Poradnik Przedsiębiorcy

Faktura korygująca wystawiana przez sprzedawcę

Faktura korygująca to specyficzny dokument księgowy. Wystawiana jest przez sprzedawcę w ściśle określonych sytuacjach, takich jak np. zmniejszenie lub zwiększenie podstawy opodatkowania czy też zwrot towarów lub udzielenie rabatu. W zależności od przyczyny wystawienia korekty różne są sposoby postępowania z nią. Wprowadzony od 2021 roku tzw. pakiet Slim VAT doprecyzował sposób postępowania z fakturami korygującymi „in plus” i zmienił zasady księgowania faktur „in minus”. Sprawdźmy, jak faktura korygująca wystawiana przez sprzedawcę powinna być ujmowana w ewidencjach!

Faktura korygująca – jakie dane powinna zawierać?

Art. 106j ust. 1 ustawy o VAT określa sytuacje, w których podatnik jest zobligowany do wystawienia faktury korygującej. Wśród nich należy wyróżnić trzy grupy – zmniejszające podstawę opodatkowania, zwiększające podstawę opodatkowania i stwierdzające inne pomyłki.

Wystawienie korekty jest zatem niezbędne, gdy po wystawieniu faktury:

  • udzielono obniżki ceny w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty;

  • udzielono opustów i obniżek cen (po dokonaniu sprzedaży);

  • dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań;

  • dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty;

  • podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.

Dane, jakie powinna zawierać faktura korygująca, określa z kolei art. 106j ust. 2 ustawy. Są to:

  • wyrazy „FAKTURA KORYGUJĄCA” albo wyraz „KOREKTA”;

  • numer kolejny oraz data jej wystawienia;

  • dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca:

    • określone w art. 106e ust. 1 pkt 1–6:

      • data wystawienia;

      • numer faktury w ramach stosowanej serii numeracji;

      • imiona i nazwiska lub nazwy oraz adresy nabywcy i sprzedawcy;

      • numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (zazwyczaj jest to numer NIP);

      • numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi;

      • datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;

    • nazwa (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą;

  • przyczyna korekty;

  • jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego – odpowiednio kwota korekty podstawy opodatkowania lub kwota korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej;

  • w przypadkach, w których zmiana nie ma wpływu na podstawę opodatkowania – prawidłowa treść korygowanych pozycji.

Co ważne, w przypadku gdy podatnik udziela opustu lub obniżki ceny w odniesieniu do wszystkich dostaw towarów lub usług dokonanych lub świadczonych na rzecz jednego odbiorcy w danym okresie, zbiorcza faktura korygująca:

  • powinna zawierać dodatkowo wskazanie okresu, do którego odnosi się udzielany opust lub obniżka;

  • może nie zawierać danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 5 i 6, czyli NIP nabywcy i daty sprzedaży poszczególnych transakcji oraz nazwy (rodzaju) towaru lub usługi objętych korektą.

Faktura korygująca – czy konieczne jest potwierdzenie odbioru?

Do końca 2020 roku warunkiem uprawniającym do zaksięgowania faktury korygującej „in minus”, czyli zmniejszającej podstawę opodatkowania, było posiadanie przez sprzedawcę potwierdzenia odbioru korekty przez nabywcę. Potwierdzenie to mogło mieć dowolną formę, np.:

  • potwierdzenie odbioru faktury przesłane w wiadomości e-mail;

  • fax potwierdzający odbiór faktury korygującej;

  • pisemne potwierdzenie odbioru korekty;

  • potwierdzenie przyjęcia przesyłki poleconej przez adresata;

  • przesłanie odręcznie podpisanej faktury korygującej.

Obniżenia podstawy opodatkowania z tytułu: 

  • udzielonych po dokonaniu sprzedaży opustów i obniżek cen;

  • zwrotu towarów i opakowań;

  • zwrotu całości lub część zapłaty otrzymanej przed dokonaniem sprzedaży, jeżeli do niej nie doszło

– można było dokonać pod warunkiem posiadania przez sprzedawcę – uzyskanego przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca towaru lub usługobiorca otrzymał fakturę korygującą – potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługobiorcę, dla którego wystawiono fakturę. Uzyskanie potwierdzenia otrzymania przez nabywcę towaru lub usługobiorcę faktury korygującej po terminie złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy uprawniało sprzedawcę do uwzględnienia faktury korygującej za okres rozliczeniowy, w którym potwierdzenie to uzyskano.

