Czy Twoja codzienność to ciągłe wizyty klientów, edukowanie ich, aby dostarczali terminowo dokumenty, odbieranie od nich po kilkanaście telefonów dziennie? Czy jesteś zmęczona wykonywaniem nic nie wnoszących działań, jak drukowanie dla klientów druczków do zapłaty podatków? Wykonujesz po 150 razy tę samą rzecz i rwiesz sobie włosy z głowy przy obsłudze programu Płatnik? Doskonale rozumiemy Twoje problemy! Przeczytaj poniższy artykuł i dowiedz się jak prowadzić efektywne biuro rachunkowe.
Księgowanie na ostatnią chwilę
Czy zdarzyło Ci się, że klienci dostarczyli późno dokumenty, przez co musiałaś pracować po nocach, aby zdążyć z wyliczeniem podatków? W przeszłości wiele razy sama byłam w takiej sytuacji, kiedy jedyną możliwością aby zdążyć z wyliczeniami przed 20. było księgowanie po nocach albo w weekend. Dlaczego? Bo ci, którym powinno zależeć na szybkim otrzymaniu wyników podatków, czyli klienci, jakby się zmówili i komplet dokumentów dostarczyli na ostatnią chwilę zamiast na początku miesiąca.
Ile byś dała za to, żeby znalazło się jakieś rozwiązanie, które raz na zawsze rozwiąże ten problem?
Dziś na wyciągnięcie ręki dostępne są rozwiązania, dla których nia ma znaczenia ile dokumentów masz do wprowadzenia. Czy jest ich sto czy tysiąc - w zasadzie tyle samo czasu system potrzebuje na ich przetworzenie i poprawne zaksięgowanie. OCR oraz samouczące się schematy księgowe wyręczają proces ręcznego wprowadzania danych. Eliminują też konieczność angażowania do pracy młodszych pracowników, których zadaniem było do tej pory segregowanie i wstępne wprowadzanie faktur. Po stronie opiekuna klienta pozostaje wyłącznie weryfikacja wpisu, który można zaakceptować lub w razie potrzeby wprowadzić w nim poprawę.
System wFirma dla biur rachunkowych upraszcza codzienną pracę dzięki wbudowanemu mechanizmowi OCR, który dostępny jest bez żadnych limitów. Dokumenty zakupu można dodawać równolegle na dwa sposoby:
- bezpośrednio przez klienta w jego panelu, na podstawie plików w formatach PDF, XML, faktur elektronicznych czy zdjęć wykonanych telefonem. Klient dokumenty może dodawać do systemu w module OCR lub też wrzucać je na bieżąco do swojego katalogu na dysku Dropbox lub Google Drive zintegrowanego wFirma;
- przez księgowych, na podstawie paczek zeskanowanych dokumentów, zwykle na dedykowanych do tego sprzętach. System pozwala również na wstępną segregację faktur, łączenie faktur wielostronicowych w jeden plik czy usunięcie niepotrzebnych dokumentów.
Obydwa rozwiązania uruchamiają ten sam proces - faktury trafiają do przetworzenia przez system OCR i są odczytywane i księgowane w tle do wersji roboczych. Nie blokując przy tym pracy bieżącej na koncie klienta.
Pierwszy ze wskazanych sposobów jest najbardziej optymalny. To przedsiębiorca - klient jest zawsze pierwszym posiadaczem dokumentu i zamiast przesłać go mailem do księgowej, może przekazać go do systemu wFirma. Praca księgowego opiera się na uruchomieniu procesu weryfikacji za pomocą funkcji sprawdzania podatkowego. Po lewej stronie ekranu widoczny jest załączony skan dokumentu a po prawej znajdują się odczytane dane, wraz ze wskazaniem w jaki sposób zostaną ujęte w ewidencjach księgowych.
