Poradnik Przedsiębiorcy

Powered by

wFirma.pl

Poznaj
niezbędne narzędzia
do zarządzania
Twoją firmą!

Dostępne
na wszystkie
platformy

Apple Windows Android BlackBerry

Jakie wymagania musi spełniać faktura elektroniczna?

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA z dnia 3 lipca 2008, sygn. IP-PP2-443-619/08-2/BM, Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie

Dokument faktury elektronicznej w postaci pliku w formacie PDF, opatrywany bezpiecznym podpisem elektronicznym zapewniającym autentyczność pochodzenia faktury i jej integralność, weryfikowaną przy wykorzystaniu certyfikatu Sigillum, przesyłany odbiorcy za pośrednictwem poczty elektronicznej, nie spełnia wymogów przekazu faktur w formie elektronicznej i nie można go uznać za fakturę tożsamą z fakturą wystawioną w formie papierowej.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 4 kwietnia 2008 r. (data wpływu 11 kwietnia 2008 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie faktur VAT przesyłanych w formie elektronicznej - jest nieprawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 11 kwietnia 2008 r. został złożony wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie faktur VAT przesyłanych w formie elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny.

Wnioskodawca jest podatnikiem podatku od towarów i usług zobowiązanym na podstawie przepisów ustawy o podatku od towarów i usług do wystawiania faktur stwierdzających dokonanie sprzedaży. W oparciu o przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej Spółka wprowadziła możliwość wystawiania faktur VAT dokumentujących sprzedaż usług w formie elektronicznej.

Dokument faktury elektronicznej ma postać pliku w formacie PDF. Faktury są opatrywane bezpiecznym, podpisem elektronicznym w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.) weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu (dalej: kwalifikowany podpis). Stosowany przez Spółkę podpis elektroniczny zapewnia autentyczność pochodzenia faktury i jej integralność. Kwalifikowany podpis jest zintegrowany z plikiem faktury w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych (treści faktury) jest rozpoznawalna. Każda ewentualna zmiana dokumentu faktury spowoduje, ze podczas weryfikacji podpisu, osoba weryfikująca zostanie poinformowana o tym, ze dokument został zmieniony. Do weryfikacji podpisu elektronicznego stosowanego do podpisywania faktur Spółka wykorzystuje certyfikat Sigillum będący kwalifikowanym certyfikatem w rozumieniu ustawy o podpisie elektronicznym.

Dostawcą certyfikatów jest firma X świadczący kwalifikowane usługi certyfikacyjne, uprawniony do wydawania certyfikatów kwalifikowanych (wpisany do rejestru kwalifikowanych podmiotów świadczących usługi certyfikacyjne prowadzonego przez Ministra właściwego ds. gospodarki).

Osobami składającymi podpis elektroniczny na dokumencie faktury są upoważnieni pracownicy Spółki, których lista jest ogólnie dostępna na stronie internetowej Spółki. Lista podlega modyfikacji w przypadku utraty ważności certyfikatu lub upoważnienia do podpisywania faktur. Dodatkowo wszystkie wystawiane przez Podatnika faktury elektroniczne są znakowane czasem, co oznacza opatrzenie dokumentu elektronicznego wiarygodnym czasem, który według ustawy o podpisie elektronicznym stanowi "datę pewną" w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego.

Wystawiane przez Wnioskodawcę duplikaty oraz korekty faktur elektronicznych są opatrywane takim samym kwalifikowanym podpisem weryfikowanym za pomocą certyfikatu kwalifikowanego jak oryginały faktur i również są znakowane czasem.

Autentyczność i integralność faktury elektronicznej może być zweryfikowana za pomocą aplikacji przygotowanej i udostępnianej nieodpłatnie przez X S.A. Faktury VAT są wystawiane w formie elektronicznej po uprzednim złożeniu przez nabywcę do Wnioskodawcy pisemnej akceptacji wystawiania i przesyłania faktur w tej formie. Faktura w formie elektronicznej jest dostarczana za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres wskazany przez odbiorcę.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

Czy w przedstawionym stanie faktycznym faktury elektroniczne wystawiane przez Wnioskodawcę, przesyłane następnie odbiorcy za pośrednictwem poczty elektronicznej, stanowią fakturę elektroniczną w rozumieniu przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119) i czy tym samym spełniają wymóg wystawienia faktury określony przepisami art. 106 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług?

Czy faktura elektroniczna wystawiona i przesłana w wyżej opisany sposób jest pod względem formalnym równoważna z dokumentem faktury VAT, o którym mowa w art. 106 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, sporządzanym w formie papierowej?