Od 2021 roku sprzedawca ma do wyboru dwie metody księgowania faktur korygujących. Może stosować przepisy przejściowe i księgować faktury korygujące na dotychczasowych zasadach lub skorzystać z rozwiązań wprowadzonych w ramach pakietu Slim VAT.

Faktura korygująca wystawiana przez sprzedawcę – przepisy przejściowe

Zgodnie z art. 13 ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw sprzedawca nie musi stosować nowych przepisów dotyczących księgowania faktury korygującej. Warunkiem jest, aby dokonał takiego ustalenia z nabywcą w formie pisemnej przed dniem wystawienia pierwszej faktury korygującej w 2021 roku.

Rezygnacja ze stosowania przepisów przejściowych, a więc księgowania faktur korygujących na dotychczasowych zasadach, jest możliwa po upływie 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym dokonano tego wyboru, pod warunkiem że zostanie to pisemnie potwierdzone z nabywcą. Nowe rozwiązania w zakresie rozliczania faktur korygujących „in minus” stosuje się do wszystkich faktur korygujących wystawionych począwszy od dnia następującego po dniu rezygnacji z wyboru stosowania rozwiązań dotychczasowych.
 

Przykład 1.

Pan Łukasz prowadzi hurtownię spożywczą i 1 stycznia 2021 roku podpisał ze swoimi klientami oświadczenie o stosowaniu przepisów przejściowych dotyczących wykazywania faktur korygujących. 2 stycznia 2021 roku wystawił firmie XYZ fakturę o wartości 10 000 zł. W warunkach umowy znajduje się zapis, że nabywca ma prawo do reklamacji zakupionego towaru w terminie 3 dni od zakupu. W związku z wadami sprzedanego towaru, które zostały wykryte następnego dnia po dostawie, firma XYZ zwróciła się z żądaniem wystawienia faktury korygującej. Pan Łukasz wystawił korektę 10 stycznia. Kiedy pan Łukasz może ująć korektę w ewidencjach?

Na skutek podpisanego oświadczenia o stosowaniu przepisów przejściowych dotyczących rozliczania faktur korygujących pan Łukasz musi uzyskać potwierdzenie otrzymania korekty przez firmę XYZ. Dopiero w dniu uzyskania takiego potwierdzenia będzie mógł ująć fakturę korygującą w rozliczeniach. Bez znaczenia są w tym momencie warunki umowy, na podstawie których pan Łukasz wystawił fakturę korygującą.

Przykład 2.

Pan Aleksander świadczy usługi informatyczne. 1 stycznia 2021 roku podpisał ze swoimi stałymi klientami oświadczenie o stosowaniu przepisów przejściowych dotyczących rozliczania faktur korygujących. Kontrahenci jednak zwlekają z mailowym potwierdzeniem odbioru korekty, w związku z czym pan Aleksander nie ma prawa do ujmowania faktur korygujących w rozliczeniach, a tym samym – do obniżenia podstawy opodatkowania. Czy możliwa jest dobrowolna rezygnacja z przepisów przejściowych i stosowanie udogodnień pakietu Slim VAT?

Tak, pan Aleksander będzie mógł skorzystać ze sposobu ujmowania faktur korygujących w dacie uzyskania dokumentacji potwierdzającej warunki wystawienia faktury korygującej, lecz dopiero po upływie 3 miesięcy od miesiąca, w którym zadeklarował stosowanie przepisów przejściowych, a więc od 1 kwietnia 2021 roku.

Slim VAT, czyli nowe zasady księgowania faktury korygującej od 2021 roku

Pakiet Slim VAT wprowadza modyfikacje w warunkach uprawniających do zaksięgowania faktury korygującej „in minus” przez sprzedawcę. Mianowicie zamiast potwierdzenia odbioru korekty przez nabywcę, tak jak dotychczas, od 2021 roku wymagane jest posiadanie dokumentacji potwierdzającej ustalenie z nabywcą warunków wystawienia faktury korygującej.

