Faktura korygująca wystawiana przez sprzedawcę

Faktura korygująca to specyficzny dokument księgowy. Wystawiana jest przez sprzedawcę w ściśle określonych sytuacjach, takich jak np. zmniejszenie lub zwiększenie podstawy opodatkowania czy też zwrot towarów lub udzielenie rabatu. W zależności od przyczyny wystawienia korekty różne są sposoby postępowania z nią. Sprawdźmy, jak faktura korygująca wystawiana przez sprzedawcę powinna być ujmowana w ewidencjach!

Jakie dane powinna zawierać faktura korygująca?

Art. 106j ust. 1 ustawy o VAT określa sytuacje, w których podatnik jest zobligowany do wystawienia faktury korygującej. Wśród nich należy wyróżnić trzy grupy – zmniejszające podstawę opodatkowania, zwiększające podstawę opodatkowania i stwierdzające inne pomyłki.

Wystawienie korekty jest zatem niezbędne, gdy po wystawieniu faktury:

• podstawa opodatkowania lub kwota podatku wskazana w fakturze uległa zmianie;
• dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań;
• dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty;
• stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury.

Dane, jakie powinna zawierać faktura korygująca, określa z kolei art. 106j ust. 2 ustawy. Są to:

• numer kolejny oraz data jej wystawienia;
• numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur fakturę, której dotyczy faktura korygująca - z wyjątkiem faktur, którym nie nadano numeru KSeF;
• dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca:
  określone w art. 106e ust. 1 pkt 1–5:
• data wystawienia;
• numer faktury w ramach stosowanej serii numeracji;
• imiona i nazwiska lub nazwy oraz adresy nabywcy i sprzedawcy;
• numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (zazwyczaj jest to numer NIP);
• numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi;
• jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego – odpowiednio kwota korekty podstawy opodatkowania lub kwota korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej;
• w przypadkach, w których zmiana nie ma wpływu na podstawę opodatkowania – prawidłowa treść korygowanych pozycji.

Faktura korygująca może zawierać:

1. wyrazy "FAKTURA KORYGUJĄCA" albo "KOREKTA";
2. przyczynę korekty.

Co ważne, w przypadku gdy podatnik udziela opustu lub obniżki ceny, może wystawić fakturę korygującą dotyczącą dostaw towarów lub świadczenia usług na rzecz jednego odbiorcy w danym okresie, która:

• zawiera dodatkowo wskazanie okresu, do którego odnoszą się udzielany opust lub udzielana obniżka;
• może nie zawierać nazwy (rodzaju) towaru lub usługi objętych korektą - w przypadku gdy korekta dotyczy wszystkich dostaw towarów i świadczonych usług.

Zasady księgowania faktury korygującej

Wejście w życie obowiązkowego KSeF diametralnie zmieniło zasady ujmowania faktur korygujących „in minus” (zmniejszających podstawę opodatkowania). Ustawodawca zrezygnował z tzw. zasad Slim VAT (wymagających posiadania dokumentacji potwierdzającej warunki obniżki). Obecnie sposób rozliczenia korekty uzależniony jest od tego, czy została ona wystawiona jako faktura ustrukturyzowana (w KSeF), czy w innej formie (poza systemem). 

Powyższy przepis stanowi ogromne ułatwienie dla przedsiębiorców w obrocie B2B. Jeżeli sprzedawca wystawi korektę w systemie KSeF, ma prawo do natychmiastowego obniżenia podatku należnego – bez konieczności gromadzenia jakichkolwiek potwierdzeń, aneksów czy korespondencji. Sytuacja wygląda inaczej w przypadku faktur wystawianych poza systemem KSeF (np. dla konsumentów, czyli B2C). Zgodnie z art. 29a ust. 13a ustawy o VAT, w takich przypadkach sprzedawca ma prawo obniżyć VAT w okresie rozliczeniowym, w którym otrzymał potwierdzenie otrzymania faktury korygującej przez nabywcę (np. zwrotny e-mail, podpis pocztowy).

Przykład 1.

Pani Emilia prowadzi salon kosmetyczny i stosuje nowe przepisy dotyczące rozliczania faktur korygujących. W okresie 2-15 czerwca 2026 roku wyświadczyła pakiet usług dla pracowników firmy XYZ, wystawiając z tego tytułu fakturę VAT w systemie KSeF. Z racji tego, że firma XYZ skorzystała z prowadzonej akcji promocyjnej i zadeklarowała korzystanie z usług pani Emilii w przyszłości, podpisując umowę o świadczenie usług, pani Emilia udzieliła firmie XYZ rabatu do wystawionej faktury. Faktura korygująca została wystawiona 25 czerwca 2026 roku. Kiedy powinna zostać ujęta w rozliczeniach faktura korygująca?

Ponieważ faktura korygująca in minus została wystawiona jako faktura ustrukturyzowana (KSeF), pani Emilia ma prawo ująć ją w rozliczeniu za miesiąc wystawienia, czyli za czerwiec 2026 r. Nie potrzebuje do tego żadnego potwierdzenia odbioru od nabywcy ani gromadzenia innej dokumentacji.

