W aktualnym stanie prawnym wystawianie faktur ustrukturyzowanych (e-faktur) jest możliwością przewidzianą dla podatnika. Celem zachęcenia podatników do korzystania z tej opcji ustawodawca przewidział pewne przywileje, spośród których zajmiemy się kwestią zwrotu podatku VAT. Jak faktury ustrukturyzowane wpływają na termin zwrotu podatku VAT?
Faktury ustrukturyzowane
Obecnie podatnicy mogą wystawiać faktury w wersji papierowej, elektronicznej oraz ustrukturyzowanej.
Jak podaje art. 2 pkt 32a ustawy o VAT, mówiąc o fakturze ustrukturyzowanej, rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym fakturę w tym systemie.
Przyjrzymy się zatem bliżej regulacjom na ten temat.
Jak stanowi art. 106na ustawy o VAT, fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.
Otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.
Jeżeli odbiorca faktury nie wyraził akceptacji, faktura ustrukturyzowana może być przesłana temu podmiotowi w postaci z nim uzgodnionej. Dostęp do faktury ustrukturyzowanej jest możliwy przez podanie danych tej faktury.
Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej.
Najważniejsze informacje, które należy zapamiętać to fakt, że wystawianie e-faktur odbywa się poprzez KSEF, którego administratorem jest Szef KAS.
Termin zwrotu VAT przy e-fakturach
Jak wskazaliśmy na wstępie, celem zachęcenia do korzystania z KSEF ustawodawca wprowadził określone przywileje. Taką preferencją jest w tym wypadku przyspieszony 40-dniowy termin zwrotu różnicy podatku.
W przypadku gdy kwota podatku naliczonego jest w okresie rozliczeniowym wyższa od kwoty podatku należnego, podatnik ma prawo do obniżenia o tę różnicę kwoty podatku należnego za następne okresy lub do zwrotu różnicy na rachunek bankowy.
Przypomnijmy, że na mocy art. 87 ust. 2 ustawy o VAT zwrot podatku następuje w terminie 60 dni, licząc od dnia złożenia rozliczenia.
W myśl art. 87 ust. 5b ustawy o VAT urząd skarbowy jest obowiązany dokonać zwrotu różnicy podatku, jeżeli są spełnione następujące warunki:
- w związku z wykonywaniem czynności opodatkowanych podatnik wystawiał wyłącznie faktury ustrukturyzowane,
- kwota podatku naliczonego lub różnicy podatku, o której mowa w ust. 1, nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych i wykazana w deklaracji, nie przekracza 3 000 zł,
- podatnik przez kolejne 12 miesięcy poprzedzających bezpośrednio okres, w rozliczeniu, za który występuje z wnioskiem o zwrot:
- był zarejestrowany jako podatnik VAT czynny,
- składał za każdy okres rozliczeniowy deklaracje VAT,
- posiadał rachunek rozliczeniowy lub imienny rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, zawarty w wykazie „biała lista”.
Spełnienie powyższych warunków jest weryfikowane z wykorzystaniem zasobów teleinformatycznych Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.
Przykład 1.
Czynny podatnik VAT zarejestrowany od 2 lat rozpoczął wystawianie e-faktur. Kwota podatku naliczonego z poprzednich okresów wynosi 2 900 zł. Podatnik posiada rachunek bankowy zgłoszony na białej liście VAT. W takim przypadku są spełnione wszystkie wymogi dla otrzymania zwrotu VAT w terminie przyspieszonym.
Pozostałe przypadki, w ramach których możliwe jest otrzymanie przyspieszonego zwrotu VAT
Powyższa regulacja wskazuje, że przyspieszony zwrot możliwy jest w przypadkach, gdy wszystkie faktury wystawione przez podatnika miały postać e-faktur.
Wskażmy również na treść art. 87 ust. 5c ustawy o VAT, który podaje, że 40-dniowy zwrot stosuje się także w przypadku gdy w danym okresie rozliczeniowym podatnik oprócz faktur ustrukturyzowanych wystawiał faktury:
- których nie wystawia się w postaci faktury ustrukturyzowanej z powodu braku zgodności ze wzorem faktury ustrukturyzowanej, udostępnionym na elektronicznej platformie usług administracji publicznej, lub
- uproszczone w przypadku sprzedaży zewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej.
Chociaż nie wynika to wprost z treści przepisów, to jednak na podstawie treści uzasadnienia do ustawy można wskazać, że w ramach KSEF nie ma możliwości wystawiania zarówno VAT RR, jak i faktur pro forma. VAT RR jest szczególnym dokumentem wystawianym w procedurze dotyczącej rolników ryczałtowych i ma na celu udokumentowanie nabycia przez podatnika VAT produktów rolnych lub usług rolniczych od rolnika ryczałtowego. Mimo potocznego nazwania tego dokumentu »fakturą VAT RR« nie stanowi on faktury, o której mowa w przepisach rozdziału 1 działu XI ustawy o VAT.
Podobnie termin »faktura pro forma« jest zwyczajowy (nie występuje w przepisach ustawy o VAT). Wystawienie faktury pro forma nie powoduje skutków w zakresie podatku VAT, tj. obowiązku zapłaty wykazanego w tym dokumencie podatku, ani nie stanowi dla kontrahenta podstawy do odliczenia wykazanego w tym dokumencie podatku VAT.
W świetle powyższego nie stanowi wykluczenia do otrzymania 40-dniowego zwrotu różnicy podatku sytuacja, w której podatnik w danym okresie rozliczeniowym wykaże niewystawione w KseF:
- faktury uproszczone wystawione za pomocą kas fiskalnych,
- noty korygujące,
- faktury VAT RR,
- faktury pro forma.
Przykład 2.
Podatnik w okresie rozliczeniowym wystawił 10 e-faktur oraz 4 faktury pro forma. Ta sytuacja nie wyklucza możliwości otrzymania zwrotu różnicy podatku w terminie 40-dniowym.
W przypadku podatników decydujących się na wystawianie e-faktur mogą oni liczyć na przyspieszony zwrot różnicy podatku. Termin zwrotu zostaje skrócony z 60 do 40 dni. Warto pamiętać, że w tym zakresie konieczne jest również spełnienie pozostałych warunków ustawowych.