Przy wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów odchodzą nam takie czynności jak:
- drukowanie dokumentów - przesłanych skanów, utworzonych DW, PK, wyliczeń różnic kursowych, dowodów wewnętrznego opodatkowania itd - oszczędza się pieniądze na materiały biurowe w czasach kiedy cena jednej ryzy papieru potrafi kosztować nawet 50 zł;
- przechowywanie dokumentów klienta w siedzibie biura - zyskujemy czas jaki do tej pory pracownicy poświęcali na ponumerowanie czy zadekretowanie dokumentów i ich ułożenie w segregatorach. Ta czynności zwykle zajmuje całemu zespołowi księgowemu około 2-3 dni;
- goszczenie klientów w naszym biurze - spotkania na żywo trwają od 5 do 10 minut, tym samym księgowy zyskuje około 2 dni pracy w miesiącu.
W biurach na dobre zagościły narzędzia OCR ale one są tylko półśrodkiem. Wielkimi krokami zbliża się KSeF, który jest sprzymierzeńcem księgowej. Dlaczego? Wyeliminuje on błędne księgowanie, tzw. czeskie błędy nie będą występowały. Przyspieszy pracę i zredukuje ilość wizyt klientów w biurze.
Zasypane klientami biuro
Czy zdarzyło Ci się, że do Twojego biura jednocześnie przyszło kilku klientów? Każdy czegoś potrzebował a Ty nie wiedziałaś któremu pomóc w pierwszej kolejności? Czułaś ich rosnącą frustrację bo jechali do Ciebie przez całe miasto, a jeszcze muszą czekać w kolejce?
Czy analizowałaś jak dużo czasu pochłania obsługa wszystkich klientów przychodzących do biura? Miałam okazję przeczytać kiedyś raport, w którym wyliczono, że przy prowadzeniu 150 firm ich obsługa zajmuje tyle czasu to etat jednego pracownika, w dodatku zestresowanego.
Obsługa klienta polega zwykle na:
- kompletowaniu dla klientów dokumentów i przygotowywaniu setek potwierdzeń ich odbioru. Brak wydawania dokumentów na bieżąco przyczynia się do powstania archiwum, z szafami uginającymi się od ciężaru dokumentów;
- setki wydrukowanych poleceń przelewów do zapłaty podatków i ZUS;
- setki odbieranych telefonów z najróżniejszymi prośbami, w tym dotyczącymi zajrzenia do ich dokumentów przechowywanych w biurze by przekazać informacje na temat jakiegoś konkretnego dokumentu,
- setki minut poświęconych na uprzejmości z klientem, który akurat ma czas i chętnie napiłby się kawy. A w dodatku to spoufalanie kończy się przesunięciem terminu płatności za faktury za usługi księgowe.
A jeśli zamienić obsługę stacjonarną na kontakt z klientami w formie online? Klient zamiast przyjeżdżać lub dzwonić do biura:
- przekazuje swoje dokumenty w formie plików elektronicznych, wgrywając je bezpośrednio w dedykowanym dla siebie panelu. System odnotowuje co i kiedy zostało doręczone, a ponadto klient zaznacza adnotację o skompletowaniu dokumentów za dany miesiąc - księgowy automatycznie otrzymuje informację, że może rozpocząć sprawdzanie zapisów;
- ma na bieżąco wgląd do swoich ewidencji księgowych z zamkniętych okresów a także do repozytorium wszystkich swoich faktur sprzedaży i zakupu - ogranicza to tym samym ilość wykonywanych do opiekuna księgowego telefonów;
- ma wgląd do wyliczeń wysokości podatków i ZUS. Mało tego, może bezpośrednio z systemu zlecić ich zapłatę. Księgowy może również jednym kliknięciem wysłać do wszystkich klientów mailem lub SMS-em wyniki wyliczeń podatków, wraz z automatycznie dodaną informacją o terminie ich płatności.
