Regulamin wystawiania faktur - czy jest konieczny?

Przedsiębiorcy, wystawiający swoim kontrahentom faktury, doskonale znają konieczność zapewnienia tym dokumentom autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności. Zalecenie takie zostało zawarte w par. 20a ust. 1 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług. Sprawdź, czy regulamin wystawiania faktur jest konieczny!

Wspomniany wyżej zapis, wprowadzony do rozporządzenia z dniem 1 stycznia 2013 r., dokładnie określa, jakie warunki przy wystawianiu faktur musi zapewnić podatnik. Jednakże w przepisie tym nie wyszczególniono dokładnie, jakie metody należy w tym celu zastosować.

Wnioskowanie takie nie jest jednak do końca poprawne. Zgodnie bowiem z par. 20a ust. 2 autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność fakturze można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych. Przez kontrolę taką należy rozumieć proces, w którym przedsiębiorca stwarza sobie pewien zasób wiedzy na temat kontrahenta, pewności co do niezmienionych danych na otrzymanej fakturze oraz tego, że dokument będzie czytelny od momentu wydania aż do zakończenia koniecznego okresu jego przechowywania.

Stworzenie regulaminu wystawiania faktur może być pewnym rodzajem kontroli biznesowych - jako zbiór zasad, dotyczących zapewnienia fakturom autentyczności, integralności i czytelności. Mimo to, taki sposób nie jest jedyną dozwoloną drogą - w tym przypadku od przedsiębiorcy zależne jest, w jaki sposób stworzy wiarygodne sposoby skontrolowania, czy wystawiona faktura rzeczywiście spełnia wszystkie niezbędne oczekiwania. Jako przykład można tu przytoczyć działania zagranicznych przedsiębiorców, którzy np. wymagają od nowego kontrahenta dowodu osobistego i informacji o wpisie do ewidencji gospodarczej, jako poświadczenia, że jest to rzeczywiście przedsiębiorca uprawniony do wystawienia dokumentu. Inną drogą audytu jest możliwość dopasowania do faktury dodatkowych dokumentów - np. zamówienia magazynowego, dowodu opłaty itp. Metodą na skontrolowanie integralności faktury jest także kontrola programu do fakturowania, wykorzystywanego w firmie - jeśli zapewnia on umieszczenie na dokumencie niezbędnych elementów, można założyć, że i wystawiane przez niego faktury nie będą wymagały zmian.

Jak więc widać, dróg do zapewnienia swoim fakturom podstawowych warunków jest sporo - nie kończą się one na konieczności wystawiania faktur. Wybór konkretnej metody należy do podatnika. W razie wątpliwości, można zwrócić się do właściwego urzędu skarbowego, w którym przedsiębiorca powinien uzyskać informacje na temat tego, czy przyjęta przez niego zasada zapewniania i sprawdzania autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury jest prawidłowa.