Poradnik Przedsiębiorcy

Faktura uproszczona może być paragonem - sprawdź w jakich przypadkach!

Paragon jako faktura uproszczona - to możliwe. W niektórych sytuacjach paragon może zastąpić fakturę i stać się podstawą ujęcia wydatku w kosztach podatkowych. Jednak aby było to możliwe musi on posiadać określone dane. Jakie? Wyjaśniamy.

Czym jest faktura uproszczona?

Kiedy można wystawić fakturę uproszczoną?

Zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt. 3 ustawy o VAT w przypadku, gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo 100 euro, podatnik może wystawić fakturę uproszczoną. Co ważne, może ona nie zawierać danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy oraz danych z ust. 1 pkt. 8, 9 i 11-14 pod warunkiem, że zawiera dane pozwalające określić kwotę podatku dla poszczególnych stawek.

Podsumowując, faktura uproszczona nie musi zawierać:

  • imion i nazwisk lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresów,
  • miary i ilości (liczby) dostarczonych towarów lub zakresu wykonanych usług,
  • ceny jednostkowej towaru lub usługi bez kwoty podatku (ceny jednostkowej netto),
  • wartości dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartości sprzedaży netto);
  • stawki podatku,
  • sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
  • kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku.

Dane na fakturze uproszczonej

Faktura uproszczona musi zawierać takie dane jak:

  • data jej wystawienia,
  • kolejny numer, nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
  • numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany dla podatku,
  • numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany dla podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi,
  • data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, jeżeli została określona i różni się od daty wystawienia faktury,
  • nazwa (rodzaj) towaru lub usługi,
  • kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym także w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, jeżeli nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
  • kwotę należności ogółem.

Kiedy nie można wystawić faktury uproszczonej?

Ustawodawca przewidział parę przypadków, w której przedsiębiorca nie ma możliwości wystawienia faktury uproszczonej. Zgodnie z tym faktura uproszczona nie może dokumentować:

  • sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju i na terytorium kraju,
  • wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT),
  • dostawy towarów i świadczenia usług na rzecz podmiotów z państw członkowskich (innych niż Polska), gdy zobowiązanym do zapłaty podatku jest nabywca.

Dodatkowo, jak już wyżej wspomniano, nie może dokumentować transakcji o wartości należności powyżej kwoty 450 zł bądź 100 euro.

Posługiwanie się fakturami uproszczonymi nie jest obowiązkiem podatnika, gdyż drobną sprzedaż może on udokumentować także zwykłą fakturą.

Paragon jako faktura uproszczona

W celu weryfikacji, czy paragon fiskalny można potraktować jako fakturę uproszczoną, w pierwszej kolejności należy wymienić dane paragonu. Dzięki temu możliwe jest porównanie, czy tego rodzaju dokument zawiera niezbędne dane do uznania go za fakturę uproszczoną.

Dane na paragonie fiskalnym

Par. 25 ust. 1 Rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących z dnia 29 kwietnia 2019 r., definiuje elementy, jakie powinny znaleźć się na paragonie fiskalny, zgodnie z którym taki paragon powinien zawierać co najmniej:

  • imię i nazwisko lub nazwę podatnika, adres punktu sprzedaży, a w przypadku sprzedaży prowadzonej w miejscach niestałych - adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika
  • numer identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika;
  • numer kolejny wydruku;
  • datę oraz godzinę i minutę sprzedaży;
  • oznaczenie "PARAGON FISKALNY";
  • nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację;
  • cenę jednostkową towaru lub usługi;
  • ilość i wartość sumaryczną sprzedaży danego towaru lub usługi z oznaczeniem literowym przypisanej stawki podatku;
  • wartość opustów, obniżek lub narzutów, o ile występują;
  • wartość sprzedaży brutto i wysokość podatku według poszczególnych stawek podatku z oznaczeniem literowym po uwzględnieniu opustów, obniżek lub narzutów;
  • wartość sprzedaży zwolnionej od podatku z oznaczeniem literowym;
  • łączną wysokość podatku;
  • łączną wartość sprzedaży brutto;
  • oznaczenie waluty, w której jest zapisywana sprzedaż, przynajmniej przy łącznej wartości sprzedaży brutto;
  • kolejny numer paragonu fiskalnego;
  • numer kasy i oznaczenie kasjera - przy więcej niż jednym stanowisku kasowym;
  • numer identyfikacji podatkowej (NIP) nabywcy - na żądanie nabywcy;
  • logo fiskalne i numer unikatowy.

Kiedy paragon można uznać za fakturę uproszczoną?

Analizując dane które muszą znaleźć się na paragonach i fakturach uproszczonych, należy dojść do wniosku, że jeśli nabywca zażyczy sobie, by zamieścić na paragonie jego NIP, a wartość zakupów nie przekroczy 100 euro (albo 450 zł), wtedy dokument ten może być traktowany jako faktura uproszczona.

Pod uwagę jednak trzeba wziąć inne przepisy - na przykład Rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, pozwalające na ewidencjonowanie kosztów za pomocą paragonów w jasno zdefiniowanych przypadkach, takich jak kupno w jednostkach handlu detalicznego materiałów biurowych czy środków czystości. Zgadzają się z tym także organy podatkowe i nie wyrażają zgody na ujmowanie innych kosztów dokumentowanych paragonami w księdze przychodów i rozchodów.