Monitoring pracowników - jakie formalności, żeby zamontować kamery w firmie?

Pracodawca może zamontować kamery i prowadzić monitoring pracowników w firmie. Nie ma tu jednak dowolności. Są zasady, których bezwzględnie trzeba przestrzegać. O czym trzeba pamiętać? Jakich formalności dopilnować?

Monitoring pracowników

Monitoring na terenie zakładu pracy i wokół niego może zostać powieszony tylko ze ściśle określonych powodów. Są one wymienione w art. 22² § 1 Kodeksu pracy. Monitoring pracowników musi być niezbędny do zapewnienia:

• bezpieczeństwa pracowników, lub
• ochrony mienia, lub
• kontroli produkcji, lub
• zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Zastosowanie monitoringu musi być niezbędne dla osiągnięcia tych celów. Monitoring pracowników jest możliwy tylko w tych przypadkach. Nie można go więc wprowadzić np. w celu kontroli godzin przyjścia pracowników do pracy.

Nagrywanie tylko obrazu, a nie dźwięku 

Kodeks pracy pozwala na monitoring pracowników, ale mowa jest o monitoringu wizyjnym. Przepis mówi o “środkach technicznych umożliwiających rejestrację obrazu”. Nie ma mowy o tym, żeby kamery mogły nagrywać również dźwięk. Niedopuszczalny jest więc montaż kamer z mikrofonami czy rozmieszczenie samych mikrofonów w zakładzie pracy.

Jak i kiedy uprzedzić pracowników?

Nie można nagrywać pracowników “z ukrycia”, nawet wtedy, gdy kamery są zainstalowane np. w korytarzach czy przed wejściem do firmy. Pracownicy muszą zostać poinformowani wcześniej o monitoringu. Miejsca objęte zasięgiem kamer należy oznaczyć.

Jak poinformować pracowników monitoringu?

Jeśli w firmie działa już monitoring pracowników i zatrudniany jest nowy pracownik, to przed dopuszczeniem pracownika do pracy, trzeba mu przekazać na piśmie informacje o:

• celach monitoringu,
• zakresie monitoringu,
• sposobie zastosowania monitoringu.

Jeśli w firmie zatrudniającej pracowników został zamontowany monitoring pracowników, to trzeba przed jego uruchomieniem powiadomić o tym pracowników. Robi się to “w sposób przyjęty u danego pracodawcy”, nie później niż dwa tygodnie przed uruchomieniem monitoringu. Może się to odbyć np. przez rozesłanie wiadomości na skrzynki e-mail pracowników, wywieszenie informacji na tablicy ogłoszeń w zakładzie pracy.

Obowiązek oznaczenia pomieszczeń z monitoringiem

Pomieszczenia objęte monitoringiem muszą zostać w sposób widoczny i czytelny oznaczone. Należy to zrobić za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych. Powinny się one pojawić najpóźniej na jeden dzień przed uruchomieniem monitoringu.

Nie jest wystarczająca ogólna informacja, że teren zakładu pracy jest objęty monitoringiem. Pracownicy powinni wiedzieć, które konkretnie pomieszczenia są pod okiem kamer.

Rozmieszczenie kamer - gdzie nie wolno ich instalować?

Monitoring pracowników nie może odbywać się we wszystkich pomieszczeniach. Kodeks pracy wymienia następujące pomieszczenia, w których co do zasady kamer być nie powinno:

• pomieszczenia sanitarne,
• szatnie,
• stołówki,
• palarnie,
• pomieszczenia udostępniane zakładowej organizacji związkowej.

Wyjątkowo można zamontować kamery w tych pomieszczeniach. Muszą być jednak wtedy łącznie spełnione następujące warunki:

• zamontowanie kamer w tych pomieszczeniach jest niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę;
• nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika;
• nie naruszy to zasady wolności i niezależności związków zawodowych.