W opinii Wnioskodawcy wystawiane przez Spółkę faktury w formie elektronicznej odpowiadają wymogom rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur. Faktury są wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej na podstawie pisemnej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury zgodnie z wymogiem określonym w § 3 tego rozporządzenia. Autentyczność ich pochodzenia i integralność treści jest zagwarantowana bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu i odpowiada wymogom określonym w § 4 tego rozporządzenia. Przesłanie faktury za pośrednictwem poczty elektronicznej jest jednym ze sposobów przesłania faktury elektronicznej wskazanych w § 2 tego rozporządzenia. Wystawienie przez Wnioskodawcę faktury w formie elektronicznej i przesłanie jej za pośrednictwem poczty elektronicznej stanowi spełnienie obowiązku wystawienia faktury, określonego przepisami art. 106 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług. Faktura elektroniczna wystawiana i przesyłana przez Spółkę w wyżej opisany sposób jest pod względem formalnym równoważna z dokumentem faktury VAT, o którym mowa w art. 106 ust. 1 ustaw o podatku od towarów i usług, sporządzanym w formie papierowej.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą o VAT, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług oraz aktów wykonawczych przewidują dwie formy faktur: papierową i elektroniczną. Zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT regulują przepisy rozdziału 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 95, poz. 798 z późn. zm.), wydanego na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 8 ww. ustawy o podatku od towarów i usług.

Zasady te dotyczą zarówno faktur wystawianych w formie papierowej jak i elektronicznej, przy czym ta druga forma wymaga wypełnienia dodatkowych warunków, o których mowa w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119), wydanego na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i 11 ww. ustawy.

Z przedstawionego przez Wnioskodawcę stanu faktycznego wynika, że zamierza on przesyłać swoim kontrahentom (jeżeli wyrażą na to zgodę), za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres wskazany przez odbiorcę, faktury w formie elektronicznej jako pliki PDF, opatrzone bezpiecznym, podpisem elektronicznym. Autentyczność i integralność faktury elektronicznej ma być weryfikowana za pomocą aplikacji przygotowanej i udostępnianej nieodpłatnie przez firmę X.

Zgodnie z § 2 ust. 1 ww. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.

Stosownie do treści § 4 tego rozporządzenia, faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane:

  1. bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
  2. poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych

Umowa w sprawie europejskiego modelu EDI została opisana w Zaleceniu Komisji Europejskiej z dnia 19 października 1994 r. Nr 1994/820/WE odnoszącego się do aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych (Dz. Urz. UE L 338 z 28 grudnia 1994 r.). Mając na uwadze powyższy zapis należy wyjaśnić, że systemy Electronic Data Interchange (EDI) są od lat 80 ubiegłego wieku standardem w zakresie elektronicznej komunikacji biznesowej. Stanowią one swego rodzaju język elektroniczny, umożliwiający przedsiębiorstwom stosującym różne technologie komunikacyjne i informatyczne swobodną oraz bezpieczną wymianę danych handlowych. Celem wdrożenia systemu EDI jest umożliwienie przesyłania danych elektronicznych (np. elektronicznych faktur "e-faktur") pomiędzy różnymi, zasadniczo niekompatybilnymi systemami informatycznymi. Zasadniczą cechą systemów EDI jest to, że przedsiębiorcy wdrażający taki system przyjmują dla celów wzajemnej komunikacji elektronicznej określony standard zapisu danych. Główną cechą systemów EDI jest więc tłumaczenie komunikatów z różnych systemów na komunikaty zakodowane za pomocą jednego, ustalonego wcześniej i zrozumiałego dla wszystkich uczestników komunikacji standardu zapisu danych. Systemy EDI co do zasady integrują różne systemy informatyczne, między którymi występują (zasadniczo nieusuwalne) różnice techniczne, np. w zakresie przechowywania i prezentacji przesłanych danych.

Trzeba podkreślić, ze zasadniczy wymóg wynikający z rozporządzenia z dnia 14 lipca 2005 r., stawiany fakturom elektronicznym to wymóg zachowania integralności danych zawartych w fakturze oraz zapewnienie jej autentyczności, a to może być spełnione tylko przy zastosowaniu systemu elektronicznej wymiany danych (EDI).

Mając powyższe na uwadze należy stwierdzić, ze zasadniczy wymóg wynikający z rozporządzenia z dnia 14 lipca 2005 r., stawiany fakturom elektronicznym to wymóg zachowania integralności danych zawartych w fakturze oraz zapewnienie jej autentyczności, a to może być spełnione tylko przy zastosowaniu systemu elektronicznej wymiany danych (...). W związku z powyższym należy stwierdzić, iż opisany przez Spółkę sposób przesyłania faktur w formie elektronicznej nie jest zgodny z wymogami, o których mowa w wyżej powołanych przepisach. Tym samym nie można takiej faktury uznać za tożsamą z fakturą wystawioną w formie papierowej. Ustawodawca świadomie wprowadził obostrzenia dla funkcjonowania faktur w formie elektronicznej, które to obostrzenia nie dotyczą przekazu dokonywanego pocztą, kurierem czy osobiście. Jeżeli zatem strony transakcji chcą skorzystać z przekazu faktur w formie elektronicznej, a nie papierowej, muszą zastosować się do postanowień rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku ul. 1 Maja 10,09-402 Płock.