0 0
dni
0 0
godz
0 0
min
0 0
sek

Rozliczenie kosztów paliwa samochodu osobowego w firmie

Nasz ekspert:
Artykuły autora

Wielkość tekstu:

Sposób rozliczania kosztów związanych z samochodem osobowym w firmie zależy od sposobu jego użytkowania, bowiem pojazd ten może być rozliczany po uprzednim wprowadzeniu go do ewidencji środków trwałych, lub podatnik może wykorzystywać prywatny samochód na potrzeby firmy, jak również pojazd może być nabyty na podstawie umowy najmu lub leasingu. W każdym z tych przypadków rozliczenie kosztów paliwa samochodu osobowego może nieco się różnić pod względem podatku dochodowego oraz VAT. Sprawdźmy, jak poprawnie rozliczyć wydatki na paliwo w kosztach firmowych.

Odliczenie VAT od wydatków związanych z użytkowaniem samochodu osobowego

W sytuacji gdy w firmie użytkowany jest samochód osobowy, należy zwrócić szczególną uwagę na przepisy w zakresie odliczenia podatku VAT zarówno od jego nabycia, jak i od wydatków eksploatacyjnych.

100% odliczenie VAT od wydatków poniesionych na samochód osobowy

Przedsiębiorca będący czynnym podatnikiem VAT ma prawo do pełnego odliczenia VAT od nabycia samochodu osobowego oraz wydatków związanych z jego użytkowaniem, pod warunkiem, że samochód będzie użytkowany wyłącznie do celów firmowych. Użytek ten musi zostać odpowiednio potwierdzony, co wynika z przepisów ustawy o VAT. Podatnik w takiej sytuacji musi:

  • zgłosić użytek samochodu osobowego w urzędzie skarbowym na druku VAT-26,
  • prowadzić kilometrówkę, która zawiera dane takie jak:
    • numer rejestracyjny pojazdu samochodowego;

    • dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;

    • stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;

    • wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący:

      • kolejny numer wpisu
      • datę i cel wyjazdu,
      • opis trasy (skąd - dokąd),
      • liczbę przejechanych kilometrów,
      • imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem,

- potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem;

    • liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.
  • wprowadzić regulamin użytkowania samochodu w firmie.

50% odliczenie VAT od wydatków poniesionych na samochód osobowy

Natomiast w sytuacji gdy przedsiębiorca chce uniknąć zbędnej papierologii (o której mowa powyżej) lub przewiduje prawdopodobieństwo użytku prywatnego, powinien zdecydować się na 50% odliczenie VAT. Wówczas tego sposobu odliczenia nie musi w żaden sposób zgłaszać w urzędzie oraz, co ważne, nie musi prowadzić żadnych dodatkowych ewidencji. Podatnik w takiej sytuacji może odliczyć 50%, natomiast do kosztów zakwalifikować 75% wartości netto z faktury powiększonej o 50% nieodliczonego podatku VAT.

Rozliczenie kosztów paliwa samochodu osobowego będącego środkiem trwałym firmy

W sytuacji gdy samochód osobowy:

  • stanowi własność lub współwłasność podatnika,
  • jest kompletny i zdatny do użytku,
  • będzie użytkowany na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddany do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu,
  • o przewidywanym okresie użytkowania dłuższym niż 1 rok,
  • o wartości początkowej przekraczającej 10 000 zł,

- należy zakwalifikować go jako środek trwały firmy, wprowadzając go do kartoteki środków trwałych i amortyzując w czasie.

Wówczas rozliczenie kosztów paliwa i innych wydatków eksploatacyjnych samochodu osobowego wykorzystywanego zarówno prywatnie jak i służbowo podlega ujęciu w kolumnie 13 KPiR w 75% ich wartości.