 

Art. 29a ust. 13 ustawy o VAT:

„(...) obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, dokonuje się za okres rozliczeniowy, w którym podatnik wystawił fakturę korygującą, pod warunkiem że z posiadanej przez tego podatnika dokumentacji wynika, że uzgodnił on z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług określone w fakturze korygującej oraz warunki te zostały spełnione, a faktura ta jest zgodna z posiadaną dokumentacją. W przypadku gdy w okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona faktura korygująca, podatnik nie posiada dokumentacji, o której mowa w zdaniu pierwszym, obniżenia podstawy opodatkowania dokonuje za okres rozliczeniowy, w którym dokumentację tę uzyskał”.

W uzasadnieniu do projektu nowelizacji ustawy o VAT zostały wskazane przykładowe formy takiej dokumentacji, a mianowicie są to dokumenty handlowe, w tym:

  • aneksy do umów;

  • korespondencja handlowa;

  • dowody zapłaty

– które potwierdzają, że obie strony transakcji (sprzedawca i nabywca) znają i akceptują nowe zmienione warunki transakcji. Co ważne, w dalszej części uzasadnienia projektu możemy przeczytać, że: „(...) przez uzgodnienie warunków transakcji rozumie się posiadanie dokumentów, z których to uzgodnienie wynika. Jeżeli podatnik w konkretnym przypadku nie dysponuje dokumentami innymi niż sama faktura korygująca, to wystawiona faktura korygująca również na gruncie wprowadzanych przepisów ustawy o VAT będzie dokumentem, z którego wynikają nowe warunki transakcji (w przypadku możliwości potwierdzenia, że faktura została dostarczona do nabywcy)”. Oznacza to, że posiadanie potwierdzenia odbioru faktury korygującej przez nabywcę również uprawnia do ujęcia faktury korygującej w ewidencjach.

Przykład 3.

Pani Emilia prowadzi salon kosmetyczny i stosuje nowe przepisy dotyczące rozliczania faktur korygujących. W okresie 2–15 stycznia 2021 roku wyświadczyła pakiet usług dla pracowników firmy XYZ, wystawiając z tego tytułu fakturę VAT. Z racji tego, że firma XYZ skorzystała z prowadzonej akcji promocyjnej i zadeklarowała korzystanie z usług pani Emilii w przyszłości, podpisując umowę o świadczenie usług, pani Emilia udzieliła firmie XYZ rabatu do wystawionej faktury. Faktura korygująca została wystawiona 25 stycznia, jednak do 25 lutego pani Emilia nie otrzymała potwierdzenia odbioru korekty. Kiedy powinna zostać ujęta w rozliczeniach faktura korygująca?

Podpisana przez firmę XYZ umowa z panią Emilią w ramach prowadzonej przez nią akcji promocyjnej stanowi dokumentację potwierdzającą warunki korekty. Oznacza to, że pani Emilia może ująć fakturę korygującą w rozliczeniach w dniu jej wystawienia bez względu na to, że nie otrzymała potwierdzenia jej odbioru przez firmę XYZ.

Faktura korygująca zwiększająca a obowiązek posiadania dodatkowej dokumentacji lub potwierdzenia odbioru

Dotychczas przepisy ustawy o VAT nie precyzowały, czy w przypadku podwyższenia podstawy opodatkowania podatnik również powinien posiadać potwierdzenie odbioru faktury korygującej, czy też nie. W praktyce gospodarczej przyjęło się, że taka korekta powinna zostać uwzględniona w deklaracji rozliczeniowej w miesiącu jej wystawienia, bez oczekiwania na potwierdzenie. Od 2021 roku kwestie te zostały uregulowane w art. 29a ust. 17 ustawy o VAT, zgodnie z którym faktura korygująca wystawiana przez sprzedawcę i mająca charakter „in plus”, czyli zwiększająca podstawę opodatkowania, powinna zostać ujęta w ewidencjach za okres rozliczeniowy, w którym zaistniała przyczyna zwiększenia podstawy opodatkowania. Ustawodawca nie uzależnił w tym przypadku obowiązku wykazania w rozliczeniu faktury korygującej „in plus” od posiadania dodatkowej dokumentacji lub potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę.

