15 czerwca br. w centrali Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w Warszawie odbyła się konferencja „EMC (Electronic-Mobile-Cashless) – zmieniający się świat administracji”.
Patronat honorowy nad wydarzeniem objęli: minister rodziny i polityki społecznej Marlena Maląg i minister cyfryzacji Janusz Cieszyński.
Mat. prasowe Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej
Celem konferencji była dyskusja o ewolucji cyfrowej w administracji, która nastąpiła w ostatnich latach, kierunkach rozwoju w elektronizacji kontaktu z obywatelami oraz rozwiązaniach mobilnych i płatnościach bezgotówkowych.
Wśród uczestników konferencji znaleźli się przedstawiciele świata nauki, administracji, sektora bankowego i płatniczego oraz klienci ZUS-u, w tym przedstawiciele „pokolenia silver” (grupa osób po 50.–55. roku życia). Nie zabrakło również przedstawicieli dostawcy oprogramowania do prowadzenia księgowości online wFirma: dyrektor ds. rozwoju Beaty Kostrzyckiej oraz dyrektor ds. personalnych Emilii Lazarowicz.
Ponadresortowa współpraca
Konferencję otworzyła minister Marlena Maląg, przypominając zgromadzonym, jakie wyzwania pojawiły się po wybuchu pandemii i jak wyglądały prace nad wdrożeniem szybkich i jak najlepszych rozwiązań dla obywateli. Podkreśliła, że głównym celem było zabezpieczenie Polaków przed utratą pracy, a polskie firmy przed upadłością.
Minister dodała również, że przy okazji automatyzacji procesów istotną kwestią jest to, aby nie angażować kapitału ludzkiego. – Ta siła kapitału ludzkiego jest bardzo ważna i trzeba ją wykorzystać do procesów koncepcyjnych, głębokiej analizy różnych procesów i działań na przyszłość – mówiła.
Mat. prasowe Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej
Następnie minister Janusz Cieszyński podkreślił, jak ważna jest współpraca między resortem cyfryzacji a ZUS-em, który to z kolei realizuje zadania stawiane przez MRiPS.
Na konferencji nie mogło zabraknąć prezes ZUS-u prof. Gertrudy Uścińskiej. W swoim wystąpieniu wskazała, jak wiele wyzwań zostało postawionych Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych w czasie pandemii i jak Zakład temu podołał. Powoływano się na statystyki dotyczące liczby składanych wniosków oraz wypłaconych świadczeń.
– Dzięki współpracy z instytucjami publicznymi i rynkiem informatycznym okres pandemii wykorzystaliśmy do dalszego rozwoju cyfryzacji ZUS-u. Było to również inwestowanie w rozwiązania, które dały nam gotowość do realizacji nowych zadań – mówiła prof. Gertruda Uścińska.
Mat. prasowe Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej
Swoją rolę w erze cyfryzacji administracji wykazali także Bartosz Zbaraszczuk (Sekretarz Stanu, szef Krajowej Administracji Skarbowej), omawiając zagadnienie „e-Urząd Skarbowy”, a także dr hab. prof. UW Jacek Jastrzębski (przewodniczący Komisji Nadzoru Finansowego), analizując zagadnienie „Transformacja cyfrowa w sektorze finansowym – perspektywa nadzoru”.
Panel dyskusyjny: „e-urzędy w oczach klientów – jakiej obsługi oczekują klienci?”
Podczas panelu dyskusyjnego, w którym udział wzięli: Janusz Cieszyński (minister cyfryzacji), Jerzy Kwieciński (wiceprezes zarządu Banku Pekao S.A.), prof. Gertruda Uścińska (prezes Zakładu Ubezpieczeń Społecznych), Bartosz Zbaraszczuk (Sekretarz Stanu, szef Krajowej Administracji Skarbowej), omówiono wyzwania, jakie stoją przed krajową administracją. Wskazano, że cyfryzacja administracji jest procesem konsekwentnie realizowanym od kilku lat, jednak pewne rozwiązania wymagają czasu, aby mogły być wdrożone.
Jak wskazała prof. Uścińska:
– Od pewnego czasu stosujemy strategię, zgodnie z którą nowe usługi dla obywateli opieramy na nowoczesnych rozwiązaniach. Mamy jednak dług technologiczny i niektóre procesy wymagają w części cyfrowych rozwiązań, a w części tradycyjnych metod załatwiania spraw.
Zauważono, że okres pandemii w znacznym stopniu przyczynił się do przyspieszenia wdrożenia pewnych rozwiązań, takich jak np. składanie różnego rodzaju wniosków online. Z kolei ten trudny okres izolacji zmusił też obywateli do skorzystania z nich.