Żmudne wyliczenia i księgowanie
Czy widzisz jak Twoi wysoko wykwalifikowani pracownicy tracą czas na ręczne wyliczenia? Jako, że system księgowy na jakim pracują nie posiada funkcji automatycznych wyliczeń różnych zdarzeń, to nadal kalkulator i Excel jest nieodłącznym ich przyjacielem. Najczęściej księgowi samodzielnie wyliczają:
- różnice kursowe - praca żmudna i często przerzucana do wykonania na młodszych pracowników, sprawdzają ręcznie średnie kursy walut NBP lub faktycznie zastosowane przez bank i przeliczają powstałe różnice kursowe;
- RMK - zwykle wymagają prowadzenia osobnej ewidencji w Excelu by wiedzieć jaką część kosztów przyporządkować do danego miesiąca;
- limity dla pojazdów - temat nie nowy, ale w dalszych ciągu zdarza się, że księgowi weryfikują na kalkulatorze przeliczenia wykonywane przez ich system.
Znasz powyższy temat pracochłonnych obliczeń? System wFirma prace te wykonuje automatycznie:
- różnice kursowe - przy fakturze sprzedaży lub zakupu wystarczy zaznaczyć czy zapłata powiązana z rachunkiem walutowym czy w PLN, a system automatycznie ustali poprawny kurs walut i wyliczy różnice kursowe, które księguje się potem jednym kliknięciem zbiorczo za cały miesiąc;
- podczas księgowania wydatku u klientów korzystających z metody memoriałowej można od razu zaznaczyć, że to wydatek dotyczący przyszłym okresów, określić datę początkową i końcową rozliczania kosztu przez RMK a system sam co miesiąc dokona księgowań w przyszłych miesiącach w odpowiednich kwotach;
- pojazdy – wystarczy jeden raz przypisać parametry do pojazdu, jak procent odliczenia VAT, procent ujmowania wydatków eksploatacyjnych w kosztach czy limity dla odpisów amortyzacyjnych i rat leasingowych kapitałowych - a system podczas księgowania bieżących wydatków automatycznie ujmie poprawne wartości w ewidencjach księgowych.
Czy Twoi pracownicy w dalszym ciągu ręcznie księgują listy płat w KPiR lub w księdze handlowej? Większość biur rachunkowych korzysta z odrębnego oprogramowania do księgowości oraz do rozliczania kadr i płac. Tym samym wyniki generowane w jednym z systemów należy potem ręcznie przenieść do drugiego. W przypadku korzystania z oprogramowania, które zawiera łącznie oba te moduły, wówczas zyskuje się:
- czas - system automatycznie księguje koszt wynagrodzeń a także składek ZUS naliczonych po stronie pracodawcy, z uwzględnieniem okresu którego dotyczą a także daty zapłaty;
- pewność, że nie pominiemy jakiegoś wydatku w kosztach. Nawet przy dużej presji goniących nas terminów zyskujemy spokój, że zwykle znaczącej wysokości wydatki związane z wynagrodzeniami, zostaną poprawnie zaksięgowane.
Czy nadal trzymasz u siebie metalową szafę na akta osobowe i przechowujesz w niej dokumenty pracowników sprzed lat? Z wizją, że zostaną u Ciebie nawet do 50 lat? A czy wiesz, że jeśli będziesz prowadzić akta pracowników w wersji elektronicznej to dane przechowujesz tylko przez 10 lat? I to bez konieczności posiadania ognioodpornej szafy. Korzystaj z funkcji e-akt w systemie wFirma, by skrócić okres przechowywania danych.
Wyliczasz i wysyłasz 150 razy każdą rzecz z osobna?
