Poradnik Przedsiębiorcy

Rozliczenie kosztów paliwa samochodu osobowego w firmie

Sposób rozliczania kosztów związanych z samochodem osobowym w firmie zależy od sposobu jego użytkowania, bowiem pojazd ten może być rozliczany po uprzednim wprowadzeniu go do ewidencji środków trwałych, lub podatnik może wykorzystywać prywatny samochód na potrzeby firmy, jak również pojazd może być nabyty na podstawie umowy najmu lub leasingu. W każdym z tych przypadków rozliczenie kosztów paliwa samochodu osobowego może nieco się różnić pod względem podatku dochodowego oraz VAT. Sprawdźmy, jak poprawnie rozliczyć wydatki na paliwo w kosztach firmowych.

Odliczenie VAT od wydatków związanych z użytkowaniem samochodu osobowego

W sytuacji gdy w firmie użytkowany jest samochód osobowy, należy zwrócić szczególną uwagę na przepisy w zakresie odliczenia podatku VAT zarówno od jego nabycia, jak i od wydatków eksploatacyjnych.

100% odliczenie VAT od wydatków poniesionych na samochód osobowy

Przedsiębiorca będący czynnym podatnikiem VAT ma prawo do pełnego odliczenia VAT od nabycia samochodu osobowego oraz wydatków związanych z jego użytkowaniem, pod warunkiem, że samochód będzie użytkowany wyłącznie do celów firmowych. Użytek ten musi zostać odpowiednio potwierdzony, co wynika z przepisów ustawy o VAT. Podatnik w takiej sytuacji musi:

50% odliczenie VAT od wydatków poniesionych na samochód osobowy

Natomiast w sytuacji gdy przedsiębiorca chce uniknąć zbędnej papierologii (o której mowa powyżej) lub przewiduje prawdopodobieństwo użytku prywatnego, powinien zdecydować się na 50% odliczenie VAT. Wówczas tego sposobu odliczenia nie musi w żaden sposób zgłaszać w urzędzie oraz, co ważne, nie musi prowadzić żadnych dodatkowych ewidencji. Podatnik w takiej sytuacji może odliczyć 50%, natomiast do kosztów zakwalifikować wartość netto z faktury oraz 50% nieodliczonego podatku VAT.

Rozliczenie kosztów paliwa samochodu osobowego będącego środkiem trwałym firmy

W sytuacji gdy samochód osobowy:

  • stanowi własność lub współwłasność podatnika,
  • jest kompletny i zdatny do użytku,
  • będzie użytkowany na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddany do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu,
  • o przewidywanym okresie użytkowania dłuższym niż 1 rok,
  • o wartości początkowej przekraczającej 10.000 zł (wartość zwiększona od 1 stycznia 2018 r. z kwoty 3.500 zł),

- należy zakwalifikować go jako środek trwały firmy, wprowadzając go do kartoteki środków trwałych i amortyzując w czasie.

Wówczas rozliczenie kosztów paliwa i innych wydatków eksploatacyjnych samochodu osobowegowykorzystywanego zarówno prywatnie jak i służbowo podlega ujęciu w kolumnie 13 KPIR w 75% ich wartości.

Wartość ta wynika bowiem z nowelizacji ustawy o PIT, która wprowadza do art. 23 ust. 1 punkt 46a, który wskazuje, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów, 25% poniesionych wydatków, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu kosztów używania samochodu osobowego, innego niż określony w pkt 46, na potrzeby prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej – jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika.

Aby móc odliczać 100% kosztów od wydatków związanych z samochodem będącym środkiem trwałym w firmie przedsiębiorca powinien wykluczyć użytek prywatny samochodu oraz prowadzić szczegółową ewidencje pojazdu - jedną dla podatku VAT i podatku dochodowego.

Należy pamiętać,iż poniesione wydatki obejmują także podatek od towarów i usług, w wysokości jakiej wskazane zostało wykorzystywanie pojazdu w firmie (odliczenie VAT 50% lub 100%)

Leasing a rozliczenie kosztów paliwa samochodu osobowego w firmie

W przypadku samochodów osobowych w leasingu rozliczenie kosztów paliwa następuje bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodów w 75% ich wartości w przypadku gdy pojazd użytkowany jest zarówno na potrzeby firmy jak i do celów prywatnych.

W przypadku pojazdu firmowego istnieje możliwość ujęcia w kosztach 100% wartości wydatku eksploatacyjnego, pod warunkiem użytkowania danego samochodu jedynie na potrzeby prowadzonej działalność gospodarczej. Ponadto czynni podatnicy VAT zobowiązani są tutaj do prowadzenia kilometrówki oraz zgłoszenia danego pojazdu na druku VAT-26

Rozliczenie kosztów paliwa prywatnego samochodu osobowego w działalności gospodarczej

Jak wynika z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy PIT : nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków z tytułu kosztów używania, stanowiącego własność podatnika prowadzącego działalność gospodarczą, samochodu osobowego niebędącego składnikiem majątku, o którym mowa w art. 14 ust. 2 pkt 1, oraz składek na ubezpieczenie takiego samochodu; te wydatki i składki w wysokości 20% stanowią jednak koszty uzyskania przychodów pod warunkiem, że samochód ten jest wykorzystywany również do celów związanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika.

Nowelizacja ustawy o PIT od 01.01.2019 zdejmuje z podatników wykorzystujących w działalności gospodarczej prywatny samochód osobowy obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów dla celów podatku dochodowego. Od tego dnia bowiem rozliczenie kosztów paliwa prywatnego samochodu osobowego przedsiębiorcy jest możliwe w wysokości 20% wartości wydatku, niezależnie od ilości przejechanych kilometrów w ramach działalności.

Wydatki związane z eksploatacją (paliwo, przeglądy, ubezpieczenie czy części samochodowe) pojazdu prywatnego będą zaliczane do kosztów w wysokości 20% poniesionych wydatków.

Rozliczenie kosztów paliwa samochodu osobowego w systemie wfirma.pl

System wfirma.pl umożliwia poprawne rozliczenie kosztów paliwa samochodu osobowego w firmie zarówno w przypadku samochodów:

  • będących środkiem trwałym,
  • używanych w oparciu o umowę leasingu,
  • prywatnych samochodów wykorzystywanych również na potrzeby firmy.

Informacje o tym, jak poprawnie wprowadzić pojazd do systemu, w zależności od sposobu jego użytkowania, znajdują się w artykule: Dodawanie pojazdu do systemu.

Zaksięgowanie faktury za zakup paliwa w systemie wfirma.pl następuje przez zakładkę: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT/ FAKTURA (bez VAT), gdzie należy oznaczyć rodzaj wydatku jako ZAKUP PALIWA DO POJAZDU. Co ważne, wydatek należy przypisać do odpowiedniego pojazdu, wówczas system automatycznie dokona odpowiedniego księgowania zarówno na gruncie podatku PIT, jak i VAT.

rozliczenie kosztów paliwa