiadać potwierdzenie odbioru faktury korygującej, czy też nie. W praktyce gospodarczej przyjęło się, że taka korekta powinna zostać uwzględniona w deklaracji rozliczeniowej w miesiącu jej wystawienia, bez oczekiwania na potwierdzenie.

Warto zwrócić uwagę na fakt, że również w przypadku zmniejszenia podstawy opodatkowania występują sytuacje, w których podatnik nie musi posiadać potwierdzenia ze strony odbiorcy. Uregulowania tej kwestii zostały zawarte w art. 29a ust.15 ustawy o VAT, zgodnie z którym warunku posiadania przez podatnika potwierdzenia odbioru korekty faktury przez nabywcę towaru lub usługi nie stosuje się:

  • w eksporcie towarów i wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów;
  • w dostawie towarów i świadczeniu usług, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju;
  • w sprzedaży: energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 140-153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy;
  • gdy podatnik nie uzyskał potwierdzenia mimo udokumentowanej próby doręczenia faktury korygującej i z posiadanej dokumentacji wynika, że nabywca towaru lub usługobiorca wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w fakturze korygującej.