Pracodawco, chroń swoją firmę - poznaj kompetencje kandydatów

W polskim systemie prawnym pracodawca ma ograniczone możliwości zbierania i wyszukiwania informacji na temat kandydatów do zatrudnienia. Pracodawcy skarżą się na koszty związane z przyjęciem do pracy osoby, której umiejętności i zaradność zawodowa odbiegają od informacji zawartych w dokumentach aplikacyjnych. Czy można temu zaradzić? Jakich dokumentów może domagać się pracodawca od kandydata? Jak zatrudniający może się uchronić przed zatrudnieniem niekompetentnego pracownika i jak daleko może posunąć się sprawdzając informacje o nim? Przeczytaj poniższy artykuł i dowiedz się jak możesz sprawdzić kompetencje kandydatów!

Jakich dokumentów może wymagać pracodawca przed formalnym zatrudnieniem?

Katalog danych, jakich przed zatrudnieniem pracodawca może wymagać od kandydata znajduje się w art. 22(1) k.p. (Kodeksu pracy) i jest ograniczony do:

  • imienia (imion) i nazwiska,
  • imion rodziców,
  • daty urodzenia,
  • miejsca zamieszkania i (jeśli jest) adresu do korespondencji,
  • wykształcenia,
  • przebiegu dotychczasowego zatrudnienia
  • dodatkowych uprawnień i kwalifikacji, które niezbędne są do pracy na danym stanowisku
  • innych danych, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów (np. oświadczenia o niekaralności dla kandydatów do służby publicznej).

Dodatkowo zgodnie z art. 22(1) § 3 pracodawca ma prawo żądać udokumentowania podstawowych danych osobowych poprzez oświadczenie zgodności danych z dowodem osobistym. Warto przy tym zwrócić uwagę, że pracodawca nie jest uprawniony do przechowywania w aktach osobowych kopii dowodu osobistego pracownika.

Na przetwarzanie danych wymienionych w art. art. 22(1) k.p. nie jest potrzebna zgoda kandydata.

Jakich więc dokumentów może domagać się pracodawca od kandydata, którego zdecyduje się przyjąć do pracy?

Informacje znajdujemy we wspomnianym już art. 22(1) k.p., a także w rozporządzeniu MPiPS o sposobie prowadzenia akt osobowych.

Pracodawca może zażądać od pracownika złożenia następujących dokumentów:

  • wypełnionego kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie, zgodnego ze wzorem stanowiącym załącznik do rozporządzenia MPiPS o sposobie prowadzenia akt osobowych,
  • świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie (jest to niezbędne do ustalenia wymiaru urlopu oraz niektórych uprawnień pracowniczych),
  • dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
  • świadectwa ukończenia gimnazjum - w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,  
  • orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
  • innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów (np. badań psychotechnicznych dla kandydatów na kierowców zawodowych przewozu osób),
  • innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
  • numeru PESEL pracownika nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL).

Pracodawca może żądać od pracownika przedłożenia oryginałów wyżej wymienionych dokumentów tylko do wglądu, a do akt osobowych sporządza jedynie ich odpis lub kopię.

Które dane i dokumenty kandydat/pracownik udostępnia dobrowolnie?

Otóż kandydat udostępnia dobrowolnie wszystkie dane niewymienione w katalogu ustawowym, a których przetwarzania nie zabraniają pracodawcy przepisy. Podstawowym dokumentem, który pozwala lepiej poznać profil kandydata są opinie i referencje z poprzednich miejsc pracy. Nie zawsze jednak stanowią wiarygodne źródło informacji. W wielu firmach możemy spotkać się z przypadkami, gdy odchodzący pracownik sam tworzy opinię o sobie i zakresie swoich obowiązków, a szef jedynie się po nią podpisuje.

Warto przypomnieć, że kontaktowanie się bez zgody kandydata z jego poprzednimi pracodawcami w celu zbierania opinii o jego osobie stanowi (podobnie udzielanie takich informacji) naruszenie jego dóbr osobistych, a także przepisów o ochronie danych osobowych.