Negocjacje - jak się do nich przygotować?

Podpisanie dobrej umowy z kontrahentem jest zwykle efektem ciężkiej pracy menedżera. Na początku musi on znaleźć dobrego partnera, zastanowić się, w jaki sposób przedstawić mu ofertę firmy, a potem przeprowadzić negocjacje. Okazuje się jednak, że większość osób pełniących stanowiska kierownicze, w natłoku codziennych spraw związanych ze swoją pracą, poświęca niewiele czasu na przygotowanie się do tak ważnej, zwłaszcza dla późniejszej współpracy z kontrahentem, czynności. Dlatego w tym artykule przedstawimy, jak dobrze przygotować się do negocjacji.

Rola przygotowań do negocjacji

Od jakości przygotowań zależy cały proces negocjacji. Dobrze przygotowana osoba w trakcie spotkania z kontrahentem nie zastanawia się nad każdym kolejnym krokiem, tylko działa zgodnie ze swoim planem, a także wie, jak zachować się w przypadku nieoczekiwanego ruchu rozmówcy.

Aby mieć taki komfort działania, trzeba poświęcić odpowiednią ilość czasu na przygotowania. W ich trakcie trzeba zgromadzić wszystkie informacje, poszerzyć swoją wiedzę i umiejętności dotyczące negocjacji. Warto także działać zgodnie z poniższymi krokami.

Negocjacje - krok I: Określanie przedmiotu negocjacji

Przygotowania do negocjacji najlepiej zacząć od określenia ich przedmiotu. Warto dokonać tego w sposób czytelny - w formie listy zagadnień i problemów, które chce się poddać pod dyskusję w trakcie nadchodzącego spotkania z kontrahentem. Istotne jest jednak, żeby wypisać nie tylko kwestie, jakie są dla nas ważne, ale także te, które mogą zostać podniesione przez naszego rozmówcę. Choć to niełatwe, należy wyobrazić sobie, o co może zapytać, co jest dla niego kluczowe, z czym się nie zgadza. Jeśli przyjdzie nam do głowy dużo pomysłów, trzeba zanotować je wszystkie (nawet te, które wydają się być mało ważne dla całokształtu negocjacji), bo w ten sposób można uniknąć zaskoczenia.

Mając już listę zagadnień i problemów, dobrze jest je podzielić na bloki tematyczne, szczególnie gdy planujemy prowadzić dość złożone dyskusje. Kolejnym sposobem jest uszeregowanie przygotowanych kwestii według stopnia ich ważności. Oba sposoby porządkowania listy usprawnią prowadzenie naszej rozmowy.

Negocjacej - krok II: Zdefiniowanie celów i ich ważności

Po określeniu zagadnień, które chce się poruszyć w trakcie negocjacji, należy przejść do zdefiniowania celów, do których mają one prowadzić. Takich ustaleń trzeba dokonać dla każdej kwestii z osobna, na dwóch poziomach:

  • minimalnym - cel, który jest możliwy do osiągnięcia w łatwy sposób;

  • maksymalnym - wymiar celu, którego osiągnięcie byłoby dla nas najbardziej korzystne.

W trakcie definiowania celów należy brać pod uwagę wszystkie rozwiązania, nawet te niekorzystne. Dzięki temu będziemy przygotowani na wypadek, gdyby nie udawało nam się dojść do porozumienia z kontrahentem.

Warto też stworzyć hierarchię naszych dążeń - ustalenia, które cele są dla nas najważniejsze do osiągnięcia, a w przypadku których możemy iść na ustępstwa. Można to zrobić na dwa sposoby:

  1. wypisanie wszystkich zamiarów i nadanie im rangi - uszeregowanie od najważniejszego do najmniej ważnego;

  2. wypisanie wszystkich celów i nadanie im wagi tak, aby ich suma była równa sto. W ten sposób można w analityczny sposób dokonać porównania poszczególnych ofert. Dzięki temu można też zobaczyć, czym się one różnią i jak te różnice wpływają na ogólną wagę celów.

Nadanie rangi poszczególnym dążeniom zredukuje niebezpieczeństwo, że osoba negocjująca podda się manipulacji rozmówcy i zadecyduje zgodnie z jego interesami, zapominając o swoich własnych. Likwiduje to także prawdopodobieństwo działania pod wpływem impulsu. Po przeanalizowaniu celów należy przejść do ustalenia obszaru negocjacji - płaszczyzny, na której porozumienie jest najbardziej możliwe do osiągnięcia. Zawiera on rozwiązania, które są realne do wypracowania w procesie negocjacji.

Negocjacje krok III: Zapoznanie się z sytuacją drugiej strony negocjacji

Przeanalizowanie sytuacji, problemów i dążeń swojej firmy jest bardzo ważne, ale nie najważniejsze podczas przygotowania do negocjacji. Wielu menedżerów zapomina, że trzeba także wnikliwie zbadać sytuację, w której znajduje się ich kontrahent. Nie zawsze bowiem nasze dążenia będą pokrywać się jego celami. Dlatego analizując jego sytuację, trzeba pomyśleć przede wszystkim o tym, jakie mogą być jego minimalne i maksymalne cele. Na tej podstawie można przewidzieć, które momenty negocjacji będą kluczowe. Ponadto ustalenie zamiarów przeciwnika może pomóc menedżerowi w przygotowaniu się do wypracowania rozwiązań optymalnych dla obu stron.

Negocjacje - krok IV: Decyzja o wyborze strategii

Istnieją cztery strategie prowadzenia negocjacji:

  • aktywno-kooperacyjna - polega na logicznym i szczegółowym rozważaniu argumentów przeciwnej strony, niereagowaniu na argumenty emocjonalne i żywym prowadzeniu rozmów;

  • pasywno-współpracująca - zakłada zachowywanie się według utartych schematów i obowiązujących norm, uleganie argumentom przeciwnika i bycie chętnym do współpracy;

  • aktywno-walcząca - negocjator jest bardzo aktywny, dominujący i impulsywny, reaguje spontanicznie, nierzadko narzucając w ten sposób swoje racje i wyrażając negatywne emocje;

  • pasywno-walcząca - negocjator wykorzystuje swoje zdolności dyplomatyczne, zachowując dzięki temu dobre układy interpersonalne; ponadto jego zachowanie cechuje otwartość, empatia i delikatność.

Po zrealizowaniu poprzednich koków należy przejść do ostatniej fazy przygotowań - wyboru strategii negocjacji. Przed podjęciem decyzji o zastosowaniu jednej z powyższych taktyk należy zastanowić się, która z nich najlepiej pasuje do podmiotu przyszłych dyskusji. Warto również pomyśleć, jaką strategię mógłby wybrać nasz rozmówca. Jest to o tyle ważne, że jeśli i my, i on wybierzemy strategię kooperacyjną, nie osiągniemy pożądanych celów.

Negocjacje w małym stopniu zależą od szczęścia. Liczą się przede wszystkim dobre argumenty, umiejętność dyskutowania i wypracowywania optymalnych rozwiązań. Dlatego warto poświęcić więcej czasu i skupić się na dokładnych analizach.