Poradnik Przedsiębiorcy

Terminy wystawiania faktur - kiedy wystawić fakturę?

Zasady dotyczące fakturowania regulują art. 106-108 ustawy o podatku od towarów i usług. Ustawa nie tylko nadaje obowiązek wystawienia faktury po dokonaniu sprzedaży, lecz także nadaje prawo wystawienia przed jej dokonaniem. Z czym to się wiąże? Jakie obowiązują terminy wystawiania faktur? Kiedy podatnik powinien wystawić fakturę i dlaczego to takie ważne?

Terminy wystawiania faktur - zasada ogólna

Ustawa o VAT wyróżnia zasadę ogólną wystawiania faktur, ale i wyjątki, gdzie dla określonych rodzajów sprzedaży terminy wystawiania faktur ustala się w sposób szczególny.

Zgodnie z art. 106i ust. 1 ustawy o VAT fakturę należy wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Termin ten odnosi się także do:

  • faktur zaliczkowych dokumentujących otrzymanie części lub całości zapłaty,

  • wystawienia faktury na żądanie osoby fizycznej, która nie prowadzi działalności gospodarczej, pod warunkiem, że zgłosi to do końca miesiąca, w którym została zawarta transakcja. Jeśli zgłoszenie nastąpi później - fakturę należy wystawić w terminie 15 dni od zgłoszenia żądania.

Faktura przed dokonaniem sprzedaży

Podatnik ma prawo wystawić fakturę także przed dokonaniem sprzedaży lub otrzymaniem zapłaty - i to nawet 30 dni. Zgodnie z art. 106i ust. 7 ustawy o VAT, faktury nie mogą być wystawione wcześniej niż 30 dni przed:

  • dokonaniem dostawy towaru,

  • wykonaniem usługi,

  • otrzymaniem całości lub części zapłaty.

Uwaga!

Należy podkreślić, że 30-dniowy termin wystawienia faktury przed sprzedażą nie dotyczy faktur w zakresie dostawy i świadczenia usług, jeśli faktura zawierają informację, jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy i dokumentuje m.in.:

  • usługi oraz dostawę towarów, dla których ustalane są następujące po sobie terminy płatności lub rozliczeń,

  • opłaty za media,

  • usługi najmu, dzierżawy, leasing, ochronę osób, stałą obsługę prawną oraz biurową itp.

Terminy wystawienia faktur - wyjątki od zasady ogólnej

W pewnych przypadkach terminy wystawiania faktur określone są w sposób szczególny. Fakturę wystawia się nie później niż:

  • 30. dnia od dnia wykonania usługi - w przypadku świadczenia usług budowlanych lub budowlano-montażowych;
  • 60. dnia od dnia wydania towarów - w przypadku dostawy książek drukowanych (PKWiU ex 58.11.1) - z wyłączeniem map i ulotek - oraz gazet, czasopism i magazynów, drukowanych (PKWiU ex 58.13.1 i PKWiU ex 58.14.1); przy czym w przypadku gdy umowa będzie przewidywać rozliczenie zwrotów wydawnictw, fakturę będzie się wystawiać nie później niż 120. dnia od pierwszego dnia wydania towarów;
  • 90. dnia od dnia wykonania czynności - w przypadku czynności polegających na drukowaniu książek (PKWiU ex 58.11.1) - z wyłączeniem map i ulotek - oraz gazet, czasopism i magazynów (PKWiU ex 58.13.1 i PKWiU ex 58.14.1), z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b, stanowiących import usług;
  • 7. dnia od określonego w umowie dnia zwrotu opakowania - w przypadku niezwrócenia przez nabywcę opakowania zwrotnego objętego kaucją, przy czym w sytuacji, gdy w umowie nie będzie określonego terminu zwrotu opakowania, fakturę będzie się wystawiać nie później niż 60 dnia od dnia wydania opakowania;
  • z upływem terminu płatności - w przypadku:
    • dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
    • świadczenia usług: telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych, wymienionych w poz. 140-153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy, najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze, ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia, stałej obsługi prawnej i biurowej, dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego

       - z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b ustawy (import usług, gdzie podatnikiem jest nabywca).

Szczególny moment powstania obowiązku podatkowego a wystawienie faktury

W większości przypadków, na mocy art. 19a ust. 1. ustawy o VAT obowiązek podatkowy powstaje w chwili wykonania usługi lub dostawy towarów. Jednak w niektórych przypadkach wyjątkowo moment powstania obowiązku podatkowego jest po prostu momentem wystawienia faktury, stąd tak istotna jest znajomość terminów ich wystawienia.

Wyjątek ten dotyczy:

  • dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,

  • świadczenia usług:

    • telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych,

    • wymienionych w poz. 140-153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy,

    • najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze,

    • ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia,

    • stałej obsługi prawnej i biurowej,

    • dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego

z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b (import usług, gdzie podatnikiem jest nabywca).

W przypadkach, o których mowa w art. 106b ust.1, obowiązek podatkowy powstaje również z dniem wystawienia faktury, w przypadku:

  • świadczenia usług budowlanych lub budowlano-montażowych,

  • dostawy książek drukowanych (PKWiU ex 58.11.1) - z wyłączeniem map i ulotek - oraz gazet, czasopism i magazynów, drukowanych (PKWiU ex 58.13.1 i PKWiU ex 58.14.1),

  • czynności polegających na drukowaniu książek (PKWiU ex 58.11.1) - z wyłączeniem map i ulotek - oraz gazet, czasopism i magazynów (PKWiU ex 58.13.1 i PKWiU ex 58.14.1)

z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b (import usług, gdzie podatnikiem jest nabywca).

Ważne!

Jeżeli obowiązek podatkowy powstaje z dniem wystawienia faktury, a nie zostanie ona wystawiona w wyznaczonym terminie, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą upływu terminów wystawienia faktury określonych w art. 106i ust. 3 i 4. W przypadku gdy nie określono takiego terminu - z chwilą upływu terminu płatności.