Faktura korygująca zwiększająca a obowiązek posiadania dodatkowej dokumentacji lub potwierdzenia odbioru

W przeszłości przepisy ustawy o VAT nie precyzowały, czy w przypadku podwyższenia podstawy opodatkowania podatnik również powinien posiadać potwierdzenie odbioru faktury korygującej, czy też nie. W praktyce gospodarczej przyjęło się wówczas, że taka korekta powinna zostać uwzględniona w deklaracji rozliczeniowej w miesiącu jej wystawienia, bez oczekiwania na potwierdzenie. Kwestie te zostały uregulowane w art. 29a ust. 17 ustawy o VAT, zgodnie z którym faktura korygująca wystawiana przez sprzedawcę i mająca charakter „in plus”, czyli zwiększająca podstawę opodatkowania, powinna zostać ujęta w ewidencjach za okres rozliczeniowy, w którym zaistniała przyczyna zwiększenia podstawy opodatkowania. Ustawodawca nie uzależnił w tym przypadku obowiązku wykazania w rozliczeniu faktury korygującej „in plus” od posiadania dodatkowej dokumentacji lub potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę.

W związku z powyższym fakturę korygującą zwiększającą należy zaksięgować:

• w okresie, w którym została wykazana faktura pierwotna – jeżeli przyczyną korekty jest błąd rachunkowy, oczywista pomyłka lub inne zdarzenie, które miało miejsce w momencie wystawiania faktury pierwotnej;
• w okresie wystawienia faktury korygującej – jeżeli przyczyną korekty jest nowe zdarzenie, np. podwyższenie ceny na skutek nowych zdarzeń, których nie przewidziano w momencie wystawiania faktury pierwotnej.

Przykład 2.

Pani Danuta 31 maja 2026 roku sprzedała towary o wartości 10 000 zł na rzecz firmy ABC. Następnego dnia, czyli 1 czerwca 2026 roku, nabywca zwrócił się do pani Danuty z prośbą o wystawienie faktury korygującej, ponieważ faktura została wystawiona na kwotę 1 000 zł zamiast na 10 000 zł. W jakim okresie pani Danuta powinna zaksięgować fakturę korygującą, jeżeli sprzedaż i korekta ma miejsce na przełomie miesięcy?

W związku z tym, że korekta ma charakter zwiększający, a przyczyną jej wystawienia jest oczywista pomyłka, pani Danuta powinna ująć fakturę korygującą w okresie wystawienia faktury pierwotnej, czyli w deklaracji za maj 2026 roku.

Przykład 3.

Pan Piotr 15 maja 2026 rok sprzedał towary na rzecz firmy XYZ o wartości 1 000 zł. W warunkach umowy została zawarta informacja, że pan Piotr udziela firmie dodatkowego rabatu w wysokości 10% sprzedaży, a firma XYZ w zamian za to będzie wykorzystywać zakupione towary na targach, które organizuje 1 czerwca 2026 roku. W związku z tym pan Piotr wystawił fakturę sprzedaży na kwotę 900 zł. Okazało się, że nabywca nie wywiązał się z warunków zawartej umowy z panem Piotrem, na skutek czego 2 czerwca 2026 roku pan Piotr wystawił fakturę korygującą na kwotę udzielonego wcześniej rabatu, czyli 100 zł. W jakim okresie pan Piotr powinien ująć fakturę korygującą w ewidencjach?

W związku z tym, że korekta została wystawiona na skutek nowego zdarzenia, powinna zostać ujęta „na bieżąco”, a więc w dniu jej wystawienia, czyli w czerwcu 2026 roku.

Kiedy potwierdzenie odbioru poza KSeF nie jest konieczne?

Warto zwrócić uwagę na fakt, że również w przypadku zmniejszenia podstawy opodatkowania i wystawienia korekty innej niż ustrukturyzowana (poza KSeF) występują sytuacje, w których podatnik nie musi posiadać potwierdzenia odbioru. Uregulowania tej kwestii zostały zawarte w art. 29a ust. 15 ustawy o VAT, zgodnie z którym warunku posiadania przez podatnika potwierdzenia otrzymania faktury korygującej nie stosuje się m.in w przypadku:

• eksportu towarów i wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów;
• dostawy 
• towarów i świadczeniu usług, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju;
• sprzedaży: energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, usług dystrybucji gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 24–37, 50 i 51 załącznika nr 3 do ustawy.
• gdy podatnik nie uzyskał potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługi mimo udokumentowanej próby doręczenia faktury korygującej i z posiadanej dokumentacji wynika, że nabywca towaru lub usługi wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi na fakturze korygującej.

Faktura korygująca w systemie wFirma.pl

Użytkownicy systemu wFirma.pl mogą w prosty sposób wystawić fakturę korygującą do wystawionej w systemie faktury sprzedaży. W tym celu konieczne jest przejście do zakładki PRZYCHODY » SPRZEDAŻ, zaznaczenie faktury, którą należy skorygować, i wybranie MODYFIKUJ » KORYGUJ POZYCJE FAKTURY lub ZMIEŃ DANE FORMALNE.

• Korekta pozycji faktury umożliwia skorygowanie m.in. stawki podatku VAT, ilości i wartości, także danych kontrahenta;
• Korekta danych formalnych pozwala skorygować m.in. dane kontrahenta, numer faktury oraz daty wystawienia i sprzedaży.

Na podstawie wystawionej korekty odpowiednie pozycje są wykazywane w KPiR i VAT oraz zmniejszany lub zwiększany jest stan towarów na magazynie, jeśli korekta dotyczy zwiększenia lub zmniejszenia ilości.