Poradnik Przedsiębiorcy

Rozliczenie kosztów paliwa samochodu osobowego w firmie

Sposób rozliczania kosztów związanych z samochodem osobowym w firmie zależy od sposobu jego użytkowania, bowiem pojazd ten może być rozliczany po uprzednim wprowadzeniu go do ewidencji środków trwałych lub na podstawie kilometrówki prowadzonej dla celów podatku dochodowego, jak również na podstawie umowy najmu lub leasingu. W każdym z tych przypadków rozliczenie kosztów paliwa samochodu osobowego może nieco się różnić pod względem podatku dochodowego oraz VAT. Sprawdźmy, jak poprawnie rozliczyć wydatki na paliwo w kosztach firmowych.

Odliczenie VAT od wydatków związanych z użytkowaniem samochodu osobowego

W sytuacji gdy w firmie użytkowany jest samochód osobowy, należy zwrócić szczególną uwagę na przepisy w zakresie odliczenia podatku VAT zarówno od jego nabycia, jak i od wydatków eksploatacyjnych.

100% odliczenie VAT od wydatków na samochód osobowy

Przedsiębiorca będący czynnym podatnikiem VAT ma prawo do pełnego odliczenia VAT od nabycia samochodu osobowego oraz wydatków związanych z jego użytkowaniem, pod warunkiem, że samochód będzie użytkowany wyłącznie do celów firmowych. Użytek ten musi zostać odpowiednio potwierdzony, co wynika z przepisów ustawy o VAT. Podatnik w takiej sytuacji musi:

  • zgłosić użytek samochodu osobowego w urzędzie skarbowym na druku VAT-26,

  • prowadzić kilometrówkę dla celów podatku VAT,

  • wprowadzić regulamin użytkowania samochodu w firmie.

50% odliczenie VAT od wydatków na pojazd osobowy

Natomiast w sytuacji gdy przedsiębiorca chce uniknąć zbędnej papierologii (o której mowa powyżej) lub przewiduje prawdopodobieństwo użytku prywatnego, powinien zdecydować się na 50% odliczenie VAT. Wówczas tego sposobu odliczenia nie musi w żaden sposób zgłaszać w urzędzie oraz, co ważne, nie musi prowadzić żadnych dodatkowych ewidencji. Podatnik w takiej sytuacji może odliczyć 50%, natomiast do kosztów zakwalifikować wartość netto z faktury oraz 50% nieodliczonego podatku VAT.

Rozliczenie kosztów paliwa samochodu osobowego będącego środkiem trwałym firmy

W sytuacji gdy samochód osobowy:

  • stanowi własność lub współwłasność podatnika,

  • jest kompletny i zdatny do użytku,

  • będzie użytkowany na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddany do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu,

  • o przewidywanym okresie użytkowania dłuższym niż 1 rok,

  • o wartości początkowej przekraczającej 10.000 zł (wartość zwiększona od 1 stycznia 2018 r. z kwoty 3.500 zł),

- należy zakwalifikować go jako środek trwały firmy, wprowadzając go do kartoteki środków trwałych i amortyzując w czasie.

Wówczas rozliczenie kosztów paliwa samochodu osobowego, jak również innych wydatków eksploatacyjnych podlega bezpośredniemu wykazaniu w kosztach uzyskania przychodów.

Leasing a rozliczenie kosztów paliwa samochodu osobowego w firmie

W przypadku samochodów osobowych w leasingu rozliczenie kosztów paliwa następuje bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodów - tak jak w przypadku samochodów będących środkami trwałymi. Co ważne, biorąc samochód w leasing, przedsiębiorca nie ma obowiązku prowadzenia kilometrówki w celu rozliczenia bieżących kosztów eksploatacji.

Rozliczenie kosztów paliwa prywatnego samochodu osobowego w działalności gospodarczej

Jak wynika z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT kosztem uzyskania przychodów nie są wydatki z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Tak więc reasumując, rozliczenie kosztów paliwa prywatnego samochodu osobowego jest możliwe, ale jedynie do limitu kilometrówki.

Ważne!

Kilometrówkę należy prowadzić przy użytku prywatnego samochodu osobowego, ale również w przypadku samochodów osobowych używanych na podstawie:

  • umowy najmu krótkoterminowego,

  • umowy użyczenia,

  • umowy dzierżawy,

oraz dla np. samochodów zastępczych.

Ewidencja przebiegu pojazdu (kilometrówka) powinna zawierać co najmniej następujące dane:

  • nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,

  • numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,

  • kolejny numer wpisu,

  • datę i cel wyjazdu,

  • opis trasy (skąd – dokąd),

  • liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,

  • stawkę za jeden kilometr przebiegu,

  • kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu,

  • podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.