Jak wystawić fakturę elektroniczną, czyli wszystko o e-fakturach

Wystawienie faktur papierowych pochłania sporo czasu i bywa kłopotliwe przy większej liczbie kontrahentów. Wybawieniem mogą stać się faktury elektroniczne, które zyskały popularność nawet w małych firmach. Dowiedz się, jak wystawić fakturę elektroniczną?

Jak wystawić fakturę elektroniczną - informacje zawarte na fakturze

Definicję faktury zawiera ustawa o VAT, według której to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Aby faktura elektroniczna miała odpowiednią formę, musi zostać wystawiona oraz otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym pozwalającym na zachowanie przede wszystkim integralności treści i czytelności. Co ważne, faktura elektroniczna nie wymaga podpisu.

Przedsiębiorca ma obowiązek zamieścić następujące dane na fakturze:

  1. datę wystawienia,

  2. kolejny numer, nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,

  3. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,

  4. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany dla podatku,

  5. numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany dla podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem

  6. datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży,

  7. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,

  8. miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,

  9. cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),

  10. kwoty wszelkich rabatów, w tym za wcześniejsze otrzymanie należności, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,

  11. wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),

  12. stawkę podatku,

  13. sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,

  14. kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,

  15. kwotę należności ogółem.

Autentyczność, integralność oraz czytelność faktury elektronicznej

Zgodnie z ustawą o VAT to przedsiębiorca ma obowiązek zapewnić autentyczność, integralność oraz czytelność e-faktury w wybrany przez siebie sposób. Warunki te można otrzymać przez zastosowanie dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Warto pamiętać, że autentyczność pochodzenia faktury rozumie się jako pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Natomiast integralność treści faktury rozumie się tym, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać.

Jak wystawić fakturę elektroniczną - forma

E-faktura w myśl Ustawy o VAT można uznać np. za e-mail z załącznikiem w formacie PDF, CSV, faks otrzymany drogą elektroniczną, a nawet zeskanowane i przesłane elektronicznie dokumenty papierowe - pod warunkiem, że nie zostały wcześniej wprowadzone do obrotu w wersji papierowej.

W przypadku gdy wybierzemy formę elektroniczną faktury, musimy się liczyć z tym, że:

  • sprzedawca lub osoba trzecia upoważniona przez sprzedawcę do wystawiania faktur przesyła je lub udostępnia nabywcy,

  • nabywca przesyła lub udostępnia e-faktury sprzedawcy (jeśli nabywca wystawia faktury w imieniu sprzedawcy) z uwzględnieniem zasad wynikających z procedury zatwierdzania faktur przez podatnika dokonującego sprzedaży,

  • nabywca, który otrzymał e-fakturę zawierającą pomyłki (pozwalające na sporządzenie noty korygującej), przesyła lub udostępnia notę korygującą wystawcy faktury,

  • jeśli wystawcą faktury jest organ egzekucyjny lub komornik sądowy wykonujący czynności egzekucyjne w rozumieniu przepisów Kodeksu postępowania cywilnego - e-faktury przesyła lub udostępnia zarówno nabywcy, jak i dłużnikowi.

Odbiorca faktury elektronicznej

Użycie formy faktury elektronicznej wymaga zgody odbiorcy. Jednak przepisy nie przewidują konkretnej metody służącej zaakceptowaniu zgody – w tym przypadku wystawiający fakturę może takie przyzwolenie domniemywać np. po wpłaceniu przez kupującego należności. Jeśli nabywca nie wyrazi zgodę na otrzymanie e-faktury, sprzedający ma obowiązek dostarczyć mu ją drogą tradycyjną. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy strony za porozumieniem ustalą inny termin utraty prawa do wysłania faktur elektronicznych - jednak nie może być on dłuższy niż 30 dni.

Faktura elektroniczna zostaje uznana za otrzymaną, gdy dotrze do odbiorcy. Jeżeli sprzedający wysłał ją drogą mailową – może to być data wysłania wiadomości. 

Czas przechowywania faktur elektronicznych

Faktury elektroniczne również przechowuje się przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin płatności podatku. E-faktury można przechowywać w formie elektronicznej, nie ma konieczności trzymania wersji papierowej. Należy przechowywać je jednak w sposób pozwalający łatwe odnalezienie oraz identyfikację dowodu oraz dający możliwość udostępnienia ich organom kontroli.