Jak dokumentować wydatki na eksploatację samochodu w firmie?

Podstawowe dokumenty księgowe

Podstawowymi dowodami księgowymi, na podstawie których ewidencjonuje się wydatki na eksploatację samochodu firmowego, są: faktury i rachunki, a w przypadku braku takich w wyjątkowych sytuacjach - dowody wewnętrzne. Na ich podstawie podatnik dokonuje wpisów do księgi przychodów i rozchodów - w kwocie netto, jeśli jest czynnym podatnikiem VAT, lub brutto, gdy nie przysługuje mu prawo do pomniejszenia podatku należnego o naliczony.

 

Możliwe jest też księgowanie wydatków na podstawie paragonów i podobnych dowodów kasowych – ale jedynie w przypadku wydatków poniesionych za granicą na zakup paliwa. Taki paragon (kwit kasowy) musi być zaopatrzony w datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej, określającymi ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu. Na odwrocie paragonu podatnik musi uzupełnić jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru. Przyjmując za podstawę taki paragon, można też sporządzić dowód wewnętrzny, by zapisu w księdze dokonać na jego podstawie, zaś paragon lub kwit dołączyć do dowodu.

Jeśli samochód nie stanowi własności firmy (osoby prowadzącej działalność gospodarczą), podatnik może wliczać w koszty wydatki na jego eksploatację tylko w sposób pośredni, w kwotach “zryczałtowanych”. Służy do tego ewidencja przebiegu pojazdu i kosztów eksploatacji samochodu. Nie możemy bowiem zaliczyć do kosztów prowadzonej działalności gospodarczej wszystkich wydatków związanych z używaniem takiego samochodu (by tak się mogło stać, musielibyśmy go wprowadzić do ewidencji środków trwałych, a to możliwe jest jedynie, gdy użytkowany byłby w firmie).

Wydatki z tytułu używania dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą,  należy wpisywać po zakończeniu miesiąca w kolumnie 13 księgi przychodów. Podstawą zapisów jest miesięczne zestawienie poniesionych wydatków, wynikających z faktur/rachunków. Suma wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów w poszczególnych miesiącach, ustalona od początku roku podatkowego, nie może przekraczać kwoty wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu za ten sam okres, to jest kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach przez właściwego ministra.

Ewidencja przebiegu pojazdu PIT

W ewidencji przebiegu pojazdu wydatki poniesione w związku z użyciem - w szczególności prywatnego - samochodu do celów służbowych dokumentuje się, wypełniając jej część, nazwaną zestawieniem rachunków za eksploatację pojazdu.

Zgodnie z art. 23 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych podatnik ma prawo do wliczania w koszty kwoty stanowiącej efekt przemnożenia liczby przejechanych w celach służbowych kilometrów przez aktualnie obowiązującą stawkę za 1 km. Ewentualną nadwyżkę kosztów podatnik odliczy w następnych miesiącach danego roku, oczywiście pod warunkiem, że wówczas wystąpi sytuacja odwrotna. Z przemnożenia liczby przejechanych kilometrów przez obowiązujących wówczas stawkę za 1 km wyjdzie więcej, niż wyniosły wydatki faktycznie poniesione w danym miesiącu. Ale jeśli już do końca roku nie będzie takiej sytuacji, że faktycznie wydana kwota będzie niższa od tej, która wynika z ewidencji przebiegu pojazdu, nie uda się wliczyć takiej nadwyżki w koszty prowadzonej działalności gospodarczej.

Limity kosztów (stawki ryczałtu) dotyczących zaliczania w koszty wydatków na eksploatację prywatnych samochodów osobowych wykorzystywanych w działalności gospodarczej określone są w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury. Obecnie wynoszą one: 0,5214 za 1 km przebiegu pojazdu o pojemności silnika do 900 cm sześc. i 0,8358 za 1 km przebiegu pojazdu o mocniejszym silniku.

Ewidencja przebiegu pojazdu VAT

W niektórych sytuacjach zobowiązane do prowadzenia kilometrówki będą też osoby posiadające samochód w środkach trwałych lub użytkujące go na podstawie umowy leasingu czy umowy użyczenia. Stało się tak za sprawą nowych zapisów w ustawie o VAT (ich treść obowiązuje od 1 kwietnia 2014 roku), które nakazują czynnym podatnikom VAT użytkującym samochody poniżej 3,5 tony prowadzić ewidencję, jeżeli chcą dokonywać 100% odliczenia VAT od zakupu auta oraz od kosztów związanych z jego eksploatacją.

Prowadzona dla celów VAT ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać:

1) numer rejestracyjny pojazdu samochodowego,

2) dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji,

3) stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji,

4) wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego  wykorzystania tego pojazdu obejmujący:

a) kolejny numer wpisu,

b) datę i cel wyjazdu,

c) opis trasy (skąd – dokąd),

d) liczbę przejechanych kilometrów,

e) imię i nazwisko oraz podpis osoby kierującej pojazdem

– potwierdzony przez podatnika w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej

pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem,

5) liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz

na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Kilometrówka ma na celu udowodnienie, że pojazd użytkowany jest wyłącznie dla celów firmowych, w związku z czym podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia VAT.