Jak płacić niskie podatki

Każda osoba prowadząca działalność gospodarczą ma na celu taką optymalizację kosztów z nią związanych, aby płacić jak najniższe podatki. Co jednak można uznać za koszt firmowy? Kiedy przedsiębiorca może powiększyć wysokość kosztów nie ponosząc dodatkowych wydatków?

Koszty wg ustawy o PIT

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Mowa tu o kosztach bezpośrednio lub pośrednio związanych z prowadzoną działalnością. Do kosztów bezpośrednich można zaliczyć z całą pewnością zakup towarów handlowych i materiałów. Natomiast do kosztów pośrednich będą należeć np. odpisy amortyzacyjne samochodu osobowego czy też wydatki na media.

Nie ma w ustawie o PIT wyszczególnienia, co dokładnie może być kosztem podatkowym. Ustawodawca zamieścił za to w art. 23 ustawy katalog wyłączeń. Poza tym należy mieć na uwadze, że każdy wydatek wprowadzony jako koszt firmy musi mieć związek z prowadzoną działalnością, co w razie potrzeby przedsiębiorca będzie potrafił wykazać przed urzędem skarbowym.

Amortyzacja jako co miesięczny koszt

Większość przedsiębiorców w ramach działalności gospodarczej korzysta ze środków trwałych. Te o niskiej wartości, do kwoty 3.500 zł można zaliczyć bezpośrednio w koszty. Ustawa o PIT daje również możliwość zaliczenia jednorazowo w koszty sprzętów o wartości powyżej 3.500 zł, łącznie do kwoty 50.000 euro rocznie (w roku 2013 jest to kwota 205.000 zł). Z tego przywileju nie można jednak korzystać w przypadku samochodów osobowych – muszą one być amortyzowane w czasie.

Dla mniejszych przedsiębiorców rozliczenie w czasie środków trwałych może okazać się bardziej korzystne. Co miesiąc dodatkowo w koszty będzie trafiał odpis amortyzacyjny, pomniejszający wartość dochodu do opodatkowania PIT. Dzięki temu firmy, które np. starają się o kredyt, wykażą równomierną wysokość osiąganych dochodów.

Przedsiębiorca ma również prawo do uwzględnienia w środkach trwałych sprzętów prywatnych, wykorzystywanych w działalności gospodarczej. W niektórych przypadkach nie ma potrzeby ponosić dodatkowych wydatków, a kosztem będą odpisy amortyzacyjne sprzętów wprowadzonych do ewidencji środków trwałych.

Najbardziej popularnymi przykładami są komputer, drukarka czy też samochód, które będą wykorzystywane wyłącznie w ramach prowadzonej działalności.

Reprezentacja a reklama

Te dwa pojęcia są ze sobą często mylone, a ich rozgraniczenie jest niezwykle ważne ze względu na ujęcie w kosztach firmowych. Ustawodawcy bowiem w art. 23 ustawy o PIT zastrzegli, że wydatki na reprezentację, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych - nie mogą stanowić kosztów podatkowych. Co do reklamy natomiast nie ma tego typu ograniczeń, należy kierować się jedynie zasadą racjonalności i gospodarczego uzasadnienia.

Za reklamę można uznać działania polegające na zachęcaniu potencjalnych klientów do zakupu określonych towarów lub usług. Do najbardziej popularnych form reklamy należą:

  • plakaty na billboardach,
  • ulotki,
  • ogłoszenia i spoty w mediach,
  • bannery na stronach internetowych oraz serwisach społecznościowych,
  • pozycjonowanie stron w wyszukiwarkach internetowych.

W przypadku reprezentacji można się odnieść do wyroku NSA z dnia 25 stycznia 2012 r., sygn. akt II FSK 1445/10 - orzeczenie prawomocne – w którym stwierdził, że koszty reprezentacji to wydatki związane z przedstawicielstwem: "(...) termin ten w zakresie języka prawnego i prawniczego należy rozumieć jako "przedstawicielstwo, reprezentowanie czyichś interesów, występowanie w czyimś imieniu", a nie "wystawność, okazałość, wytworność (...)"

(...) Norma ta nie zawiera żadnych wyjątków, tak odnoszących się do miejsca, w którym obowiązki przedstawicielskie są realizowane, jak i do wystawności lub braku wystawności w zakresie nabywania usług gastronomicznych, zakupu żywności lub napojów. Należy zatem stwierdzić, że wydatki na wszelkie tego typu usługi i artykuły, wiążące się z reprezentowaniem podatnika lub prowadzonego przez niego przedsiębiorstwa, nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów – niezależnie także od tego, czy usługi te i zakupione artykuły były wykorzystywane w kontaktach z kontrahentami w siedzibie przedsiębiorstwa (zakładu), czy też poza nią. (...)"

Rozliczenie firmy prowadzonej we własnym mieszkaniu

Przedsiębiorca, który prowadzi działalność gospodarczą we własnym mieszkaniu, ma prawo do ujęcia w kosztach firmy części wydatków związanych z nieruchomością.

Pierwszym krokiem, jaki należy wykonać, jest zgłoszenie miejsca zamieszkania jako miejsca siedziby firmy lub miejsca, gdzie jest prowadzona działalność, na formularzu CEIDG-1. Wiąże się to z koniecznością zgłoszenia do urzędu gminy określonego metrażu pomieszczeń wykorzystywanych do działalności w celu opodatkowania wyższym podatkiem od nieruchomości przewidzianym dla firm.

Wydatki związane z eksploatacją mieszkania trzeba rozdzielić na te związane z prowadzoną działalnością oraz na te o charakterze osobistym. Najprostszym sposobem podziału będzie wyliczenie procentowe powierzchni zajmowanej w działalności do ogólnego metrażu nieruchomości.