Pracownicy, którzy do wykonywania swoich obowiązków na terenie miejscowości, w której siedzibę ma pracodawca lub gdzie znajduje się ich miejsce pracy, wykorzystują samochód prywatny, mają prawo do rekompensaty w postaci ryczałtu lub kilometrówki za jazdy lokalne. Czym różni się ryczałt od kilometrówki w jazdach lokalnych? W jakich sytuacjach się go stosuje? Ile wynoszą obciążenia podatkowo-składkowe? Przeczytaj nasz artykuł i dowiedz się co się bardziej opłaca ryczałt czy kilometrówka.
Czym jest ryczałt za jazdy lokalne?
Ryczałt za jazdy lokalne to pieniężny ekwiwalent wypłacany pracownikowi za używanie prywatnego samochodu do celów służbowych na terenie miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub określone w umowie stałe miejsce pracy pracownika. W odróżnieniu od jazd lokalnych wszelkie podróże poza miejscowość, gdzie znajduje się siedziba firmy lub stałe miejsce pracy pracownika, są delegacją służbową.
Zasady wypłacania ryczałtu za jazdy lokalne określa Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Czytamy w nim, że zwrot kosztów za używanie przez pracownika samochodu prywatnego w celach służbowych do jazd lokalnych musi odbywać się na podstawie umowy cywilnoprawnej zawartej między pracodawcą a pracownikiem, wskazującej miesięczny limit kilometrów określony przez pracodawcę, który nie może być wyższy od ustawowego limitu zawartego w rozporządzeniu.
Zwrot kosztów odbywa się na podstawie pisemnego oświadczenia pracownika o używaniu samochodu prywatnego do celów służbowych w danym miesiącu.
Oświadczenie powinno zawierać:
- dane dotyczące pojazdu – marka, numer rejestracyjny, pojemność silnika;
- liczba dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej dłużej niż 8 godzin lub innej nieobecności;
- liczba dni, kiedy pracownik nie dysponował pojazdem prywatnym do celów służbowych.
Zasady ustalania kwoty ryczałtu za jazdy lokalne
Kwotę należnego ryczałtu oblicza się, mając na uwadze miesięczny limit kilometrów, który jest uzależniony od wielkości miejscowości, na której terenie odbywają się jazdy lokalne. Limit jest uzależniony od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście i wynosi:
- 300 km – do 100 000 mieszkańców;
- 500 km – ponad 100 000 do 500 000 mieszkańców;
- 700 km – ponad 500 000 mieszkańców.
Limit ten może zostać podwyższony:
- do 3000 km w służbach ratowniczych i w innych instytucjach – w sytuacji klęski żywiołowej oraz usuwania jej skutków, a także
- do 1500 km w służbie leśnej oraz w służbie parków narodowych.
Znając limit kilometrów, pracodawca mnoży go przez ustaloną stawkę za 1 kilometr, która obecnie wynosi:
- dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ – 0,5214 zł;
- dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ – 0,8358 zł;
- dla motocykla – 0,2302 zł;
- dla motoroweru – 0,1382 zł.
Stawki te wprowadzone rozporządzeniem Ministra Transportu z 23 października 2007 roku pozostają niezmienne od wielu lat i dlatego trwają prace mające na celu ich podwyższenie, gdyż przy obecnych kosztach użytkowania samochodu są one daleko niewystarczające.
Kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin oraz każdy dzień, w którym pracownik nie dysponował samochodem, np. z powodu awarii.
Przykład 1.
Pan Piotr używa samochodu prywatnego do jazd lokalnych w granicach miasta. W umowie z pracodawcą ustalono, że limit kilometrów wynosi 200 km miesięcznie. Samochód pana Piotra ma pojemność powyżej 900 cm³. W czerwcu przebywał on 9 dni na urlopie. Ile będzie wynosił ryczałt za czerwiec 2022 roku?
W czerwcu 2022 roku ryczałt za jazdy lokalne będzie wynosił brutto 91,18 zł:
200 km × 0,8358 = 167,16
167,16 / 22 = 7,5982
7,5982 × 12 dni przepracowanych = 91,18 zł brutto.
Jak rozliczyć ryczałt za jazdy lokalne?
Zgodnie z par. 2 ust. 1 pkt 13 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe podstawy wymiaru składek nie stanowi między innymi zwrot kosztów używania w jazdach lokalnych przez pracowników, dla potrzeb pracodawcy, pojazdów niebędących własnością pracodawcy – do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego.