Wyobraź sobie, że na wyciągnięcie ręki masz system, dzięki któremu nie jesteś zmuszona wykonywać powtarzalnych czynności. Wystawiać pojedynczo faktur za swoje usługi, sprawdzając czy na pewno wszystkie dodatkowe czynności są zafakturowane. Pisać do każdego klienta z osobna przypomnienia o nieuregulowanej w terminie fakturze. Informować osobno każdego klienta o wysokości podatków jakie ma do zapłaty. Spędzać wielu godzin na wysyłce deklaracji. Takie zadania nic nie wnoszą, tylko niepotrzebnie zajmują nasz czas. Doskonale o tym wiemy, dlatego tworząc oprogramowanie “wFirma dla biur rachunkowych” postawiliśmy na funkcje pozwalające na wykonywanie zbiorczych działań. Wśród nich znajdują się m.in.:
- generowanie deklaracji, plików JPK i deklaracji ZUS DRA dla wszystkich klientów jednym kliknięciem;
- wysyłka powyższych deklaracji i plików bezpośrednio do urzędu skarbowego lub ZUS-u;
- wysyłka informacji o wysokości podatków i ZUS do wszystkich klientów jednym kliknięciem na maila lub SMS-em. Tu również pomocna jest informacja dodawana automatycznie do wiadomości, z terminem zapłaty danego zobowiązania;
- wystawianie i wysyłanie faktur za usługi księgowe i kadrowo-płacowe, jednym kliknięciem dla wszystkich klientów, zarówno za usługi cykliczne (ryczałtowe) a także za czynności dodatkowe, płatne według cennika;
- możliwość wysyłki przypomnienia o braku zapłaty za fakturę do maruderów, mailem lub SMS-em;
- opcja wysyłki do wszystkich klientów wiadomości, np o konieczności doręczenia dokumentów lub sporządzenia remanentu na 31 grudnia.
To nie wszystko. System posiada dedykowany panel z listą wszystkich klientów, w którym można w szybki sposób sprawdzić:
- stan prac w obsłudze klientów – ilu z nich dostarczyło dokumenty, ilu ma wygenerowane wyliczenia podatków i ZUS;
- czy klienci zostali poinformowani o wysokości opłat skarbowych i ZUS;
- czy wszystkie deklaracje i pliki JPK klientów zostały wysłane.
Szef biura rachunkowego ma zatem pełny dostęp do informacji na temat bieżącego stanu prac, czy nie występują jakieś przestoje oraz czy klienci zostali poinformowani o wysokości opłat do urzędu skarbowego i ZUS. A przede wszystkim może być on spokojny, że żadna deklaracja czy plik JPK nie zostanie pominięty w wysyłce.
Czy styczeń kojarzy Ci się z nadgodzinami, aby zdążyć z przygotowaniem PIT-11? A czy wiesz, że w systemie “wFirma dla biur rachunkowych” masz możliwość zbiorczo wygenerować PIT-11 i informacje roczne dla wszystkich pracowników oraz dokonać ich masowej wysyłki? I to nie tylko do urzędów skarbowych ale również do pracowników klienta. Moduł kadr zawiera również wiele innych funkcji, które usprawniają codzienną pracę, m.in.:
- interaktywny kwestionariusz osobowy – przy zatrudnianiu nowego pracownika można wysłać do niego online formularz a uzupełnione dane zostaną automatycznie zaciągnięte do systemu;
- generator umów o pracę, zlecenie, o dzieło;
- umowy i aneksy automatycznie zapisywane są w e-aktach pracownika,
- przy liście płac można masowo dołączyć dodatek dla wszystkich pracowników np. z tytułu przyznanej premii świątecznej.
Kończysz rok i archiwizujesz dane? Bazy danych z całego roku dla wszystkich klientów pobierzesz jednym przyciskiem spakowane w ZIP. Może je zapisać na dysku swojego komputera lub też wysłać do klientów mailem. Co więcej, w systemie zachowasz dane tak długo jak zobowiązują Cię do tego przepisy.
Zapomnij, co to Płatnik!
