Termin złożenia VAT-26 a prawo do odliczenia 100% VAT

Podatnicy, którzy nabywają pojazdy osobowe bądź pojazdy ciężarowe niespełniające ustawowych warunków do odliczenia 100% VAT mogą go odliczyć w tej wysokości jeśli złożą deklarację VAT-26. Ważne jest złożenie tej deklaracji terminowo aby w pełni skorzystać z prawa odliczenia 100% VAT z faktury związanej z pojazdem. W związku z tym warto wiedzieć, jaki jest termin złożenia VAT-26 po zmianach jakie wprowadza SLIM VAT 2.

Kiedy konieczne jest złożenie VAT-26?

Wykorzystując w firmie samochód który nie spełnia warunków do uznania go za pojazd ciężarowy na gruncie VAT, bez względu na to czy jest to auto w leasingu, w środkach trwałych bądź użytkowany na podstawie umowy użyczenia, odliczenie 100% VAT od wydatków związanych z takim pojazdem jest możliwe pod warunkiem złożenia VAT-26.

Jako pojazd osobowy należy rozumieć pojazd silnikowy, którego konstrukcja umożliwia jazdę z prędkością przekraczającą 25 km/h, o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony. Definicja ta zawarta jest w art. 2 ust. 33 ustawy Prawo o ruchu drogowym.

Przez dopuszczalną masę całkowitą rozumie się największą określoną właściwymi warunkami technicznymi masę pojazdu obciążonego osobami i ładunkiem dopuszczonego do poruszania się po drodze. Z definicji tej wyłączony jest ciągnik rolniczy.

W przypadku pojazdów ciężarowych w leasingu, środkach trwałych bądź użyczonych przysługuje 100% odliczenie VAT bez konieczności składania dodatkowych zgłoszeń w urzędzie w sytuacji gdy pojazd ciężarowy ma masę całkowitą powyżej 3,5 tony lub poniżej 3,5 tony, ale ma wbity w dowodzie VAT-1 lub VAT-2. Jeśli te warunki nie są spełnione to taki pojazd należy dla celów odliczenia VAT uznać za pojazd osobowy. Wówczas aby móc odliczyć 100% VAT należy dokonać zgłoszenia pojazdu na druku VAT-26 w celu wskazania iż pojazd jest wykorzystywany tylko dla celów firmowych.

Zgłoszenie na druku VAT-26 nie jest konieczne w przypadku gdy w działalności używany jest pojazd, którego konstrukcja wyklucza użycie go do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą bądź powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością jest nieistotne. Należą do nich:

pojazdy samochodowe posiadające jeden rząd siedzeń oddzielony ścianą/trwałą przegrodą od części przeznaczonej do przewozu ładunków, klasyfikowane jako pojazd wielozadaniowy, van lub z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków;
pojazdy samochodowe posiadające kabinę kierowcy wraz z jednym rzędem siedzeń, a nadwozie ze względu na konstrukcję stanowi oddzielny element pojazdu;
pojazdy specjalne (jeżeli wynika to z przepisów o ruchu drogowym) dla określonych przeznaczeń:

agregat elektryczny/spawalniczy;
do prac wiertniczych;
koparka, koparko-spycharka;
ładowarka;
podnośnik do prac konserwacyjno-montażowych;
żuraw samochodowy.

W sytuacji gdy podatnik nie chce używać pojazdów tylko dla celów firmowych i tym samym nie chce dokonać zgłoszenia na druku VAT-26, to wówczas domyślnie przysługuje mu prawo do odliczenia 50% podatku VAT od nabycia oraz od wydatków związanych z tym pojazdem.

Pamiętać należy, że samo zgłoszenie za pomocą VAT-26 nie jest jedynym obowiązkiem podatnika, który chce odliczać 100% podatku VAT. Dodatkowo należy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu oraz wprowadzić do obiegu wewnątrz przedsiębiorstwa regulamin użytkowania pojazdów w firmie.

Od 2019 roku spełnienie powyższych warunków uprawnia również do ujęcia w 100% kosztu eksploatacyjnego w KPIR.

Termin złożenia VAT-26 a SLIM VAT 2

Od 1 października 2021 roku wprowadzony został nowy termin dokonywania zgłoszeń oraz aktualizacji VAT-26. Ma on zastosowanie dla wydatków poniesionych od 1 października 2021 roku. W przypadku wydatków poniesionych do 30 września 2021 roku należy zastosować poprzedni wzór VAT-26 w wersji (1). Wynika to z tego, że nowa wersja VAT-26 (2) nie przyjmuje wcześniejszej daty poniesienia wydatku niż 1 października 2021 roku.

Termin złożenia VAT-26:
Wydatki poniesione do 1 października 2021 roku	Wydatki poniesione od 1 października 2021 roku
zgłoszenia dokonuje się w terminie 7 dni od dnia, w którym poniesie pierwszy wydatek związany z tym pojazdem.	zgłoszenia dokonuje się w terminie do 25 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym podatnik poniesie pierwszy wydatek związany z tymi pojazdami, nie później jednak niż w dniu przesłania ewidencji JPK_V7.

Co ważne, deklarację VAT-26 należy złożyć do urzędu skarbowego właściwego dla celów VAT:

w przypadku przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą właściwym urzędem jest urząd skarbowy zgodny z miejscem zamieszkania podatnika;
w przypadku spółek – właściwym urzędem jest urząd skarbowy zgodny z miejscem prowadzenia działalności.

Darmowy wzór VAT-26 razem z jego omówieniem można pobrać w artykule: VAT-26 - wzór ze szczegółowym omówieniem.

