Zakup przed rejestracją działalności - odliczenie PIT i VAT

Jeszcze przed rozpoczęciem prowadzenia działalności przedsiębiorcy często ponoszą wydatki związane z jej uruchomieniem. Czy zakup przed rejestracją działalności można rozliczyć w kosztach i odliczyć VAT? Jakie warunki trzeba spełnić?

Zakup przed rozpoczęciem działalności w kosztach

Jeśli wydatki poniesione przed rozpoczęciem działalności mają związek z prowadzoną działalnością i w momencie poniesienia podatnik już decydował, że zakup dokonywany jest z myślą o działalności, może zaksięgować je jako koszty uzyskania przychodu.

Ważne!

Kosztem uzyskania przychodu jest wydatek poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła. Dodatkowo wydatek nie może znaleźć się w katalogu, który został wyłączony z kosztów podatkowych na mocy art. 23 ustawy o PIT, czyli nie może zaliczać się do kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodów.

 

Nie ma określonego czasu na zaksięgowanie wydatku w kosztach, przyjmuje się bowiem, że koszt można zaksięgować w dowolnym okresie z ograniczeniem do końca roku podatkowego. Jeśli zatem przyszły przedsiębiorca poniósł koszt związany z działalnością gospodarczą (np. wyrobił wizytówki dla celów reklamowych) w tym samym roku, w którym zamierza rozpocząć działalność, to taki koszt może bez problemu zaliczyć w koszty firmowe.

Należy jednak podkreślić, że aby wydatek mógł zostać zaksięgowany w kosztach, powinien być odpowiednio udokumentowany, a więc podatnik powinien posiadać dowód księgowy. Podstawowymi dowodami księgowymi, na podstawie których można ująć wydatek w kosztach, są przede wszystkim:

  • faktury VAT, faktury bez VAT, faktury VAT-marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP,

  • dokumenty celne,

  • faktury korygujące i noty korygujące,

  • dzienne zestawienia dowodów,

  • noty księgowe,

  • dowody opłat pocztowych i bankowych,

  • inne dowody opłat.

Przykład. 1

Pan Piotr w maju zakupił wizytówki firmowe. Działalność gospodarczą planuje rozpocząć 3 lipca. Czy taki zakup przed rejestracją działalności może być jego kosztem firmowym?

Zakup wizytówek firmowych może być kosztem uzyskania przychodu. Aby móc go zaksięgować, pan Piotr powinien posiadać fakturę. Księgowania dokonuje jednak nie z faktyczną datą wystawienia faktury, a z datą rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej.

Uwaga!

Wyjątek w księgowaniu zakupów przed rozpoczęciem działalności są towary handlowe lub materiały podstawowe. Nie podlegają ewidencji, a jedynie wykazuje się je w spisie z natury na dzień rozpoczęcia działalności.

Wyceny dokonuje się na podstawie cen zakupu netto lub cen nabycia, ale też cen rynkowych w dniu sporządzenia spisu, jeśli są one niższe od cen zakupu lub nabycia. Jednakże wyceny takiej można dokonać wyłącznie wtedy, kiedy jest się w posiadaniu dowodu zakupu.

 

Zakup przed rejestracją działalności a VAT

Przepisy ustawy o VAT nie ograniczają prawa do odliczenia VAT od zakupów przed rejestracją działalności. W tym przypadku, odmiennie niż w przypadku PIT, VAT można odliczyć tylko w określonym terminie.

Podstawowym warunkiem, który musi spełnić przyszły przedsiębiorca, aby odliczyć VAT od zakupów przed rejestracją firmy, jest to, aby były one wykorzystywane do czynności opodatkowanych.

Prawo do odliczenia VAT przysługuje w okresie, w którym otrzymano fakturę VAT (kwartale lub miesiącu w zależności od tego, jaki sposób rozliczania VAT wybierze przedsiębiorca) lub w dwóch kolejnych okresach rozliczeniowych.

Przykład 2.

Pan Piotr wybrał miesięczny sposób rozliczania VAT. Jeśli zatem zakupu dokonał w maju i wtedy też otrzymał fakturę, to zgodnie z przepisami, VAT mógłby odliczyć w maju, w czerwcu lub w lipcu (ostateczny termin). Zakup mieści się więc w terminie do odliczenia podatku VAT i fakturę można w całości zaksięgować z dniem rozpoczęcia działalności.

Jakie wydatki przed rozpoczęciem działalności może ponieść przedsiębiorca?

Najpopularniejsze zakupy przed rejestracją działalności związane są oczywiście z jej uruchomieniem - wynajem lokalu, zakup sprzętu, cena porad prawnych czy opłat skarbowych:

  • opłaty czynszowe na wynajmowany lokal - takie wydatki jeszcze przed rozpoczęciem działalności gospodarczej powinny zostać odpowiednio uzasadnione (np. warunkiem zgody na założenie działalności jest posiadanie lokalu lub prowadzenie działalności wymaga odpowiednio zaadaptowanego lokalu),

  • odsetki od kredytu uzyskanego na cele działalności - dotyczy to również sytuacji, w którejodsetki były opłacane jeszcze przed rozpoczęciem działalności. W koszty można jedynie zaksięgować odsetki zapłacone i skapitalizowane,

  • wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji przedsiębiorcy - mogą być kosztem, jeśli przedsiębiorca może rozpocząć działalności dopiero po odbytym kursie zawodowym, studiach podyplomowych czy uzyskaniu określonych uprawnień zawodowych. Wiedza zdobyta na takich szkoleniach nie może być wiedzą ogólną, która dotyczy życia codziennego lub jest niezwiązana z prowadzoną działalnością gospodarczą,

  • zakup środków trwałych, WNiP i wyposażenia.