Zmiany w przepisach ustawy o VAT – w związku z wejściem w życie obowiązkowego systemu KSeF – obejmują również regulowanie należności wynikających z e-faktur. Podatnicy będą mieli obowiązek podawać numer KSeF w płatnościach. W naszym dzisiejszym artykule przyjrzymy się bliżej temu obowiązkowi.
Numer KSeF w płatnościach - czy jest obowiązek jego podania?
W pierwszej kolejności wskażmy, że zgodnie z art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy w każdym przypadku, gdy:
- stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca, oraz
- jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15 000 zł lub równowartość tej kwoty, przy czym transakcje w walutach obcych przelicza się na zł według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.
Powyższy przepis ustanawia obowiązek regulowania należności pomiędzy przedsiębiorcami za pośrednictwem rachunku płatniczego. Zawsze w przypadku gdy stronami transakcji są przedsiębiorcy, zapłata musi nastąpić za pośrednictwem rachunku bankowego przedsiębiorcy. Wymóg ten ma istotne znaczenie, ponieważ w przypadku dokonywania płatności przelewem należy wskazać przyczynę zapłaty.
Natomiast, jeżeli chodzi o przepisy dotyczące KSeF, to jak podaje nowo dodany art. 108g ustawy o VAT, nabywca towaru lub usługi zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, dokonujący płatności za e-faktury na rzecz innego podatnika zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny, za pośrednictwem usługi polecenia zapłaty lub polecenia przelewu, lub innego instrumentu płatniczego jest obowiązany do podania numeru identyfikującego te faktury w Krajowym Systemie e-Faktur lub identyfikatora zbiorczego nadanego przez Krajowy System e-Faktur. Obowiązek ten dotyczy również podatnika innego niż nabywca towaru lub usługi, dokonującego płatności za faktury wystawione na rzecz tego nabywcy.
Przede wszystkim zauważmy, że ww. obowiązek został nałożony na podatnika VAT czynnego, który nabywa towary lub usługi od innego podatnika VAT czynnego. Status podatkowy jest ustalany na podstawie wykazu określonego w art. 96b ustawy o VAT (tzw. biała lista podatników VAT) na dzień dokonywania płatności.
W rezultacie obowiązek stosowania oznaczenia płatności numerem KSeF nie wystąpi, jeżeli choć jedna strona transakcji będzie podatnikiem zwolnionym z VAT. W tym miejscu warto przypomnieć, że od 1 stycznia 2025 roku również podatnicy zwolnieni z VAT będą mieli obowiązek wystawiania e-faktur poprzez KSeF.
Kolejny wyjątek został określony w art. 108g ust. 3 ustawy o VAT. Przepis ten wskazuje, że obowiązek oznaczania faktur numerem KSeF nie będzie występował, jeżeli nabywca towaru lub usługi będzie opłacał faktury wystawione w okresie niedostępności KSeF niewprowadzone do KSeF w związku z zamieszczonymi komunikatami o okresie trwania awarii.
Jak możemy przeczytać w uzasadnieniu do projektu ustawy, proponowane rozwiązanie ma na celu przeciwdziałać zatorom płatniczym. Dodatkowo może też mieć wpływ na usprawnienie procesów analitycznych Szefa KAS.
Rozwiązanie to przyczyni się do zwiększenia poprawności dokonywania płatności pomiędzy podmiotami w systemach księgowych, a tym samym wpłynie też pośrednio na ograniczenie konieczności wzywania przedsiębiorców (w przypadku rachunków prowadzonych do działalności gospodarczej) do przedstawienia dodatkowych informacji o rozliczeniach. Dane te na podstawie raportowania w systemie STIR będą dostępne w systemach teleinformatycznych Szefa KAS.
Podkreśla się, że przepisy będą stosowane w zakresie, w jakim przedsiębiorcy dysponują rachunkami wykorzystywanymi w prowadzonej działalności gospodarczej. Dodatkowo przepis nie nakłada obowiązku otwierania nowych rachunków na terytorium kraju w przypadku korzystania przez niektórych podatników z rachunków w zagranicznych bankach.
Bardzo istotną informacją jest fakt, że zgodnie z art. 17 ustawy nowelizującej i wprowadzającej obligatoryjny KSeF art. 108g ustawy o VAT stosuje się do płatności dokonanych od 1 stycznia 2025 roku.
Mechanizm podzielonej płatności a numer KSeF w płatnościach
Chociaż powszechny obowiązek oznaczania należności numerem KSeF wejdzie w życie od 1 stycznia 2025 roku, to jednak należy zauważyć, że w pewnym zakresie taki obowiązek pojawi się już od 1 lipca 2024 roku. Chodzi bowiem o uregulowanie należności w mechanizmie podzielonej płatności.
Przypomnijmy, że zastosowanie mechanizmu podzielonej płatności polega na tym, że:
- zapłata kwoty odpowiadającej całości albo części kwoty podatku wynikającej z otrzymanej faktury jest dokonywana na rachunek VAT;
- zapłata całości albo części kwoty odpowiadającej wartości sprzedaży netto wynikającej z otrzymanej faktury jest dokonywana na rachunek bankowy albo na rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, dla których jest prowadzony rachunek VAT, albo jest rozliczana w inny sposób.
Zgodnie zaś z art. 108a ust. 3 ustawy o VAT – w brzmieniu obowiązującym od 1 lipca 2024 roku – zapłata z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności dokonywana jest w złotych polskich przy użyciu komunikatu przelewu udostępnionego przez bank lub spółdzielczą kasę oszczędnościowo-kredytową, przeznaczonego do dokonywania płatności w mechanizmie podzielonej płatności, w którym podatnik wskazuje:
- kwotę odpowiadającą całości albo części kwoty podatku wynikającej z faktury, która ma zostać zapłacona w mechanizmie podzielonej płatności;
- kwotę odpowiadającą całości albo części wartości sprzedaży brutto;
- numer faktury, w związku z którą dokonywana jest płatność, a w przypadku faktury ustrukturyzowanej – numer identyfikujący tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur;
- numer, za którego pomocą dostawca towaru lub usługodawca jest zidentyfikowany na potrzeby podatku.
W rezultacie, jeżeli po 1 lipca 2024 roku dojdzie do regulowania należności w ramach mechanizmu podzielonej płatności, to w komunikacie przelewu należy wskazać numer identyfikujący fakturę KSeF.
Zapłata w mechanizmie podzielonej płatności może mieć też charakter zbiorczy. W przypadku wystawienia na rzecz podatnika przez 1 dostawcę lub usługodawcę w okresie nie krótszym niż 1 dzień i nie dłuższym niż 1 miesiąc więcej niż 1 faktury zapłata z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności może dotyczyć więcej niż 1 faktury. W takim przypadku w komunikacie przelewu wpisuje się identyfikator zbiorczy nadawany przez Krajowy System e-Faktur.
Przypomnijmy, że w ramach systemu KSeF możliwe będzie przydzielanie identyfikatora zbiorczego dla co najmniej 2 e-faktur wystawianych przez podatnika dla 1 odbiorcy (art. 106nd ust. 2 pkt 8a ustawy o VAT).
Z uwagi na fakt, że w przeważającej większości przypadków obowiązek oznaczania numerem KSeF płatności wejdzie w życie od 1 stycznia 2025 roku zarówno przedsiębiorcy, jak i banki mają czas na dostosowanie swoich systemów do nowego wymogu.
Polecamy:
