W przypadku prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów przedsiębiorca, kupując materiały podstawowe oraz towary handlowe w innej dacie niż wystawienie faktury dokumentującej ich zakup, ma do rozwiązania problem: z jaką datą zaliczyć koszt do KPiR?
Zakupione towary handlowe oraz materiały a data ujęcia w KPiR
Zgodnie z Ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych z dnia 26 lipca 1991 r. (art. 22 ust. 6b) w przypadku osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich wykonujących działalność gospodarczą za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się datę wystawienia faktury bądź innego dowodu w sytuacji braku faktury.
Dostawa towaru oraz materiału nastąpiła wcześniej niż otrzymano dokument
Może zdarzyć się tak, że materiał lub towar handlowy został dostarczony do firmy przed otrzymaniem faktury, wtedy zgodnie z treścią § 16 ust. 2 rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR należy sporządzić szczegółowy opis otrzymanego materiału lub towaru handlowego. Opis ten powinien zawierać m.in. takie informacje jak:
- imię, nazwisko (firmę),
- adres dostawcy,
- ilość i rodzaj oraz cenę jednostkową i wartość materiału lub towaru handlowego.
Towary handlowe i materiały, które zostały dostarczone do firmy przed datą wystawienia faktury, co do zasady powinny zatem być wpisane do podatkowej księgi przychodów i rozchodów na podstawie opisu lub specyfikacji - pod datą ich otrzymania. Zarówno opis, jak i specyfikacja muszą być potwierdzone datą i podpisem osoby, która przyjęła towar, oraz przechowywane jako dowód zakupu, a następnie połączone z nadesłaną fakturą.
Zdarzają się bowiem sytuacje, gdy między sporządzonym opisem a otrzymaną później niż dostawa towaru fakturą mogą wystąpić różnice. W takim przypadku należy w dniu otrzymania faktury wpisać do księgi ewentualną różnicę w stosunku do wartości podanej w fakturze. Ponadto zgodnie z treścią § 16 ust. 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR w przypadku gdy przedsiębiorca otrzymał towar handlowy lub materiał oraz fakturę w ciągu tego samego miesiąca, zapisów w KPiR należy dokonać na podstawie faktury. Przepis ten ma zastosowanie w sytuacji, gdy podatkową księgę przychodów i rozchodów prowadzi biuro rachunkowe.
Zakup towarów handlowych oraz materiałów ujęty w KPiR w dacie wystawienia faktury wcześniejszej niż data otrzymania towaru
Sytuacja będzie wyglądać inaczej w przypadku, gdy podatnik otrzyma w pierwszej kolejności fakturę lub dowód zakupu, a dopiero później towar handlowy lub materiał. W rezultacie datą poniesienia kosztu uzyskania przychodu będzie data wystawienia faktury. Powyższe skutkuje zatem koniecznością wpisania w kolumnie 2 podatkowej księgi przychodów i rozchodów "Data zdarzenia gospodarczego" datę wystawienia faktury, natomiast w kolumnie 10 "Zakup towarów handlowych i materiałów" kwotę z otrzymanej faktury. Podsumowując wyżej przedstawioną sytuację, podatnik prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów wydatki poniesione na zakup towaru musi ujmować w KPiR w miesiącu, w którym została wystawiona faktura, a nie w miesiącu, w którym otrzymano ten towar.
Niezewidencjonowanie kosztów zakupu towarów handlowych oraz materiałów w KPiR
U podatników prowadzących księgi przychodów i rozchodów za dochód z działalności uznaje się różnicę pomiędzy przychodami a kosztami ich uzyskania, powiększoną lub pomniejszoną o różnicę pomiędzy wartością remanentu końcowego i początkowego towarów handlowych i materiałów (mowa o tym w Ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych art. 24, ust. 2). W związku z powyższym niezewidencjonowanie wydatków związanych z zakupem towarów oraz materiałów powoduje zaniżenie kosztów uzyskania przychodów, co prowadzi do uznania KPiR za nierzetelną.