Oznacza to, że każda wypłata ponad ustalony limit powoduje obowiązek naliczenia i zapłacenia składek ZUS.
Od kwoty wypłaconego ryczałtu opłaca się podatek dochodowy od osób fizycznych od lipca 2022 roku wynoszący 12%, gdyż kwota wypłaconego ryczałtu za jazdy lokalne nie korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego.
Zwrot za jazdy lokalne za pomocą kilometrówki?
Drugą formą rozliczania używania przez pracownika samochodu prywatnego do celów służbowych w jazdach lokalnych jest kilometrówka. W tej sytuacji, podobnie jak w przypadku ryczałtu, należy zawrzeć z pracownikiem umowę cywilnoprawną. Wynika to wprost z rozporządzenia z 25 marca 2002 roku, o którym była mowa, które wskazuje, że zwrot kosztów używania do jazd lokalnych samochodów osobowych następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej.
Co powinna zawierać kilometrówka?
Zakres danych, jakie powinna zawierać kilometrówka, znaleźć można w art. 23 ust. 7 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Powinna ona zawierać co najmniej:
- imię, nazwisko i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu;
- numer rejestracyjny i pojemność silnika;
- kolejny numer wpisu;
- datę i cel wyjazdu;
- opis trasy (skąd i dokąd);
- liczbę faktycznie przejechanych kilometrów;
- stawkę za 1 km przebiegu;
- kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu;
- podpis pracodawcy i jego dane.
Kilometrówkę rozlicza się podobnie, jak ma to miejsce w przypadku ryczałtu – w oparciu na przepisach rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 roku, a więc stawka za 1 km zależy od pojemności skokowej silnika i wynosi:
- 0,5214 zł w przypadku pojemności silnika do 900 cm³;
- 0,8358 zł w przypadku pojemności silnika powyżej 900 cm³.
Zwrot za jazdy lokalne w przypadku rozliczania się w formie kilometrówki uzależniony jest od faktycznie przejechanych kilometrów zapisanych w ewidencji przebiegu pojazdu. Nie mają znaczenia tutaj limity kilometrów, jak ma to miejsce w przypadku ryczałtu.
Kilometrówka za jazdy lokalne a składki ZUS i podatek dochodowy
Zwrot kosztów za jazdy lokalne po spełnieniu określonych warunków korzysta ze zwolnienia z opłacania składek ZUS. Mówi o tym wprost wspomniane wyżej rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstaw wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe, w którym czytamy, że nie stanowi podstawy składek „zwrot kosztów używania w jazdach lokalnych przez pracowników, dla potrzeb pracodawcy, pojazdów niebędących własnością pracodawcy – do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu – określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany przez pracownika w ewidencji przebiegu pojazdu, prowadzonej przez niego wg zasad określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych”.
Podobnie jak w przypadku ryczałtu również kilometrówka za jazdy lokalne pracownika prywatnym samochodem jest opodatkowana. Istnieją od tej generalnej zasady wyjątki, np. jeżeli obowiązek zwrotu takich kosztów wynika z odrębnych ustaw. Dotyczy to m.in. listonoszy, leśników czy pracowników socjalnych.
Ryczałt czy kilometrówka?
O tym, kiedy lepiej korzystać z ryczałtu, a kiedy z kilometrówki, decyduje liczba przejazdów pracownika w skali miesiąca. Jeżeli mieści się on w ustalonym dla danej miejscowości limicie kilometrów, wygodniej jest wypłacać ryczałt. Natomiast jeżeli pracownik bardzo dużo jeździ prywatnym samochodem i nie mieści się w limicie, wówczas bardziej dogodną formą zwrotu kosztów będzie kilometrówka, która co prawda nakłada na pracownika dodatkowe obowiązki w postaci prowadzenia szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu, ale z drugiej strony możliwy jest większy zwrot za wykonane jazdy lokalne. Zarówno ryczałt, jak i kilometrówka za jazdy lokalne mogą być wypłacane wyłącznie na podstawie umowy cywilnoprawnej zawartej pomiędzy pracownikiem i pracodawcą, jednak nie ma przeszkód, aby w miesiącach wzmożonej aktywności pracownika rozwiązać umowę na ryczałt i zawrzeć umowę na kilometrówkę.