Obecnie jedną z najczęściej zgłaszanych przez obywateli niedogodności jest konieczność dokonywania opłat w urzędach w miejscu innym niż okienko główne, przy którym wypełnia się formalności. W tym zakresie planowane są usprawnienia, aby ewentualną płatność można było zrealizować w tym samym miejscu, w którym obywatel jest obsługiwany przez urzędnika.
Nie pominięto także wątku wykorzystania w przyszłości sztucznej inteligencji. Minister Cieszyński wskazał, że oczywiście od tej technologii „nie da się uciec”. Ministerstwo obserwuje narzędzia takie jak ChatGPT i to, w jak szybkim tempie następuje przyrost ich użytkowników. Nie wskazano jednak konkretnych rozwiązań z zastosowaniem sztucznej inteligencji, jakie miałyby zostać udostępnione obywatelom.
Minister opowiedział również o sposobach tworzenia nowych e-usług. W skrócie rzecz ujmując: po pojawieniu się pomysłu następuje jego analiza biznesowa, a w kolejnym kroku powstaje projekt. Potem tworzona jest wstępna wersja produktu, a po jej weryfikacji ląduje ona na telefonach i tabletach użytkowników.
Komentarz ekspertów wFirma
Emilia Lazarowicz: Warto pamiętać, że z usługi e-urzędów można korzystać z poziomu systemów w pełni zintegrowanych z Ministerstwem Finansów czy ZUS-em. Takim systemem jest wFirma, dzięki któremu użytkownicy (przedsiębiorcy oraz biura rachunkowe) mogą przesyłać różnego rodzaju deklaracje czy wnioski bez konieczności logowania się do stron rządowych.
Beata Kostrzycka: Cyfryzacja i automatyzacja procesów zwiększa się z roku na rok. Dotyczy to wszystkich obywateli, w tym przedsiębiorców. Przypomnijmy, że już od października 2020 roku wszyscy czynni podatnicy VAT są zobligowani do wysyłki plików JPK_V7 do urzędu skarbowego wyłącznie w formie elektronicznej. Od 2022 roku mają obowiązek przekazywania deklaracji ZUS DRA. Jako dostawca oprogramowania wspieramy przedsiębiorców, aby wszystkie deklaracje mogli wygenerować i wysłać do urzędów w szybki i prosty sposób.
Panel dyskusyjny: „Droga do Cashless Society”
Wstępem do dyskusji o społeczeństwie bezgotówkowym było wystąpienie Pawła Jaroszka (członka zarządu ZUS-u) na temat ubankowienia świadczeniobiorców ZUS-u, podczas którego podano bardzo szczegółowe dane statystyczne o obecnych zachowaniach obywateli w tym zakresie. Ubankowienie oznacza nic innego, jak to, że obywatele otrzymują świadczenia przelewem na rachunek bankowy, a nie przekazem pocztowym w gotówce. Dodatkowo posiadają kartę debetową oraz dostęp do bankowości elektronicznej.
„ZUS we współpracy z instytucjami finansowymi od wielu lat zachęca świadczeniobiorców do korzystania z bezgotówkowych form odbioru świadczeń. Od kilkunastu lat wypłaty świadczeń na rachunki bankowe stopniowo rosną. Jeszcze w 2005 roku było ich nieco ponad 40%, a w 2008 roku – połowa. Świadczenie w formie bezgotówkowej najczęściej pobierają mieszkańcy północnej i północno-zachodniej Polski.
W okresie od grudnia 2022 roku do marca 2023 roku udział nowo przyznanych świadczeń emerytalnych wypłacanych na rachunki płatnicze wyniósł 87,4%. Oznacza to wzrost o 1,2% kwartał do kwartału. 77,3% klientów ZUS-u otrzymuje emerytury i renty bezpośrednio na rachunek bankowy (wzrost o 0,4% kw./kw.), a 88% zasiłków jest wypłacanych na konto (wzrost o 0,5% kw./kw.)”.
Przedstawione dane były impulsem do wymiany opinii między panelistami, wśród których znaleźli się: prof. dr hab. Małgorzata Iwanicz-Drozdowska (wiceprezes zarządu KZBS), Paweł Bułgaryn (zastępca dyrektora Departamentu Strategii MF), Joanna Erdman (prezes zarządu Polska Bezgotówkowa), dr hab. Jakub Górka (Uniwersytet Warszawski), prof. zw. dr hab. Janina Harasim (Uniwersytet Ekonomiczny w Katowicach), Paweł Jaroszek (członek zarządu ZUS-u). Dyskutowano o tym, jakie działania wpływają na fakt, że Polacy w coraz większym stopniu sięgają do płatności bezgotówkowych. Zastanawiano się również nad tym, co jeszcze może zrobić administracja w dążeniu do jak największego „Cashless Society”, czyli społeczeństwa bezgotówkowego. Wnioski, które zostały wyartykułowane na zakończenie tej części konferencji, sprowadzały się do konieczności edukacji (szczególnie obywateli „pokolenia silver”) w zakresie korzystania z usług elektronicznych oraz bezpieczeństwa.
