Biura rachunkowe mają różnych klientów. Niezależnie od tego z każdym powinny podpisać odpowiednią umowę. O ostatecznej treści takiego zobowiązania decydują jego dwie strony. Czy umowa z biurem rachunkowym powinna zawierać wskazanie, z jakiego programu do księgowości będzie się korzystać?
Umowa z biurem rachunkowym - podstawowe informacje
Umowa podpisywana z biurem rachunkowym przyjmuje najczęściej postać zlecenia. Klienci szukają bowiem stałej pomocy prawnej i księgowej w ramach prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej. Biuro może oczywiście skorzystać z innego rodzaju umowy, jeśli taką wolę wyrazi druga strona zobowiązania. Dopuszczalne jest więc stosowanie umów o dzieło, a także umów nienazwanych pod warunkiem, że będą one zgodne z prawem oraz zasadami współżycia społecznego.
Dla przypomnienia zgodnie z treścią art. 734 Kodeksu cywilnego przez umowę zlecenia przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do dokonania określonej czynności prawnej dla dającego zlecenie. W przypadku braku odmiennej umowy zlecenie obejmuje umocowanie do wykonania czynności w imieniu dającego zlecenie. Przepis ten nie uchybia przepisom o formie pełnomocnictwa. Z kolei art. 627 kc wskazuje, że przez umowę o dzieło przyjmujący zamówienie zobowiązuje się do wykonania oznaczonego dzieła, a zamawiający do zapłaty wynagrodzenia. Umowa zlecenie ma więc charakter umowy określonego działania, umowa o dzieło zaś określonego rezultatu. W praktyce dłuższa współpraca z biurem księgowym wiąże się z podpisaniem umowy zlecenia (terminowej lub bezterminowej), umowa o dzieło pojawia się natomiast, gdy klient chce skorzystać tylko z jednej usługi biura (np. porady księgowej lub jednorazowego rozliczenia podatkowego).
Treść umowy z biurem rachunkowym - co zawiera?
Dzięki zasadzie swobody umów kontrakty podpisywane z biurami rachunkowymi mogą składać się z dowolnej treści. Jej podstawowym przedmiotem będzie oczywiście świadczenie pomocy finansowej z zakresu rachunkowości i finansów. Przedmiot takiej umowy powinien zostać opisany możliwie jak najdokładniej, tak by w przyszłości nie pojawiły się na tym polu rozbieżności pomiędzy klientem a biurem rachunkowym. Zakres pomocy oferowanej przez biuro może zostać określony enumeratywnie, tj. poprzez wskazanie konkretnych czynności, które będą oferowane klientowi za wskazaną opłatę. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby w takiej umowie dodać zapis, zgodnie z którym biuro pozostawia sobie możliwość świadczenia innych usług za dodatkowym wynagrodzeniem, co w praktyce powinno wiązać się z zawarciem nowej umowy lub aneksu do istniejącego kontraktu.
Umowa z biurem rachunkowym powinna dokładnie określać:
- strony zobowiązania – zwyczajowo będzie to zamawiający oraz wykonawca,
- przedmiot zobowiązania – musi być opisany bardzo dokładnie, najlepiej poprzez wymienienie wszystkich czynności, do których świadczenia zobowiązuje się biuro rachunkowe,
- czas trwania umowy – może być określony lub nieokreślony,
- wysokość i sposób zapłaty wynagrodzenia za usługi świadczone przez biuro rachunkowe,
- dodatkowe prawa i obowiązki stron zobowiązania, w tym miejsce wykonywania zamówionych usług,
- kary umowne i zasady odpowiedzialności stron za niewykonanie lub nieprawidłowe wykonanie kontraktu,
- podpisy stron.
