Ewaluacja szkoleń w małej firmie – jak ją zorganizować?

Małe firmy nie zawsze inwestują w szkolenia. Ich organizacja wiąże się z ponoszeniem wydatków, które można przeznaczyć na intensywniejszą promocję świadczonych usług czy zakup nowoczesnego sprzętu biurowego. Przedsiębiorcy mają świadomość konieczności zwiększania kwalifikacji zawodowych zatrudnianych osób. Ich niechęć do organizacji kursów wynika także z obawy, że wydane pieniądze nie przyniosą wymiernych efektów. Ewaluacja szkoleń w małej firmie jest niezbędna. Jak ją przeprowadzić?

Ewaluacja zewnętrznych szkoleń w małej firmie

Małe przedsiębiorstwa czasami nie przeprowadzają wewnętrznych szkoleń. W działach HR, o ile w ogóle istnieją, są zatrudniani specjaliści od działalności księgowo – kadrowej, czyli naliczania płac, przygotowywania umów itp. Małe firmy przeważnie zlecają przeprowadzenie określonego kursu zewnętrznemu podmiotowi, który prowadzi działalność doradczą lub specjalizuje się w organizacji określonego typu kursów dokształcających.

Ewaluacja szkoleń w małej firmie może być przeprowadzona na dwa sposoby:

  • podmiot zewnętrzny weryfikuje efekty zorganizowanego kursu,

  • właściciel firmy samodzielnie sprawdza nabytą wiedzę i umiejętności pracowników, którzy uczestniczyli w spotkaniach.

Każde z dwóch, powyższych rozwiązań ewaluacji szkoleń w małej firmie ma swoje wady i zalety. Powierzenie zweryfikowania efektów przeprowadzonego kursu zewnętrznemu podmiotowi przede wszystkim nie wymaga zaangażowania od właściciela firmy. Otrzymuje on gotowy raport, za pośrednictwem którego może dowiedzieć się, czy jego pracownicy zwiększyli swój poziom wiedzy i umiejętności. Należy jednak pamiętać, że zewnętrzny podmiot może „naciągać” wyniki, by zachęcić przedsiębiorcę do zawarcia umowy dotyczących kolejnych szkoleń.

Z kolei samodzielne przeprowadzenie ewaluacji szkolenia w małej firmie wymaga dużego zaangażowania właściciela firmy. Konieczne stanie się przygotowanie kwestionariuszy, testów wiedzy oraz arkuszy oceny umiejętności. Sama obserwacja pracowników także zajmie sporo czasu. Jednak dzięki temu przedsiębiorca może zauważyć, czy przeprowadzone szkolenie wpłynęło na wzrost kwalifikacji zawodowych zatrudnianych pracowników.

Ewaluacja szkoleń w małej firmie – przygotowanie materiałów

Jeśli przedsiębiorca zdecyduje się samodzielnie dokonać ewaluacji szkolenia w swojej małej firmie, będzie musiał przygotować niezbędne materiały, które posłużą do oceny efektów kursu. Najtrudniejszy jest pierwszy raz – wszystkie arkusze, kwestionariusze i dokumenty należy sporządzić od podstaw. Ewaluacja szkoleń w małej firmie przeprowadzana po raz drugi, trzeci czy dziesiąty, umożliwia skorzystanie ze stworzonych uprzednio materiałów (oczywiście, należy dokonać pewnych modyfikacji w dokumentacji w zależności od rodzaju szkolenia).

Materiały można przygotować przy wsparciu eksperta, np. osoby pracującej w firmie doradczej, bądź skorzystać z podręczników akademickich czy źródeł internetowych. Warto także pomyśleć o współpracy ze studentami, którzy przygotowują prace magisterskie. Często ci młodzi ludzie poszukują przedsiębiorstwa, które posłużyłoby za obiekt badań. Można zaproponować studentowi, aby stworzył materiały do ewaluacji szkoleń w małej firmie i na ten temat napisał swoją pracę dyplomową.

Ewaluacja szkoleń w małej firmie – co zrobić z wynikami?

Po przeprowadzeniu oceny szkolenia należy przeanalizować uzyskane wyniki. Jeśli nastąpił wzrost kompetencji zawodowych pracowników, przedsiębiorca z pewnością ucieszy się z tego faktu i będzie zastanawiał się nad tematyką kolejnych kursów. Nieco gorzej jest w sytuacji, kiedy zorganizowane spotkania nie przyniosły spodziewanych rezultatów. Pracodawca musi rozważyć, czy:

  • podmiot zewnętrzny źle przeprowadził szkolenie,

  • poziom przekazywanej wiedzy był zbyt wysoki, aby pracownicy mogli go przyswoić,  

  • niewłaściwie zostały rozpoznane potrzeby szkoleniowe,

  • pracownicy nie uważali na organizowanych spotkaniach lub nie interesowała ich dana tematyka,

  • osoby zatrudnione nie chcą wykorzystywać zdobytej wiedzy w praktyce.

Odpowiedzi na powyższe pytania mogą pojawić się w kwestionariuszach ankietowych, które powinni wypełnić uczestnicy szkolenia. Pracownicy sami wskażą brak zainteresowania danym tematem, zbyt wysoki bądź zbyt niski poziom przekazywanej wiedzy. Z pewnością w ankietach zostanie także skomentowane to, czy osoba przeprowadzająca szkolenie była odpowiednio do tego przygotowana.

W zależności od przyczyny, która wpłynęła na wyniki przeprowadzonej ewaluacji szkolenia w małej firmie, należy zastosować inne rozwiązanie. Jeśli wina leży po stronie podmiotu zewnętrznego, nie warto kontynuować z nim współpracy.