Komentarz ekspertów wFirma
Beata Kostrzycka: W Polsce stosunek płatności gotówkowych do elektronicznych zmienia się w kierunku coraz większej popularności płatności bezgotówkowych. Dodatkowo w przypadku przedsiębiorców istnieje limit płatności gotówkowych: 15 000 zł, który według zapowiedzi rządu ma się zmniejszyć od 2024 roku do jedynie 8000 zł, a dla konsumentów do 20 000 zł.
Emilia Lazarowicz: Oprogramowanie wFirma doskonale wpisuje się w model wspierania „Cashless Society”. Użytkownicy naszego systemu wszystkich opłat mogą dokonać online, korzystając z platform do płatności elektronicznych.
Panel: „e-zwyczaje Polaków”
Ostatnia część konferencji skupiła się na zagadnieniu „Zwyczaje płatnicze Polaków: trendy i ich uwarunkowania” omówionym przez dra hab. prof. UMK Michała Polasika. Dyskusja, w której oprócz prof. Polasika wzięli udział: Mariusz Jedynak (członek zarządu ZUS-u), Adam Kokoszkiewicz (dyrektor Departamentu Sprzedaży – Polski Standard Płatności / BLIK), dr Elżbieta Ostrowska (przewodnicząca zarządu Głównego Polskiego Związku Emerytów, Rencistów i Inwalidów), była okazją do przedstawienia różnych perspektyw omawianej kwestii. Z jednej strony dr Elżbieta Ostrowska wskazała, że grupa seniorów (która jest największą grupą korzystającą ze świadczeń ZUS-u) nie jest jednorodna i dla jej najstarszych przedstawicieli (80+) nie trzeba wprowadzać zmian ani szkoleń, ponieważ grupa ta nie zmieni swoich e-nawyków, bo ich nie posiada, i stan ten nie ulegnie zmianie. Wskazano, co składa się na e-zachowania Polaków: jest to korzystanie z internetu i platform, które zastępują konieczność przychodzenia do terenowych jednostek urzędów. Przytoczono także przykład bardzo młodych ludzi, którzy nie odnajdują się w platformach administracyjnych w celu załatwienia sprawy. Ważnym aspektem jest także realizowanie płatności elektronicznych. Tu jako rozwiązanie wskazano konieczność edukacji przede wszystkich najstarszego pokolenia.
Komentarz ekspertów wFirma
Emilia Lazarowicz: W mojej opinii oprócz wsparcia dla „pokolenia silver” jeszcze ważniejsza jest edukacja pokolenia najmłodszych obywateli wkraczających właśnie w świat pełnoletności i obowiązków administracyjnych, które się z tym wiążą (rozliczenia podatkowe czy świadczenia z ZUS-u). Konieczne w tym zakresie jest dopracowanie warstwy UX szczególnie w platformach ZUS-owskich (PUE ZUS czy Płatnik). W usługach e-Urząd Skarbowy oraz Twój e-PIT te rozwiązania działają już naprawdę dobrze.
Beata Kostrzycka: W krajach mniej rozwiniętych elektronizacja usług postępuje szybciej: pomija komputery i przechodzi od razu do urządzeń mobilnych. Biorąc pod uwagę zwyczaje młodych ludzi, w Polsce również powstaje coraz więcej e-usług dostosowanych właśnie pod urządzenia mobilne, a nawet oferty usług takie jak lokaty w bankach, z których można skorzystać wyłącznie za pomocą aplikacji w telefonie. Tendencje Polaków idą w kierunku poszukiwania rozwiązań automatyzujących pracę i mobilność. Nasze oprogramowanie wFirma pozwala na pracę z każdego miejsca, w którym komputer lub telefon można połączyć z internetem.
Wspólny wniosek podsumowujący całą konferencję jest taki, że proces cyfryzacji jest jedyną drogą, którą należy podążać, i nie ma od niej odwrotu. Zadaniem dla administracji jest dopasowywanie narzędzi, tak aby były one jak najłatwiejsze i jak najbardziej dostępne dla obywatela w każdym wieku. Konieczna jest jednak edukacja społeczeństwa w tym zakresie. Wszystkie te działania będą się także przekładać wprost na ogromne oszczędności w budżecie państwa.