Czy 20. każdego miesiąca wyrywasz sobie włosy z głowy, próbując wysłać deklaracje z Płatnika do ZUS? Do dziś Płatnik jest używany w większości biur rachunkowych. Jeśli jest ktoś, kto go nie zna to wyjaśnię, że to toporny w obsłudze produkt technologiczny zeszłej epoki, który przez wiele lat nie miał konkurencji. Jego obsługa wymaga niebywałej cierpliwości. Do tego dochodzi problem konieczności dokonywania częstych aktualizacji i wgrywania kluczy zabezpieczeń. Często przez to potrzebne jest wsparcie firm informatycznych,
Nawet obecnie każdego miesiąca tuż przed terminem rozliczeń z ZUS grupy w mediach społecznościowych wypełnione są wpisami księgowych i kadrowych szukających pomocy, jak poradzić sobie z zablokowaną wysyłką deklaracji. Wysyłka 150 deklaracji zajmuje kadrowej co najmniej 5 godzin. Konieczne jest wejście osobno na konto każdego płatnika (przedsiębiorcy), przygotowanie paczki i jej wysyłka,
Cała powyższa procedura wydłuża się o ponad 10 minut jeśli przedsiębiorca zatrudnia pracowników. Trzeba mieć też w zanadrzu zapas czasu na wysyłkę deklaracji, gdyż po drodze możemy jeszcze napotkać na błędy zwykłe, informacyjne, jak i krytyczne.
A gdybyśmy Ci powiedzieli, że wFirma dla biur rachunkowych to jedyny w Polsce system do rozliczania składek, w pełni zastępujący program Płatnik? Zintegrowany z modułem kadrowo-płacowym oraz księgowością. Jego przewagą są automatyczne aktualizacje i szybkość wykonywania comiesięcznych obowiązków rozliczeniowych. Można zaznaczyć wszystkich klientów oraz wygenerować i wysłać jednocześnie ich deklaracje do ZUS-u, tylko jednym kliknięciem. Bez poświęcania na to całego dnia i nadgodzin wieczorem, bez obaw czy wszystko przebiegnie sprawnie. Dla porównania, wysyłka 150 deklaracji klientów zajmuje zaledwie kilka minut. Im więcej klientów jest do obsłużenia, tym zyskuje się większe oszczędności czasu.
Już po kilku minutach od wysyłki otrzymasz potwierdzenie poprawności przetworzenia deklaracji przez ZUS. Ponadto wyniki wyliczeń kwot ubezpieczeń możesz udostępnić klientowi w jego panelu, a dzięki temu będzie on mógł zlecić zapłatę bezpośrednio z wFirma. Inną opcją jest wysyłka kwoty składek ZUS mailem lub SMS-em, system wskaże klientowi jaki ma maksymalny termin płatności.
Błędy z niewiedzy
A ile kosztuje Cię monitorowanie zmian prawnych i błędy Twoich pracowników? Czy miałaś takie zdarzenie, że Twoi pracownicy czegoś nie wiedzieli i dokonali błędnych księgowań? Co gorsza, nikt w biurze nie zdążył tego wychwycić przed wysłaniem deklaracji i JPK?
Dzięki samouczącym się schematom księgowym i podpowiedziom poprawnych dat, system dokona prawidłowych księgowań, nawet jeśli Twoi pracownicy nie są w stanie nadążyć za zmieniającymi się przepisami. Gotowe schematy oceniają jakiej kategorii wydatku dotyczy dany koszt i tym samym w jakiej kolumnie KPiR powinien zostać zaksięgowany. Przy prowadzeniu pełnej księgowości dodatkowo nastąpi automatyczna dekretacja zapisów.
Bezpieczne dane w chmurze
Spotkałaś się z przypadkami, że pracownik biura ściągnął wirusa i dane na wszystkich komputerach w sieci zostały zaszyfrowane? A może sama doświadczyłaś utraty danych? Taki problem może dotknąć w zasadzie każdego biura. Najczęściej wirusy ściągane są wraz z załącznikami przesłanymi na skrzynce mailowej lub gdy pracownicy na własną rękę szukają programów, które pomogą usprawnić ich pracę.