W związku z powyższym fakturę korygującą zwiększającą należy zaksięgować:

  • w okresie, w którym została wykazana faktura pierwotna – jeżeli przyczyną korekty jest błąd rachunkowy, oczywista pomyłka lub inne zdarzenie, które miało miejsce w momencie wystawiania faktury pierwotnej;

  • w okresie wystawienia faktury korygującej – jeżeli przyczyną korekty jest nowe zdarzenie, np. podwyższenie ceny na skutek nowych zdarzeń, których nie przewidziano w momencie wystawiania faktury pierwotnej.

Przykład 4.

Pani Danuta 31 stycznia 2021 roku sprzedała towary o wartości 10 000 zł na rzecz firmy ABC. Następnego dnia, czyli 1 lutego 2021 roku, nabywca zwrócił się do pani Danuty z prośbą o wystawienie faktury korygującej, ponieważ faktura została wystawiona na kwotę 1000 zł zamiast na 10 000 zł. W jakim okresie pani Danuta powinna zaksięgować fakturę korygującą, jeżeli sprzedaż i korekta ma miejsce na przełomie miesięcy?

W związku z tym, że korekta ma charakter zwiększający, a przyczyną jej wystawienia jest oczywista pomyłka, pani Danuta powinna ująć fakturę korygującą w okresie wystawienia faktury pierwotnej, czyli 31 stycznia 2021 roku.

Przykład 5.

Pan Piotr 15 stycznia 2021 rok sprzedał towary na rzecz firmy XYZ o wartości 1000 zł. W warunkach umowy została zawarta informacja, że pan Piotr udziela firmie dodatkowego rabatu w wysokości 10% sprzedaży, a firma XYZ w zamian za to będzie wykorzystywać zakupione towary na targach, które organizuje 1 lutego 2021 roku. W związku z tym pan Piotr wystawił fakturę sprzedaży na kwotę 900 zł. Okazało się, że nabywca nie wywiązał się z warunków zawartej umowy z panem Piotrem, na skutek czego 2 lutego 2021 pan Piotr wystawił fakturę korygującą na kwotę udzielonego wcześniej rabatu, czyli 100 zł. W jakim okresie pan Piotr powinien ująć fakturę korygującą w ewidencjach?

W związku z tym, że korekta została wystawiona na skutek nowego zdarzenia, powinna zostać ujęta „na bieżąco”, a więc w dniu jej wystawienia, czyli 2 lutego 2021 roku.

Kiedy dodatkowa dokumentacja i potwierdzenie odbioru nie są konieczne?

Warto zwrócić uwagę na fakt, że również w przypadku zmniejszenia podstawy opodatkowania występują sytuacje, w których podatnik nie musi posiadać dodatkowej dokumentacji będącej potwierdzeniem dokonanych z nabywcą uzgodnień. Uregulowania tej kwestii zostały zawarte w art. 29a ust. 15 ustawy o VAT, zgodnie z którym warunku posiadania przez podatnika dodatkowej dokumentacji nie stosuje się:

  • w eksporcie towarów i wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów;

  • w dostawie towarów i świadczeniu usług, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju;

  • w sprzedaży: energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, usług dystrybucji gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 24–37, 50 i 51 załącznika nr 3 do ustawy.

Faktura korygująca w systemie wFirma.pl

Użytkownicy systemu wFirma.pl mogą w prosty sposób wystawić fakturę korygującą do wystawionej w systemie faktury sprzedaży. W tym celu konieczne jest przejście do zakładki PRZYCHODY » SPRZEDAŻ, zaznaczenie faktury, którą należy skorygować, i wybranie MODYFIKUJ » KORYGUJ POZYCJE FAKTURY lub KORYGUJ DANE FORMALNE.Faktura korygująca - w jaki sposób wystawić?

– Korekta pozycji faktury umożliwia skorygowanie m.in. stawki podatku VAT, ilości i wartości, także danych kontrahenta;

– Korekta danych formalnych pozwala skorygować m.in. dane kontrahenta, numer faktury oraz daty wystawienia i sprzedaży.

Na podstawie wystawionej korekty odpowiednie pozycje są wykazywane w KPiR i VAT oraz zmniejszany lub zwiększany jest stan towarów na magazynie, jeśli korekta dotyczy zwiększenia lub zmniejszenia ilości.