Jak nie naruszyć godności i dóbr osobistych pracowników oraz zasady wolności i niezależności związków zawodowych? W Kodeksie pracy wskazano na zastosowanie w monitoringu technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób. Trzeba mieć jednak świadomość tego, że instalowanie kamer w takich pomieszczeniach powinno być absolutnym wyjątkiem. W razie kontroli czy sporu z pracownikami to pracodawca będzie musiał udowodnić, że było to niezbędne. Szczególnie duże ryzyko naruszenia godności i dóbr osobistych pracowników pojawi się w przypadku kamer w pomieszczeniach sanitarnych (łazienkach, szatniach).

Jakie dokumenty będą potrzebne?

Pracodawca stosujący monitoring pracowników musi pamiętać o tym, że kwestie związane z monitoringiem trzeba wpisać do:

• układu zbiorowego pracy - jeśli pracodawca jest nim objęty;
• regulaminu pracy - jeśli ma obowiązek ustalić regulamin pracy;
• obwieszczeniu - jeśli nie ma układu zbiorowego ani regulaminu pracy.

Co trzeba w tych dokumentach wpisać? Trzy rzeczy:

• cele monitoringu - te określa Kodeks pracy, nie można wpisać innych celów; celami mogą być wyłącznie zapewnienie bezpieczeństwa pracowników, ochrona mienia, kontrola produkcji lub zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
• zakres monitoringu - np. monitoring wizyjny, na którym może zostać utrwalony wizerunek pracowników;
• sposób zastosowania monitoringu - np. jakie obszary są nim objęte.

Na tym nie koniec formalności. Pracodawcę obowiązuje RODO. Pracodawca musi przestrzegać art. 12 i 13 RODO. Chodzi tu o wykonanie tzw. obowiązku informacyjnego, czyli podania pracownikowi przez pracodawcę w przejrzysty sposób wymaganych przez RODO informacji w związku z przetwarzaniem danych.

Jak długo można przechowywać nagrania?

Pracodawca może przechowywać nagrania z obrazem pracowników nie dłużej niż przez trzy miesiące od dnia nagrania. Obecnie zdecydowana większość kamer działa w technologii cyfrowej. Obraz zapisywany jest na dysku. Rejestrator obrazu ustawia się w ten sposób, aby na dysku po trzech miesiącach zapisywał się nowy obraz, tym samym kasując wcześniejsze nagrania.

Jeśli nagrania obrazu stanowią dowód w prowadzonym na podstawie prawa postępowaniu, to termin ich przechowywania się przedłuża - do czasu prawomocnego zakończenia tego postępowania. To samo dotyczy przypadku, gdy nagrania nie są jeszcze dowodem w postępowaniu, ale pracodawca powziął wiadomość, że mogą one stanowić dowód w postępowaniu. Dzięki temu nie musi ich kasować.

Do czego można wykorzystać nagrania?

Co pracodawca stosujący monitoring pracowników może zrobić z nagraniami z kamer? Te nagrania, na których są widoczni pracownicy, mogą być wykorzystane wyłącznie do celów, do których zostały zebrane. Nie można ich wykorzystywać do innych celów. Przypomnijmy, że tymi celami mogą być tylko:

• zapewnienie bezpieczeństwa pracowników,
• ochrona mienia,
• kontrola produkcji,
• zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Przykład 1.

Pracodawca chciałby wykorzystać nagranie z kamer monitoringu z hali produkcyjnej w filmie promocyjnym. Na nagraniu widać pracowników. Pracodawca nie może wykorzystać nagrań z monitoringu w filmie promocyjnym. Byłoby to niezgodne z prawem przetwarzanie danych pracowników. Nagrania zostałyby wykorzystane do innego celu, niż cel, w jakim zainstalowano monitoring.

Zasady dotyczące wdrażania monitoringu w miejscu praca są dokładnie opisane w Kodeksie pracy, do których pracodawca zobowiązany jest się stosować. Najważniejsze jest to że pomieszczenia objęte monitoringiem muszą zostać w sposób widoczny i czytelny oznaczone, a monitoring nie może odbywać się we wszystkich pomieszczeniach.