Wiele osób zastanawia się, czy w treści umowy zawartej z biurem rachunkowym należy wskazać, z jakiego programu księgowego będzie korzystał wykonawca. Obecnie nie ma takiego wymogu, stąd takie postanowienie jest całkowicie dobrowolne. Na rynku istnieje wiele programów do księgowości, więc to biuro ostatecznie decyduje, z jakiego będzie chciało korzystać. Oczywiście, jeśli klient wyraża wolę, aby pracownicy biura korzystali przy załatwianiu jego spraw z konkretnego oprogramowania, to takie ustalenie trzeba wpisać do umowy. Jeśli biuro pomimo wpisanej prośby nie zastosuje się do wymagań klienta, tj. gdy będzie używało innego programu do księgowości, niż wskazany przez zleceniodawcę to wówczas może odpowiadać jak za nieprawidłowe wykonanie zawartej umowy. W niektórych sytuacjach będzie to oznaczało odpowiedzialność odszkodowawczą względem klienta, a niekiedy nawet możliwość przedterminowego zakończenia zobowiązania i żądania zapłaty kary umownej.
Umowa z biurem rachunkowym a program do księgowości
Biuro rachunkowe nie ma obowiązku korzystania z żadnego programu do księgowości. Teoretycznie jego pracownicy mogą wykonywać swoje zadania w tradycyjny sposób, tzn. ręcznie przy wykorzystaniu treści obowiązujących aktów prawnych. Taki model pracy jest jednak nieefektywny, głównie z powodu znacznej ilości czasu, jaki zajmuje oraz możliwości wykorzystania nieaktualnych treści ustaw i rozporządzeń podatkowych.
Jeśli strony umowy decydują się na wprowadzenie do jej treści zapisu regulującego wykorzystywanie konkretnego programu do księgowości, to powinien on zostać opisany w miarę możliwości jak najdokładniej. W praktyce oznacza to opis, który pozwala bez wątpliwości odnaleźć dany program w sieci i nie da się go pomylić z innym. Warto w tym zakresie wskazać dostawcę danego programu.
Wybrany program do księgowości może być wykorzystywany przez biuro rachunkowe przez cały czas trwania danej umowy. Dopuszczalne jest również wskazanie kilku zamiennych programów, jeśli jest taka wola stron zobowiązania. W takich sytuacjach koszty obsługi finansowej najczęściej wzrastają, ponieważ za używanie każdego programu pobierana jest stosowna opłata od jego dostawcy. Dopuszczalne jest również wpisanie postanowienia, zgodnie z którym w trakcie trwania umowy biuro może wybrać sobie dowolny program księgowy do obsługi klienta lub zmienić ten, który został wskazany przez zamawiającego.
Jeśli biuro rachunkowe nie wskaże, z jakiego programu do księgowości będzie korzystało przy wykonywaniu zadań na rzecz określonego klienta, to dana umowa i tak będzie ważna i skuteczna. W takim przypadku biuro może wybrać sobie dobrowolne narzędzia do pracy, zgodnie ze swoimi upodobaniami i przyjętą praktyką. Pamiętajmy jednak, że zakup nowego programu do księgowości już po podpisaniu umowy z klientem nie może generować kosztów przerzucanych na zleceniodawcę. Innymi słowy, biuro nie może obciążyć kosztami zakupu nowego programu klienta, jeśli następuje to po podpisaniu umowy, a w jej treści nie zawarto w tym zakresie żadnych wiążących postanowień.
Podsumowując, w umowie z biurem rachunkowym nie trzeba wskazywać, z jakiego programu do księgowości będzie się korzystało przy realizacji zadań na rzecz zleceniodawcy. Strony mogą się umówić na wpisanie takiego postanowienia do umowy i wówczas będzie ono wiążące. Jeśli takiego zapisu nie ma, biuro ma pełną dowolność, jeśli chodzi o formę swojej pracy i wykorzystywanie właściwych narzędzi księgowych. Jeśli strony zdecydują się już na wpisanie programu księgowego do swojej umowy, powinny to zrobić możliwie jak najdokładniej – tak, by klient wiedział, z jakiego oprogramowania będzie korzystało jego biuro.
