Negocjacje w biznesie - jak je prawidłowo prowadzić?

Ustalanie warunków współpracy przed podpisaniem umowy to proces, przez który prędzej czy później przechodzi każdy przedsiębiorca. Bowiem negocjacje w biznesie to chleb powszedni. Jak negocjować w codzienności biznesowej? Podpowiadamy w tym artykule.

Kontrahent wybrany – czas na negocjacje

Są branże, w których negocjowanie umów jest praktycznie niemożliwe. Warunki współpracy są z góry narzucone i przedstawiane przedsiębiorcy – może on się na nie zdecydować lub nie, bez pola do modyfikacji. Oczywiście zawsze możemy próbować negocjować, ale w przypadku, gdy naszym kontrahentem jest dużo większa firma, której nie możemy zaoferować np. realizacji stałych zamówień o wysokich budżetach, będzie to zadanie niezwykle trudne.

Najkorzystniejszą sytuacją jest spotkanie dwóch kontrahentów o podobnej wielkości, np. dwóch małych przedsiębiorstw. Mają one podobne perspektywy biznesowe i skalę działania, więc zdecydowanie łatwiej jest ustalić im warunki pozwalające na osiągnięcie sytuacji typu win-win, czyli korzystnej dla obu firm.

Negocjacje w biznesie - podstawy

Bez względu na to, czy przedsiębiorca rozpoczyna negocjacje z firmą o podobnej wielkości czy z dużo większym kontrahentem, podstawą jest odpowiednie przygotowanie się do spotkania. Warto zastanowić się, na czym nam najbardziej zależy, kiedy będziemy mogli uznać negocjacje za pełen sukces, ale też z czego możemy zrezygnować, jaki jest nasz cel minimalny. Podobnie trzeba pomyśleć o drugiej stronie: kiedy może ona pójść na ustępstwa, a w jakim zakresie nie będzie to dla niej możliwe.

Każde spotkanie biznesowe powinno przebiegać w przyjemnej atmosferze, gdyż wtedy łatwiej jest ustalić warunki, na których zależy obu stronom. Uprzejmość i uśmiech bywają skuteczniejsze od wielu argumentów. Na negocjacje należy poświęcić nieco czasu – zdenerwowanie wynikające ze zbliżających się terminów nie pomoże w ustaleniu najlepszych dla nas warunków. Na rzetelne rozważanie wszystkich opcji i ustalenie ostatecznego kształtu umowy ogromny wpływ ma umiejętność zachowania dystansu emocjonalnego.

Każdy przedsiębiorca powinien pamiętać, że negocjacje to proces, którego celem jest dojście do kompromisu – twarde trzymanie się swoich warunków bez ustępstw może doprowadzić do ścierania się, napiętej atmosfery i zerwania negocjacji. Warto przekalkulować, czy poszukiwanie nowego kontrahenta nie będzie nas kosztowało więcej niż wyjście naprzeciw oczekiwaniom drugiej strony i  przystanie na ofertę wynikającą z procesu negocjacji.

Wynik negocjacji: podpisanie umowy

Osiągnięcie porozumienia po negocjacjach doprowadza do podpisania umowy handlowej według ustalonych warunków. Gdy proces osiągania kompromisu był długi i żmudny, często trzeba przygotować taką umowę od podstaw, gdyż nie mieści się ona w ramach podpisywanego zwykle wzorca.

Tworząc nową umowę, warto zlecić jej sprawdzenie kancelarii prawnej, która wskaże ewentualne nieścisłości czy błędy natury prawnej, bo zapisy niezgodne z prawem nie mają żadnej mocy (nawet jeśli obie strony się na nie zgodzą). Dobrze jest ustalić, która ze stron zajmuje się przygotowaniem umowy, by uniknąć „wojny prawników” reprezentujących każdego z kontrahentów. Najlepszym rozwiązaniem jest zobowiązanie do utworzenia umowy przez jednego z nich z możliwością wprowadzenia poprawek na wniosek drugiej strony.

Tadeusz Bisewski
Ekspert z Mala-Firma.pl – wszystko o zakładaniu firmy