Faktura i paragon w działalności sklepu internetowego

Obowiązek dokumentowania sprzedaży wynika bezpośrednio z działu XI ustawy o podatku od towarów i usług. O ile w sytuacji prowadzenia sprzedaży w systemie stacjonarnym ewidencjonowanie obrotu nie stanowi trudności ze względu na jasne przepisy, o tyle ta sama czynność w przypadku sprzedaży wysyłkowej może nastręczać przedsiębiorcy trudności.

Faktura i paragon - zasady ogólne wystawiania

Faktura i paragon są podstawowymi dokumentami służącymi do rejestrowania sprzedaży. Paragon związany jest bardziej ze sprzedażą konsumencką. Sprzedawca-płatnik VAT wystawia go nabywcy, który jest osobą prywatną, nie prowadzi działalności gospodarczej i kupuje towar na swój osobisty użytek. Fakturę natomiast wystawia się w przypadku, gdy sprzedawca i odbiorca są przedsiębiorcami lub gdy nabywca nie jest płatnikiem VAT, ale wybrał taką formę udokumentowania zakupu.  Sprzedaż wysyłkowa ma jednak specyficzny charakter i stanowi wyjątek od przepisów ogólnych.

Faktura w e-sklepie

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 2 przedsiębiorca, prowadzący sprzedaż wysyłkową, jest zobowiązany do wystawienia faktury przy każdej transakcji, niezależnie od tego, czy prowadzi handel na terenie Polski, w granicach Unii Europejskiej czy z krajami spoza wspólnoty. Co do zasady istnieje konieczność fakturowania wszystkich transakcji, do jakich dochodzi między przedsiębiorcą a innym płatnikiem podatku VAT, a także osobą prawną niebędącą podatnikiem. Jednak w sytuacji, gdy przedsiębiorca jest zwolniony z obowiązku używania kasy fiskalnej, może wystawiać faktury także w obrocie konsumenckim.

Paragon w sklepie internetowym

Paragon jest dokumentem wystawianym przez osoby prowadzące działalność gospodarczą i rejestrujące transakcje za pomocą kasy fiskalnej. Choć wydawałoby się, że taka forma ewidencjonowania sprzedaży przystaje do działalności sklepów internetowych, w większości właściciele e-sklepów są zwolnieni z konieczności używania kasy rejestrującej. Przyczyny zwolnień znaleźć można w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 4 listopada 2014 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących. Sprzedawców internetowych dotyczy zwłaszcza zapis, mówiący o tym, że paragonem fiskalnym nie muszą być udokumentowane czynności, za które dokonano zapłaty całości za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej bezpośrednio na rachunek bankowy podatnika, zaś z ewidencji wynika dokładnie, czego zapłata dotyczyła. Jeżeli nabywca płaci za towar za pomocą przelewu, sprzedający jest zwolniony z konieczności rejestrowania transakcji za pomocą kasy fiskalnej. Jeżeli natomiast zapłata odbywa się w innej formie, przedsiębiorca ma możliwość korzystania z innej zniżki - jeżeli jego obrót zrealizowany na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej nie przekroczył  poprzednim roku kwoty 20 tys. zł, również omija go konieczność wystawiania paragonów. Należy jednak pamiętać, że niezależnie od zwolnień zawartych w rozporządzeniu, do obowiązków każdego, kto prowadzi działalność gospodarczą, należy rejestrowanie zawieranych transakcji. Przepisy ustawy o VAT nie precyzują tej kwestii, ale ogólne wytyczne znaleźć możemy w art. 109 ust. 3. Mówi on, że podatnicy zwolnieni od obowiązku posiadania kasy fiskalnej powinni prowadzić ewidencję, która zawiera wszystkie dane potrzebne do zidentyfikowania stron transakcji, przedmiotu, wysokości podstawy opodatkowania, czyli wysokości sumy, jaka wpłynęła na konto sprzedawcy w związku z dokonaniem transakcji, a także wszystkie inne informacje niezbędne do uzupełnienia deklaracji podatkowej. Można więc wywnioskować, że sprzedający powinien gromadzić takie dowody sprzedaży jak wyciągi z konta lub księga rachunkowa, jeśli zlecił jej prowadzenie biuru rachunkowemu.

Faktura i paragon - terminy dokumentowania sprzedaży

Termin wystawienia dokumentu, będącego dowodem dokonania transakcji, może nie wydawać się istotny, ale ściśle związany jest z momentem powstania obowiązku podatkowego VAT. W przypadku sprzedaży stacjonarnej termin wystawienia paragonu lub faktury jest oczywisty - zazwyczaj sprzedaż i wydanie rzeczy, dokonanie zapłaty, a także wręczenie klientowi dowodu zakupu zbiegają się w czasie. Inaczej jest w przypadku zawierania umowy na odległość, czyli sprzedaży wysyłkowej. W sprzedaży przez internet termin wystawienia dokumentu sprzedaży jest zależny od zaksięgowania wpłaty nabywcy na koncie sprzedającego. Jeżeli nastąpiła ona przed wysyłką towaru, to jako datę wystawienia dokumentu  należy przyjąć dzień wpłynięcia sumy na konto sprzedawcy. Jeśli jest nim faktura, przedsiębiorca może to zrobić najpóźniej do 15 dnia następnego miesiąca. Często zdarza się, że produkty kupione w e-sklepie wysyła się za pobraniem. Wówczas sprzedający otrzymuje zapłatę po dostarczeniu towaru. W takiej sytuacji terminem udokumentowania sprzedaży jest fizyczne doręczenie nabywcy przesyłki. Kupujący dokonują także przelewów na konto sprzedawcy poza godzinami jego funkcjonowania - moment wystawienia faktury może być późniejszy, jednak powinien to być dzień, w którym nabywca dowiedział się o wpłacie lub kolejny dzień roboczy.

Potrzebujesz więcej informacji o handlu w internecie? Dowiedz się, jak skutecznie wybrać system sklepowy.