Samodzielne prowadzenie księgowości - krok po kroku

Przedsiębiorcy coraz częściej decydują się na samodzielne prowadzenie księgowości, zmniejszając dzięki temu koszty prowadzonej działalności. Jednak podejmując decyzję o samodzielnym prowadzeniu księgowości swojej firmy, przedsiębiorca musi pamiętać o kilku podstawowych sprawach. Jakich? Wyjaśniamy poniżej.

Zgłoszenie działalności do CEIDG

Założenie działalności gospodarczej wymaga złożenia wniosku CEIDG. We wniosku tym należy wskazać podmiot, który będzie zajmował się prowadzeniem księgowości firmy. Podatnik w tej kwestii ma do wyboru:

  •  szlecenie prowadzenia księgowości firmy biuru rachunkowemu,

  • zatrudnienie własnego księgowego,

  • samodzielne prowadzenie księgowości.

Zazwyczaj duże firmy, które zatrudniają znaczną liczbę pracowników, podejmują decyzję o zatrudnieniu własnego księgowego, czy też utworzeniu działu księgowości w firmie. Jednak jest to bardzo kosztowne i dla wielu firm pod względem finansowym może okazać się niemożliwe do zrealizowania.

Samodzielne prowadzenie księgowości jest o wiele tańsze i dlatego też może okazać się kuszące dla wielu przedsiębiorców. Ponadto mniejsze firmy, których dochody nie przekraczają kwoty 1,2 mln euro, mogą stosować uproszczone procedury, co znacząco upraszcza prowadzenie księgowości.

W związku z powyższym, jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na samodzielne prowadzenie księgowości, to podczas wypełniania formularza CEIDG, pola gdzie należy wprowadzić informację odnośnie podmiotu odpowiedzialnego za rozliczenia księgowe zostawia puste. Ewentualnie dopuszczalne jest też wprowadzenie danych swojej firmy. W ten sposób   a przedsiębiorca informuje właściwe instytucje o samodzielnym prowadzeniu księgowości.

Samodzielne prowadzenie księgowości - zaliczka na podatek dochodowy

Jeśli przedsiębiorca ma zamiar samodzielnie prowadzić księgowość, to przede wszystkim powinien zapoznać się z księgą przychodów i rozchodów (KPiR). W większości przypadków to na jej podstawie wyliczane są bowiem zaliczki na podatek dochodowy.

KPiR służy do ewidencji poszczególnych zdarzeń gospodarczych w firmie. Ujmuje się w niej:

  • przychody uzyskane ze sprzedaży oraz pozostałe przychody, które nie są bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością,

  • zakup towarów handlowych oraz materiałów podstawowych,

  • pozostałe koszty związane z prowadzeniem działalności.

Każdy przedsiębiorca, na koniec każdego miesiąca powinien sporządzić wydruk zapisów dokonanych w danym miesiącu. Wydruk ten należy sporządzić zgodnie ze wzorem zamieszczonym w załączniku nr 1 do rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Rejestracja do podatku VAT

Należy mieć na względzie, że niektóre rodzaje działalności podlegają zwolnieniu z konieczności rejestracji do podatku VAT. Natomiast inne muszą bezwzględnie zostać zarejestrowane jako czynny podatnik VAT. Dlatego też po założeniu działalności istotne jest uzyskanie informacji, czy dany rodzaj działalności podlega zwolnieniu z VAT, czy też ma on bezwzględny obowiązek rejestracji do VAT.

Samodzielne prowadzenie księgowości a właściwy program księgowy

Przedsiębiorca, który samodzielnie dokonuje rozliczeń firmy, powinien posiadać odpowiedni program księgowy. Program ten umożliwi rzetelne wywiązywanie się z obowiązków związanych z prowadzeniem księgowości. Dlatego też należy wybrać taki program, który będzie dla podatnika intuicyjny i łatwy w obsłudze.

Fachowy program księgowy powinien umożliwić prowadzenie takiej dokumentacji jak:

  • rejestry VAT - w przypadku podatników zarejestrowanych jako czynni podatnicy VAT,

  • ewidencje wyposażenia,

  • ewidencje środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,

  • ewidencje przebiegu pojazdu (kilometrówka) - oddzielnie dla celów podatku VAT oraz podatku dochodowego (jeśli podatnik jest do tego zobowiązany).

Ważne!

Dokumenty księgowe w większości przypadków należy przechowywać przez okres co najmniej 5 lat - licząc od końca roku podatkowego, w którym minął termin płatności podatku dochodowego.

Obowiązki, o których należy pamiętać przy samodzielnym prowadzeniu księgowości

Samodzielne prowadzenie księgowości wiąże się z obowiązkami, o których przedsiębiorca musi sam pamiętać. Do comiesięcznych obowiązków związanych z prowadzeniem działalności zalicza się:

  • odprowadzanie zaliczek na podatek dochodowy,

  • składanie deklaracji VAT oraz odprowadzanie kwoty podatku do właściwego urzędu skarbowego (w przypadku podatników podatku VAT),

  • opłacanie składek ZUS,

  • drukowanie i przechowywanie podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Początkowo samodzielne prowadzenie księgowości może wydawać się dość skomplikowane i wymagające samodyscypliny. Jednak przedsiębiorca, który raz skorzysta z tej formy rozliczania się z fiskusem, z pewnością na tym skorzysta. Samodzielne prowadzenie księgowości przyczynia się bowiem do wzrostu świadomości o własnej firmie.