W przypadku druku VAT-26 ustawodawca zezwolił na złożenie deklaracji w formie papierowej bądź elektronicznej (online). W przypadku złożenia druku w formie elektronicznej można skorzystać z systemów do księgowości online jak np. wFirma.pl (co opisane jest w akapicie “Jak wygenerować deklarację VAT-26 w systemie wFirma.pl?”). Autoryzację wysyłki można dokonać za pomocą:

podpisu kwalifikowanego;
danych autoryzujących (imię i nazwisko, pesel/NIP, data urodzenia, kwota przychodu z zeznania rocznego składanego w ubiegłym roku).

Natomiast nie jest to możliwe autoryzowanie deklaracji przy pomocy Profilu Zaufanego i tym samym złożenie druku przez ePUAP.

Aktualizacji VAT-26 należy dokonać najpóźniej do końca miesiąca, w którym podatnik dokonał zmiany wykorzystywania pojazdu.

Termin złożenia VAT-26 na przykładach

Aby dobrze zrozumieć terminy złożenia VAT-26 poniżej opisany został obowiązek złożenia VAT-26 w formie przykładów.

Przykład 1.

Pani Elżbieta postanowiła wykorzystywać nabyty pojazd osobowy w 100% na cele firmowe. Pierwszy wydatek związany z pojazdem poniosła 27 września 2021 roku. W jakiej wersji druku VAT-26 powinna złożyć oraz czy obowiązuje ją nowy termin?

Pani Elżbieta powinna złożyć VAT-26 w terminie 7 dni od dnia poniesienia pierwszego wydatku, tj. do 4 października 2021 roku. W związku z objaśnieniami Ministerstwa Finansów – gdy wydatek był poniesiony przed 1 października, należałoby złożyć druk VAT-26 w wersji 1. Dzięki temu pani Elżbieta może odliczyć 100% VAT już od wydatku poniesionego w dniu 27 września 2021 roku.

Przykład 2.

Przedsiębiorca Stefan 10 października 2021 roku nabył samochód osobowy, który postanowił przeznaczyć tylko dla celów działalności gospodarczej. Do kiedy pan Stefan ma czas na złożenie VAT-26, jeśli plik JPK_V7 złożył 15 listopada?

Pan Stefan na zgłoszenie pojazdu tylko do działalności ma czas do 15 listopada 2021 roku.

Termin złożenia VAT-26 a złożenie po terminie

Jeżeli zgłoszenie VAT- 26 nie zostanie złożone w terminie, wówczas podatnik nie może dokonać pełnego odliczenia VAT od wydatków związanych z pojazdem, poniesionych przed pierwszym dniem miesiąca, w którym nastąpiło zgłoszenie na druku VAT-26. Zasada ta dotyczy również odliczenia podatku VAT z tytułu nabycia pojazdu. W stosunku do wydatków poniesionych przed wyżej określonym terminem podatnik będzie mógł skorzystać z prawa do odliczenia wyłącznie 50% podatku VAT z tytułu poniesionych wydatków eksploatacyjnych, jak również nabycia pojazdu.

Warto wiedzieć, że mimo zgłoszenia pojazdu po terminie na druku VAT-26 i tym samym odliczenia 50% VAT od jego nabycia podatnik może odzyskać część nieodliczonego podatku poprzez dokonanie korekty odliczenia według zasad określonych w przepisach art. 90b ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT.

Oprócz utraty prawa do pełnego odliczenia VAT należy mieć na uwadze, że nieterminowe złożenie druku VAT-26 gdy odliczone zostało 100% podatku VAT bądź jego nienależyte złożenie (wskazanie na druku nieprawdziwej informacji) karane jest grzywną do 720 stawek dziennych. Jeśli podatnik dokonał odliczenia pełnego mimo iż nie miał do tego prawa ma on obowiązek skorygowania odliczonego podatku VAT do właściwej wysokości.

Urząd może odstąpić od nałożenia kary gdy podatnik złoży zapobiegawczo czynny żal i prawidłowy druk VAT-26 po terminie, przed dokonaniem czynności sprawdzających, kontrolnych lub wszczęciem postępowania podatkowego w zakresie podatku VAT.

Przykład 3.

Pani Sandra nie zdążyła z terminowym zgłoszeniem druku VAT-26. Czy może to zrobić po terminie?

W przypadku niezłożenia w terminie druku VAT-26 uznaje się, że pojazd samochodowy jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika dopiero od pierwszego dnia miesiąca, w którym pani Sandra złoży ten druk.

Przykład 4.

Pani Sandra z przykładu 4. miała złożyć druk VAT-26 w terminie 18 listopada 2021 roku (w tym dniu złożyła JPK_V7 za październik). Jeśli druk Pani Sandra złoży po 18 listopada, to odliczenia 100% podatku VAT może dokonać dopiero względem wydatków poniesionych po 1 listopada 2021 roku. W odniesieniu do wydatków poniesionych przed 1 listopada 2021 roku pani Sandra będzie mogła odliczyć tylko 50% VAT.

Jak wygenerować deklarację VAT-26 w systemie wFirma.pl?

W systemie wFirma.pl w łatwy sposób możliwe jest wygenerowanie deklaracji VAT-26. Wystarczy przejść do zakładki START » PODATKI » PODATEK VAT » DODAJ DEKLARACJĘ » INFORMACJA VAT 26 i w oknie które się pojawi uzupełnić dane dotyczące pojazdu.

termin złożenia vat-26

Polecamy:

Indywidualny mikrorachunek podatkowy w przykładach!