Rozliczenie kosztów podróży służbowej - wzór z omówieniem

Zdarza się, że zarówno przedsiębiorca, jak i jego pracownik zmuszeni są do odbycia podróży służbowej. Co ważne, część wydatków z nią związanych może być zaliczona do kosztów podatkowych. Wystarczy sporządzić rozliczenie kosztów podróży służbowej.

Zapisów, które dotyczą kosztów podróży służbowej, tak samo jak w przypadku diet właściciela i osób z nim współpracujących, dokonuje się na podstawie rozliczenia tych kosztów sporządzonego na dowodzie wewnętrznym- rozliczenie kosztów podróży służbowej.

Rozliczenie kosztów podróży służbowej - dane na dokumencie

Rozliczenie kosztów krajowej podróży służbowej powinno zawierać następujące dane:

  • imię i nazwisko osoby odbywającej podróż służbową, stanowisko pracownika;

  • cel podróży;

  • miejsce wyjazdu;

  • nazwa miejscowości docelowej;

  • liczba godzin i dni przebywania w podróży służbowej;

  • data i godzina wyjazdu oraz powrotu;

  • stawka i wartość przysługujących podróżującemu diet krajowych i/lub diet zagranicznych;

  • informacje o stosowanych podczas podróży środkach lokomocji;

  • suma poniesionych kosztów (w praktyce najlepiej z podziałem na koszty przejazdu wynikające bezpośrednio z dokumentów zakupowych, koszty przejazdu - ryczałt  lub koszty przejazdu -kilometrówka, jeżeli wyjazd dotyczy samego przedsiębiorcy, koszty noclegów wynikające bezpośrednio z dokumentów zakupowych, koszty noclegów - ryczałt  i inne).

Rozliczenie kosztów podróży służbowej powinno zawierać dokumenty, które potwierdzają poniesienie wydatku (np. rachunki, faktury). Jeżeli w przypadku konkretnego wyjazdu uzyskanie rachunku bądź faktury nie było możliwe, pracownik musi złożyć pisemne oświadczenie o wydatkach, których dokonał oraz o przyczynie braku ich udokumentowania.

Ważne!

Koszty, które nie wymagają udokumentowania fakturami czy rachunkami to:

  • koszty diet oraz

  • wydatki objęte ryczałtem.

Wyliczenie ryczałtu dla pracownika

W sytuacjach, kiedy pracodawca nie zapewni pracownikowi podstawowych świadczeń związanych z wyjazdem służbowym, przepisy mówią, że może ubiegać się o zwrot poniesionych przez siebie wydatków. Oczywiście kwota zwrotu jest limitowana postanowieniami ustawy.

Ryczałt za nocleg

Ryczałt za nocleg przysługuje w następujących sytuacjach:

  • pracodawca nie zapewnił pracownikowi noclegu,

  • pracownik nie przedłożył dokumentów dokumentujących wydatek.

Ryczałt za jeden nocleg wynosi odpowiednio:

  • podróż krajowa - 150% diety krajowej - 45 złotych,

  • podróż zagraniczna - wysokość ryczałtu zależna od limitu hotelowego danego kraju.

Uwaga!

Ryczałt przysługuje pracownikowi, jeżeli odbywał podróż służbową w porze nocnej, pomiędzy godzinami 21 a 7 rano, natomiast nocleg nie trwał w tym czasie krócej niż 6 godzin.

Ryczałt za przejazdy komunikacją miejską

W tej sytuacji ryczałt za każdą dobę spędzoną w podróży służbowej wynosi:

  • w podróży krajowej - 20% diety krajowej - 6 złotych,

  • w podróży zagranicznej - 10% diety zagranicznej.

Ważne!

Ryczałt na przejazdy miejscowe nie przysługuje w następujących sytuacjach:

  • pracownik odbywa podróż służbowym lub prywatnym pojazdem samochodowym, motocyklem lub motorowerem;

  • jeżeli w danej miejscowości nie funkcjonuje komunikacja miejscowa;

  • pracownik ma zapewnione bezpłatne dojazdy;

  • pracownik nie ponosi kosztów związanych z przejazdami komunikacją miejską;

  • pracodawca na wniosek pracownika zgodził się udokumentowane (biletem, fakturą) pokryć ze środków firmowych.

Ryczałt za wyjazd prywatnym samochodem

Zwrot kosztów na podstawie ryczałtu samochodowego oblicza się w następujący sposób:

ilość rzeczywiście przejechanych w celach służbowych kilometrów x ustawowa stawka za 1 km

Kwota wynikająca z ryczałtu samochodowego może stanowić koszt uzyskania przychodu pracodawcy.

Zwrot wydatków na podróż służbową - limity

Przedsiębiorca, który zatrudnia pracowników, może zawrzeć w regulaminie firmy indywidualne stawki diet i ryczałtów. Jednak nawet w tym przypadku stawki nie mogą być niższe niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, którą podają przepisy rozporządzenia MPiPS  wykonawczego do ustawy.

Pracodawca może także ustalić wyższe limity niż w przepisach. Jednak w tej sytuacji musi pamiętać, że nadwyżka zwróconych pracownikowi wydatków związanych z podróżą służbową nie będzie stanowiła dla firmy kosztów podatkowych.

Uzasadnienie poniesionego kosztu w podróży służbowej

Co ważne, wszyscy przedsiębiorcy powinni zdawać sobie sprawę z kontroli, które sprawdzą konieczność uzasadnienia delegacji. Dlatego też najlepiej jest z rozliczeniem delegacji przechowywać jej dowody, potwierdzające wyjazd w celach służbowych.

Dokumenty, które mogą służyć jako dowody księgowe:

  • bilety z datą i godziną przejazdu,

  • faktury za nocleg,

  • korespondencja z klientem czy kontrahentem dotycząca wyjazdu,

  • foldery lub umowy podpisane w czasie delegacji.

Podróż służbowa - data rozliczenia

Przedsiębiorca, co do zasady ma 14 dni na rozliczenie podróży służbowej od czasu jej zakończenia. Dotyczy to także pracownika.

Do pobrania:

pdf
rozliczenie-kosztow-krajowej-podrozy-sluzbowej---wzor-z-omow(...).pdf druk do ręcznego wypełnienia
doc
rozliczenie-kosztow-krajowej-podrozy-sluzbowej---wzor-z-omow(...).doc edytowanie, wydrukowanie, zapisywanie