Tu z pomocą przychodzi technologia chmurowa, która całkowicie wyklucza takie niebezpieczeństwo. Klient nie przesyła faktur na skrzynkę pocztową tylko załącza jest bezpośrednio do swojego panelu w systemie lub poprzez zewnętrzny dysk Google Drive lub Dropbox. Narzędzia te są zabezpieczone najwyższej klasy systemami antywirusowymi. Tym samym każdy dodany plik jest w pierwszej kolejności skanowany w poszukiwaniu wirusów i jeśli jest “czysty” to dopiero trafia do zapisu i dalszego przetworzenia.
Nasz system zabezpieczony jest według najwyższych standardów światowych, zgodnych z RODO i ISO 27001. Dzięki temu masz pewność, że dane Twoich klientów są bezpieczne i zawsze masz do nich dostęp.
Stały rozwój systemu
Masz dość pracy na programie, na który nie masz wpływu i nie nadąża on za galopującymi zmianami przepisów? Czy zdarzyło Ci się nie dopełnić jakiś obowiązków z winy Twojego programu księgowego lub kadrowo-płacowego? Oprogramowanie dla biura rachunkowego to podstawowe narzędzie pracy. Od niego w dużej mierze zależy czy Twoje biuro będzie potrafiło działać efektywnie.
Na rynku dostępna jest cała rzesza oprogramowań, w tym istniejących na rynku od wielu lat. W przypadku dużych producentów zwykle ma się znikomy wpływ na kształt oprogramowania. Jest też grono producentów, w przypadku których problemem jest utrzymywanie sprawnie działającego działu IT, dzięki któremu system byłby na bieżąco aktualizowany. Nie nadążali oni za zmieniającymi się przepisami, nie myślą jeszcze wdrażać integracji z KSeF itd.
System wFirma dla biur rachunkowych współtworzony jest przez społeczność specjalistów księgowych i kadrowych, korzystających z niego. Dzięki temu mają oni realny wpływ na kształt i rozwój swojego systemu.
Biuro rachunkowe jako rentowny biznes
To czy Twój biznes zamieni się w dobrze działające biuro rachunkowe, zależne jest od kilku czynników:
- efektywnego działania, a więc maksymalizowania wydajności przy minimalizowaniu kosztów – tu największe znaczenie ma wybór oprogramowania jako narzędzia codziennej pracy, które usprawni maksymalnie nasze działania a wykwalifikowanym pracownikom pozwoli skupić się na wykorzystywaniu ich wiedzy, zamiast wykonywaniu manualnej pracy;
- dostępu do źródła pozyskiwania nowych klientów – nowi klienci pozwalają pożegnać się ze starymi, często nieuczciwymi. A to zapewnia nam stały rozwój;
- współpracowników, jakich wybierzemy do pracy w naszym biurze.
Pierwsze dwa czynniki zapewnia oprogramowanie wFirma dla biur rachunkowych.
Księgowi i kadrowi w tym samym czasie są w stanie w obsłużyć większą liczbę klientów, przy zminimalizowaniu ryzyka popełnienia błędu. Ponadto mają poczucie, że ich praca ma sens, nie są zmuszeni wykonywać niczego nie wnoszących działań.
Biura rachunkowe mają również źródło stałego pozyskiwania klientów, a to dopiero prawdziwie jest w stanie zapewnić im niezależność i dobrą pozycję do negocjacji swoich cen. Nowi klienci sami znajdują biuro rachunkowe dzięki dedykowanej wizytówce reklamowej znajdującej się katalogu biur, promowanym w systemie wśród użytkowników samodzielnie prowadzących swoją księgowość oraz wśród milionów czytelników „Poradnika przedsiębiorcy”. Stały dopływ klientów to klucz do rozwoju naszego biznesu!