Wartość ta wynika bowiem z art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o PIT, który wskazuje, że "nie uważa się za koszty uzyskania przychodów, 25% poniesionych wydatków, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu kosztów używania samochodu osobowego, innego niż określony w pkt 46, na potrzeby prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej – jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika."

Aby móc odliczać 100% kosztów od wydatków związanych z samochodem będącym środkiem trwałym w firmie przedsiębiorca powinien wykluczyć użytek prywatny samochodu oraz prowadzić szczegółową ewidencje pojazdu - jedną dla podatku VAT i podatku dochodowego.

Leasing a rozliczenie kosztów paliwa samochodu osobowego w firmie

W przypadku samochodów osobowych w leasingu rozliczenie kosztów paliwa następuje bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodów w 75% ich wartości w przypadku gdy pojazd użytkowany jest zarówno na potrzeby firmy jak i do celów prywatnych.

W przypadku pojazdu firmowego istnieje możliwość ujęcia w kosztach 100% wartości wydatku eksploatacyjnego, pod warunkiem użytkowania danego samochodu jedynie na potrzeby prowadzonej działalność gospodarczej. Ponadto czynni podatnicy VAT zobowiązani są tutaj do prowadzenia kilometrówki dla celów VAT oraz zgłoszenia danego pojazdu w urzędzie na druku VAT-26.

Szczegółowe omówienie zmian w rozliczaniu kosztów leasingowanych samochodów osobowych znajduje się w artykule: Leasing samochodu osobowego - kompendium wiedzy

Rozliczenie kosztów paliwa prywatnego samochodu osobowego w działalności gospodarczej

Jak wynika z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy PIT "nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków z tytułu kosztów używania, stanowiącego własność podatnika prowadzącego działalność gospodarczą, samochodu osobowego niebędącego składnikiem majątku, o którym mowa w art. 14 ust. 2 pkt 1, oraz składek na ubezpieczenie takiego samochodu; te wydatki i składki w wysokości 20% stanowią jednak koszty uzyskania przychodów pod warunkiem, że samochód ten jest wykorzystywany również do celów związanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika."

Podatnicy wykorzystujący w działalności gospodarczej prywatny samochód osobowy nie mają obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów dla celów podatku dochodowego. Rozliczenie kosztów paliwa prywatnego samochodu osobowego przedsiębiorcy jest możliwe w wysokości 20% wartości wydatku, niezależnie od ilości przejechanych kilometrów w ramach działalności.

Wydatki związane z eksploatacją (paliwo, przeglądy, ubezpieczenie czy części samochodowe) pojazdu prywatnego są zaliczane do kosztów w wysokości 20% poniesionych wydatków co zostało szczegółowo omówione w artykule: Likwidacja kilometrówki dla samochodów prywatnych.

Jak zaksięgować VAT od paliwa i ująć koszt w KPiR w systemie wFirma.pl?

System wFirma.pl umożliwia poprawne rozliczenie kosztów paliwa samochodu osobowego w firmie zarówno w przypadku samochodów:

  • będących środkiem trwałym,
  • używanych w oparciu o umowę leasingu,
  • prywatnych samochodów wykorzystywanych również na potrzeby firmy.

Informacje o tym, jak poprawnie wprowadzić pojazd do systemu, w zależności od sposobu jego użytkowania, znajdują się w artykule: Dodawanie pojazdu do systemu.

Zaksięgowanie faktury za zakup paliwa w systemie wfirma.pl następuje przez zakładkę: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT/ FAKTURA (bez VAT), gdzie należy oznaczyć rodzaj wydatku jako ZAKUP PALIWA DO POJAZDU. Co ważne, wydatek należy przypisać do odpowiedniego pojazdu, wówczas system automatycznie dokona odpowiedniego księgowania zarówno na gruncie podatku PIT, jak i VAT zgodnie z obowiązującymi limitami.

rozliczenie kosztów paliwa

Artykuły
Brak wyników.
Więcej artykułów
Wzory
Brak wyników.
Więcej wzorów