Rzetelność i niewadliwość KPiR

Przedsiębiorcy, którzy opodatkowują swój dochód zgodnie z zasadami ogólnymi (tzn. wg skali podatkowej) lub podatkiem liniowym, zobowiązani są do prowadzenia specjalnej ewidencji, która pozwoli im ustalić podstawę do obliczenia daniny dla urzędu skarbowego. W zależności od wybranej formy działalności oraz formy rozliczeń w takim wypadku księgowość firmy prowadzona jest w oparciu na księgach rachunkowych lub podatkowej księdze przychodów i rozchodów (KPiR). Bez względu na to, która ewidencja jest tą właściwą, musi być ona prowadzona zgodnie z zasadami określonymi w przepisach podatkowych. Do najważniejszych z nich należą rzetelność i niewadliwość prowadzonych ksiąg.

Zasady prowadzenia KPiR

Jeżeli podatnik jest zobowiązany do prowadzenia księgowości firmy w oparciu na KPiR, właściwym aktem prawnym, w którym powinien poszukiwać wskazówek w tej kwestii, jest Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Można w nim znaleźć m.in. informacje na temat tego, jak dokonywać zapisów w ewidencji, co powinna ona zawierać, jak należy ją broszurować i numerować. Co ważne, inne zasady dotyczą rolników i podatników niebędących rolnikami w rozumieniu par. 2 ust. 2 wskazanego wyżej rozporządzenia.

Zasady prowadzenia KPiR - rzetelność i niewadliwość

W par. 11 rozporządzenia w sprawie KPiR znajduje się zapis mówiący o tym, że ewidencja ta powinna być prowadzona w sposób rzetelny i niewadliwy. Co to dokładnie oznacza? Otóż podatkową księgę przychodów i rozchodów uznaje się za niewadliwą, jeżeli dokonywane w niej zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. W przepisach (par. 11 ust. 4 rozporządzenia) określono wiele odstępstw od tej zasady, co sprawia, że nie każdy błąd wiąże się automatycznie z nierzetelnością ewidencji.

 

Par. 11 ust. 4 rozporządzenia w sprawie KPiR

“Księgę uznaje się za rzetelną również, gdy:

1) niewpisane lub błędnie wpisane kwoty przychodu nie przekraczają łącznie 0,5% przychodu wykazanego w księdze za dany rok podatkowy lub przychodu wykazanego w roku podatkowym do dnia, w którym naczelnik urzędu skarbowego lub organ kontroli skarbowej stwierdził te błędy, lub

2) brak właściwych zapisów jest związany z nieszczęśliwym wypadkiem lub zdarzeniem losowym, które uniemożliwiło podatnikowi prowadzenie księgi, lub

3) błędy spowodowały podwyższenie kwoty podstawy opodatkowania, z wyjątkiem błędów polegających na niewykazaniu lub zaniżeniu kosztów zakupu materiałów podstawowych, towarów handlowych oraz kosztów robocizny, lub

4) podatnik uzupełnił zapisy lub dokonał korekty błędnych zapisów w księdze przed rozpoczęciem kontroli przez naczelnika urzędu skarbowego lub przez organ kontroli skarbowej, lub

5) błędne zapisy są skutkiem oczywistej omyłki, a podatnik posiada dowody księgowe odpowiadające warunkom, o których mowa w § 12 ust. 3.”

 

Za nierzetelną będzie uznana księga przychodów i rozchodów, która:

  • zawiera wpis o zdarzeniu, które w rzeczywistości nie zaistniało (np. na podstawie tzw. pustej faktury),
  • nie zawiera wpisu o zdarzeniu, które rzeczywiście zaistniało (np. nieujawnienie części obrotu),
  • zawiera kwoty inne niż zaistniałe w rzeczywistości (np. zaniżenie obrotu).

Zgodnie z drugim warunkiem - niewadliwością KPiR - powinna ona być prowadzona w oparciu o przepisy rozporządzenia oraz objaśnienia do wzoru księgi. Za wadliwą uznaje się bowiem ewidencję, w której stwierdza się błędy formalne, jak np. niezachowanie formy zbroszurowanej KPiR, brak numeracji poszczególnych kart, czy też brak chronologii.