Upominki wydawane w ramach promocji i reklamy firmy

Upominki wydawane w ramach promocji i reklamy firmy jako koszt podatkowy

Do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć wydatki na reklamę, ale już nie na reprezentację. Koszty nabycia wydawanych upominków w ramach promocji i reklamy firmy są kwalifikowane do kosztów podatkowych na zasadach ogólnych. Natomiast wydatki na reprezentację zostały wymienione w katalogu kosztów wyłączonych z kategorii kosztów podatkowych (art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT). Wydatki te nie będą stanowić kosztów podatkowych, mimo że są związane z przychodem podatnika.  

To oznacza, że o możliwości zaliczenia wydatków poniesionych na zakup upominków w kosztach uzyskania przychodów decyduje fakt, czy wydawane upominki pełnią funkcję informacyjno-reklamową czy wykazują cechy reprezentacji.

 

Ważne!

Tylko upominki wydawane w celach reklamowych mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

 

Celem wydawanych upominków w ramach promocji i reklamy firmy jest dotarcie do klientów lub kontrahentów z informacją o produktach firmy oraz zachęcenie ich do zakupu towarów czy usług. Natomiast reprezentację cechuje podejmowanie działań skierowanych na budowaniu wizerunku firmy i relacji z klientami lub kontrahentami.

Do kosztów podatkowych zaliczyć można upominki, których wartość jednostkowa nie jest znacząca, które są rozdawane masowo oraz opatrzone logo firmy (np. kalendarze, długopisy, smycze, kubki, pendrive-y, notesy itp.). Mogą to być również towary i usługi wytworzone i świadczone przez firmę (np. fabryka czekolady może ofiarować w prezencie swój produkt z intencją reklamy swoich wyrobów).

Inaczej ma się sprawa z drogimi produktami innych firm, jak np. skórzany portfel lub teczka, markowe pióro, zegarek, czy też sprzęt elektroniczny, które rozdawane są wyselekcjonowanym kontrahentom. Koszt takich produktów, szczególnie jeśli nie ma na nich logo firmy może zostać przez pracowników urzędu skarbowego zakwalifikowany jako wydatek reprezentacyjny.

Otrzymane upominki w ramach promocji i reklamy firmy jako przychód podatkowy

Otrzymany upominek w ramach promocji i reklamy firmy przez osobę fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej nie podlega opodatkowaniu, jeżeli zachodzą okoliczności określone w art. 21 ust. 1 pkt 68a ustawy o PIT na mocy którego wolna od podatku dochodowego od osób fizycznych jest wartość nieodpłatnych świadczeń, otrzymanych od świadczeniodawcy w związku z jego promocją lub reklamą – jeżeli jednorazowa wartość tych świadczeń nie przekracza kwoty 200 zł; zwolnienie nie ma zastosowania, jeżeli świadczenie jest dokonywane na rzecz pracownika świadczeniodawcy lub osoby pozostającej ze świadczeniodawcą w stosunku cywilnoprawnym.

 

Ważne!

Otrzymany upominek w ramach promocji i reklamy firmy, którego jednorazowa wartość nie przekracza 200 zł wolny jest od podatku dochodowego od osób fizycznych.

 

Warto dodać, że wspomniane 200 zł odnosi się wyłącznie do wartości jednorazowego upominku, jeżeli więc osoba fizyczna otrzyma kilka upominków, których łączna wartość będzie wyższa niż 200 zł, przychód będzie nadal korzystał ze zwolnienia.

Natomiast kiedy jednorazowa wartość wydanego klientowi upominku w ramach promocji i reklamy firmy przekracza kwotę 200 zł, to podlega ona opodatkowaniu w całości - a nie tylko w części przewyższającej wymienioną kwotę.

W tej sytuacji firma, która wydała upominek, jest zobowiązana do sporządzenia imiennej informacji PIT-8C, w której wykazuje wartość przekazanego upominku. W terminie do końca lutego następnego roku podatkowego przedsiębiorca ma obowiązek przekazać ją podatnikowi oraz urzędowi skarbowemu właściwemu według miejsca zamieszkania tej osoby. Natomiast osoba obdarowana powinna wykazać ten przychód w zeznaniu rocznym.

Gdy natomiast upominek w ramach promocji i reklamy firmy otrzymuje przedsiębiorca w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, to na wręczającym nie ciążą żadne obowiązki podatkowe. Z kolei u obdarowanego przedsiębiorcy powstaje przychód z tytułu działalności gospodarczej, przy czym wartość otrzymanego upominku pozostaje bez znaczenia.

Wyjątkiem od tej zasady jest sytuacja, kiedy otrzymany upominek nie ma wartości handlowej, czyli nie może być przedmiotem obrotu. Tym samym przedsiębiorca nie uzyskuje przychodu podatkowego.

Upominki wydawane w ramach promocji i reklamy firmy - skutki VAT

Jeżeli zakup drobnych upominków z logo firmy będzie związany z czynnościami opodatkowanymi podatnika, to będzie mu przysługiwało prawo do odliczenia VAT od nabycia tych upominków.

Jeśli przedsiębiorcy przysługiwało prawo do odliczenia VAT od zakupu omawianych upominków, to ich przekazanie kontrahentom może się wiązać z koniecznością zapłaty podatku VAT. Dzieje się tak, ponieważ nieodpłatne przekazanie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa traktowane jest jako dostawa towaru.

Aby uniknąć płacenia podatku VAT, przekazane upominki musza spełniać definicję prezentu o małej wartości. Przez prezenty o małej wartości, rozumie się przekazywane przez podatnika jednej osobie towary:

  1. o łącznej wartości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 100 zł, jeżeli podatnik prowadzi ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości tych osób;

  1. których przekazania nie ujęto w ewidencji, o której mowa w pkt 1, jeżeli jednostkowa       cena nabycia towaru (bez podatku), a gdy nie ma ceny nabycia, jednostkowy koszt wytworzenia, określone w momencie przekazywania towaru, nie przekraczają 10 zł.

 

Ważne!

Nieodpłatnie przekazane towary, które spełniają definicję prezentów o małej wartości nie podlegają opodatkowaniu VAT


Reasumując, jeżeli przekazany kontrahentowi prezent ma wartość do 10 zł – wydanie takiego podarunku zawsze będzie zwolnione z VAT, natomiast jeżeli prezent jest wart więcej niż 10 zł, to będzie on zwolniony z VAT tylko, jeżeli łączna wartość wszystkich przekazywanych danej osobie podarunków w jednym roku nie wyniesie więcej niż 100 zł, a przedsiębiorca będzie prowadzić ewidencję pozwalającą ustalić tożsamości osób przez niego obdarowanych.