Zasady dotyczące fakturowania regulują art. 106-108 ustawy o podatku od towarów i usług. Ustawa nie tylko nadaje obowiązek wystawienia faktury po dokonaniu sprzedaży, lecz także nadaje prawo wystawienia przed jej dokonaniem. Z czym to się wiąże? Jakie obowiązują terminy wystawiania faktur? Kiedy podatnik powinien wystawić fakturę i dlaczego to takie ważne? Omawiamy!
Terminy wystawiania faktur - zasada ogólna
Ustawa o VAT wyróżnia zasadę ogólną wystawiania faktur, ale i wyjątki, gdzie dla określonych rodzajów sprzedaży terminy wystawiania faktur ustala się w sposób szczególny.
Zgodnie z art. 106i ust. 1 ustawy o VAT fakturę należy wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Termin ten odnosi się także do:
- faktur zaliczkowych dokumentujących otrzymanie części lub całości zapłaty,
- wystawienia faktury na żądanie osoby fizycznej, która nie prowadzi działalności gospodarczej, pod warunkiem, że zgłosi to do końca miesiąca, w którym została zawarta transakcja. Jeśli zgłoszenie nastąpi później - fakturę należy wystawić w terminie 15 dni od zgłoszenia żądania.
Przykład 1.
Pani Janina dokonała sprzedaży towarów 12 lipca 2023 roku. Do kiedy pani Janina powinna wystawić fakturę?
Pani Janina powinna wystawić fakturę najpóźniej do 15 sierpnia 2023 roku.
Faktura przed dokonaniem sprzedaży
Podatnik ma prawo wystawić fakturę także przed dokonaniem sprzedaży lub otrzymaniem zapłaty - i to nawet 60 dni. Zgodnie z art. 106i ust. 7 ustawy o VAT, faktury nie mogą być wystawione wcześniej niż 60 dni przed:
- dokonaniem dostawy towaru,
- wykonaniem usługi,
- otrzymaniem całości lub części zapłaty.
- usługi oraz dostawę towarów, dla których ustalane są następujące po sobie terminy płatności lub rozliczeń,
- opłaty za media,
- usługi najmu, dzierżawy, leasing, ochronę osób, stałą obsługę prawną oraz biurową itp.
- sprzedaży na odległość towarów importowanych w przesyłkach o wartości rzeczywistej nieprzekraczającej wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej równowartości 150 euro dokonywanych na rzecz podatnika ułatwiającego dostawy towarów oraz przez tego podatnika zgodnie z art. 7a ustawy o VAT.
Warto mieć na uwadze, że jeśli transakcja po upłynięciu 60 dni nie będzie mieć miejsca to wówczas faktura traktowana jest jako pusta faktura i tym samym podatnikowi z tego tytułu mogą grozić negatywne konsekwencje. Więcej w tym temacie w artykule: Pusta faktura - uważaj na konsekwencje podatkowe!
Przykład 2.
Spółka wystawiła fakturę 60 dni przed zakładanym terminem realizacji usługi. Doszło do rozwiązania umowy i tym samym usługa nie została zrealizowana. Spółka zapomniała skorygować fakturę po upłynięciu 60 dni. Czy nabywca z tego tytułu będzie miał negatywne konsekwencje?
Co do zasady tak, ponieważ faktura dokumentująca nie istniejącą transakcje uznawana jest za pustą fakturę i tym samym pomniejszenie o nią zobowiązań podatkowych powoduje możliwość nałożenia przez organ podatkowy kary.
Terminy wystawienia faktur - wyjątki od zasady ogólnej
W pewnych przypadkach terminy wystawiania faktur określone są w sposób szczególny. Fakturę wystawia się nie później niż:
- 30. dnia od dnia wykonania usługi - w przypadku świadczenia usług budowlanych lub budowlano-montażowych;
- 60. dnia od dnia wydania towarów - w przypadku dostawy książek drukowanych (CN ex 4901 10 00, 4901 91 00, ex 4901 99 00 i 4903 00 00) - z wyłączeniem map i ulotek - oraz gazet, czasopism i magazynów, drukowanych (CN 4902), z wyjątkiem dostaw towarów, o których mowa w art. 7a ust. 1 i 2, dokonywanych na rzecz podatnika ułatwiającego dostawy towarów oraz przez tego podatnika; przy czym w przypadku gdy umowa będzie przewidywać rozliczenie zwrotów wydawnictw, fakturę będzie się wystawiać nie później niż 120. dnia od pierwszego dnia wydania towarów;
- 90. dnia od dnia wykonania czynności - w przypadku czynności polegających na drukowaniu książek (CN ex 4901 10 00, 4901 91 00, ex 4901 99 00 i 4903 00 00) - z wyłączeniem map i ulotek - oraz gazet, czasopism i magazynów (CN 4902), z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b, stanowiących import usług;
- 7. dnia od określonego w umowie dnia zwrotu opakowania - w przypadku niezwrócenia przez nabywcę opakowania zwrotnego objętego kaucją, przy czym w sytuacji, gdy w umowie nie będzie określonego terminu zwrotu opakowania, fakturę będzie się wystawiać nie później niż 60 dnia od dnia wydania opakowania;
- z upływem terminu płatności - w przypadku:
- dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
- świadczenia usług: telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych, wymienionych w poz. 24-37, 50 i 51 załącznika nr 3 do ustawy, najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze, ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia, stałej obsługi prawnej i biurowej, dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego
- z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b ustawy (import usług, gdzie podatnikiem jest nabywca).
Szczególny moment powstania obowiązku podatkowego a wystawienie faktury
W większości przypadków, na mocy art. 19a ust. 1 ustawy o VAT obowiązek podatkowy powstaje w chwili wykonania usługi lub dostawy towarów. Jednak w niektórych przypadkach wyjątkowo moment powstania obowiązku podatkowego jest po prostu momentem wystawienia faktury, stąd tak istotna jest znajomość terminów ich wystawienia.
Wyjątek ten dotyczy:
- dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
- świadczenia usług:
- telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych,
- wymienionych w poz. 24-37, 50 i 51 załącznika nr 3 do ustawy,
- najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze,
- ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia,
- stałej obsługi prawnej i biurowej,
- dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego
- z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b (import usług, gdzie podatnikiem jest nabywca).
W przypadkach, o których mowa w art. 106b ust. 1, obowiązek podatkowy powstaje również z dniem wystawienia faktury, w przypadku:
- świadczenia usług budowlanych lub budowlano-montażowych,
- dostawy książek drukowanych (CN ex 4901 10 00, 4901 91 00, ex 4901 99 00 i 4903 00 00) - z wyłączeniem map i ulotek - oraz gazet, czasopism i magazynów, drukowanych (CN 4902), z wyjątkiem dostaw towarów, o których mowa w art. 7a ust. 1 i 2, dokonywanych na rzecz podatnika ułatwiającego dostawy towarów oraz przez tego podatnika,
- czynności polegających na drukowaniu książek (CN ex 4901 10 00, 4901 91 00, ex 4901 99 00 i 4903 00 00) - z wyłączeniem map i ulotek - oraz gazet, czasopism i magazynów (CN 4902), z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b, stanowiących import usług (import usług, gdzie podatnikiem jest nabywca).
