Wśród narzędzi marketingowych często można się spotkać ze stosowaniem akcji promocyjnych polegających na rozdawaniu darmowych gadżetów zawierających nazwę firmy, np. długopisów, kalendarzy, kubków czy notesów. Czy wydatki poniesione na te upominki przedsiębiorca może uznać za koszt podatkowy? Stanie się tak, jeżeli zostanie spełniony pewien warunek.
Gadżety marketingowe z reguły zawierają dane kontaktowe firmy, a także nazwy oferowanych produktów. Przedsiębiorca może uznać te upominki za działania reklamowe, a poniesione na nie wydatki zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, jeżeli są one małej wartości. W przypadku, kiedy będą już reprezentować sobą wartość znacznie wyższą, np. drogi długopis, organy podatkowe z pewnością uznają je za reprezentację firmy. A według obowiązujących przepisów, za koszty podatkowe nie można uznać kosztów reprezentacji.
Wydatki na reklamę są uznawane za koszty podatkowe, jeżeli są związane z prowadzoną działalnością i przyczyniają się do uzyskania przychodów obecnie bądź w przyszłości. Prawidłowe zakwalifikowanie tych wydatków niesie za sobą konsekwencje w obliczeniu podatku dochodowego. Natomiast koszty reprezentacji, z uwagi na ich wystawny i uroczysty charakter nie stanowią kosztów podatkowych. W szczególności należą do nich: wydatki na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.
Właściwe definiowanie “reklamy” oraz pojęcia ”reprezentacji” nie ułatwiają z pewnością przepisy, ponieważ nie regulują ich wprost. Jednak pomocne w tym mogą być z pewnością wyroki sądowe oraz interpretacje organów podatkowych. Reklamę stanowią działania polegające na przedstawianiu produktów lub usług w sposób zachęcający potencjalnych klientów do ich zakupu. Reprezentacja natomiast to swojego rodzaju występowanie w imieniu firmy, związane z wystawnością i okazałością, aby wywołać na wizerunku firmy jak najlepsze mniemanie w kręgu potencjalnych kontrahentów.
W związku z powyższym, wydatki poniesione na zakup gadżetów firmowych można uznać za koszty podatkowe, jeżeli nie kojarzą się z prestiżem i wystawnością, a ich wartość jest niska. Ocena wartość danego wydatku pod względem reprezentacji czy reklamy, może być prowadzona według całokształtu prowadzonej działalności oraz wysokości ponoszonych wydatków. Korzystne będzie również określenie kręgu obdarowanych, a także okoliczność w jakich takie obdarowanie nastąpiło.
