Poradnik Przedsiębiorcy

NIP na paragonie czyli zmiana zasad wystawiania faktur do paragonu

Obowiązkowy numer NIP na paragonie ma na celu wyeliminowania nadużyć w odniesieniu do rozliczania wydatków udokumentowanych fakturami na zakup towarów/usług nabytych przez inne osoby. W związku z tym rząd wprowadził nowe przepisy ograniczające możliwość pozyskania faktury do paragonu przez osoby do tego nieuprawnione. Szczegóły w artykule!

Faktura do paragonu - kiedy przedsiębiorca ma obowiązek ją wystawić?

Zakup towarów lub usług zewidencjonowany na kasie fiskalnej może być na żądanie klienta potwierdzony również fakturą. Przedsiębiorca ma obowiązek wystawić fakturę w przypadku, gdy klient poprosi o dokument w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty (art. 106b ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług).

Faktura do paragonu – zmiany w 2020 r.

Od 1 stycznia 2020 roku przedsiębiorca, który dokonał zakupu na podstawie paragonu może żądać wystawienia faktury do tego paragonu, ale tylko wówczas gdy paragon zawiera jego NIP. W przeciwnym wypadku sprzedawca nie ma prawa wystawić faktury, a tym samym osoba prowadząca działalność traci możliwość rozliczenia zakupu w kosztach firmowych.

Zgodnie z art. 106b ust. 5 ustawy o VAT w przypadku sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej fakturę wystawia się na rzecz nabywcy towarów i usług będącego podatnikiem, wyłącznie jeżeli paragon dokumentujący tę sprzedaż zawiera numer, za którego pomocą nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku albo podatku od wartości dodanej (NIP).

Warto zatem zwrócić uwagę, robiąc zakupy firmowe, aby od razu poprosić sprzedawcę o wystawienie faktury lub podać NIP przed wydrukowaniem paragonu.

Jakie kary czekają sprzedawców i nabywców w razie niezastosowania numeru NIP na paragonie?

W razie niedostosowania się do wprowadzonych przepisów, ustawodawca przewiduje kary finansowe w wysokości odpowiadającej 100% kwoty podatku VAT wykazanego na fakturze, której dotyczy dane wykroczenie. Sankcje mają zastosowanie nie tylko w odniesieniu do sprzedawców, lecz także nabywców, którzy ujmą wystawioną w ten sposób fakturę w ewidencji VAT.

Przykładowo wystawienie faktury do paragonu niezawierającej NIP-u nabywcy na kwotę 10 000 zł netto, obejmującej podatek VAT w wysokości 2300 zł grozi sankcją w wysokości 2300 zł.

Faktur do paragonu dla osób prywatnych

Umieszczanie NIP-u na paragonie dotyczy wyłącznie przedsiębiorców, co oznacza, że osoby prywatne w dalszym ciągu mogą zażądać wystawienia faktury do paragonu bez NIP-u. Taka faktura nie powinna zawierać NIP-u.

Faktura do paragonu w pliku JPK_V7

W nowej strukturze pliku JPK_V7, która obowiązuje wszystkich podatników VAT czynnych od 1 października 2020 r. faktury wystawiane do paragonów, niezależnie czy z numerem NIP (w przypadku sprzedazy na rzecz podatników), czy bez NIP (w przypadku sprzedaży na rzecz osób prywatnych nieprowadzących działaności gospodarczej), będą posiadały oznaczenie FP. Faktura wystawiona do paragonu jest wykazywana jedynie w części ewiencyjnej pliku JPK_V7, bez wpływu na wartości, natomiast przychód ujmowany jest w KPIR i rejestrze VAT za podstawie łącznego raportu z kasy, wobec którego stosuje się oznaczenie RO. 

Jaki jest cel ograniczenia możliwości pozyskania faktury do paragonu?

Rząd postanowił ograniczyć wystawienie faktur dla firm niebędących faktycznym nabywcą towaru czy usługi z uwagi na szeroką skalę nadużyć w tym zakresie.

Jak informował podsekretarz stanu w Ministerstwie Finansów Paweł Gruza w odpowiedzi na interpelację nr 21204 w sprawie kas fiskalnych i zwiększenia ulgi na zakup nowych kas w związku z wprowadzeniem nowych wymogów prawnych: Zmiany te są reakcją na zaobserwowany nieuczciwy proceder polegający na wystawianiu tzw. „pustych faktur” na zaprzyjaźnione firmy, w zamian za korzyść majątkową, do paragonów fiskalnych wygenerowanych przez kasę, a nieodebranych przez klientów. Firmy na podstawie wystawionych faktur dokonują odliczenia podatku VAT, mimo że w rzeczywistości nie nabyły towarów lub usług, a tym samym zawyżają koszty podatkowe.

(…) Uszczelnienie systemu podatku od towarów i usług oraz zapewnienie większej stabilności wpływów z tytułu podatku od towarów i usług, jak również zapobieganie unikaniu płacenia podatku to jeden z głównych celów prowadzonej polityki podatkowej. Taki jest również podstawowy cel niniejszych projektów, które wprowadzają dodatkowe rozwiązania uszczelniające system podatku VAT oraz doprecyzowują już wprowadzone w tym zakresie środki.

Podsumowując, możemy stwierdzić że nowe regulacje uniemożliwiają obniżenie przychodu o koszty jego uzyskania w przypadku, gdy przy transakcji omyłkowo nie zostanie ujęty numer NIP na paragonie. Należy zatem zwrócić uwagę, aby zawsze przy zakupie firmowym podać sprzedawcy swój NIP.