Na rynku księgowości zmieniają się trendy. Coraz częściej wybierana jest księgowość online. Czym to jest spowodowane? Przede wszystkim kierunkiem zmian, jakie wdraża Ministerstwo Finansów i instytucje związane z przedsiębiorcami: coraz więcej raportów podatkowych przesyłanych jest drogą online: JPK_V7, deklaracje VAT-UE, deklaracje roczne PIT/CIT czy też e-sprawozdania finansowe JPK_SF (w kolejnych latach będą dochodzić nowe, takie jak JPK_PKPIR, JPK_EWP czy JPK_KH). ZUS również idzie w tę samą stronę – już od roku istnieje obowiązek comiesięcznej wysyłki deklaracji ZUS-owskiej drogą elektroniczną, a kolejne zmiany wręcz wymusza KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur. Ponieważ system księgowy najłatwiej zmienić na przełomie roku, warto przyjrzeć się księgowości online, która coraz częściej wybierana jest z prostej przyczyny – po prostu rozwiązuje bieżące problemy przedsiębiorców i ich księgowych. W artykule przedstawiamy, jak wybrać system do pełnej księgowości online oraz na co zwrócić uwagę!
Na co zwrócić uwagę, wybierając system do pełnej księgowości online?
Na rynku oprogramowania – zarówno do księgowości pełnej, jak i uproszczonej (podatkowej) jest wiele rozwiązań, ale tak naprawdę krąg wartych rozważenia przy wyborze można w łatwy sposób zawęzić.
Zastanów się, co ma Ci dać Twój system księgowy?
W dobie obecnych zmian – wzrost kosztów prowadzenia działalności po stronie przedsiębiorcy, wzrost obowiązków podatkowo-rozliczeniowych po stronie osoby zajmującej się księgowością w firmie – czy to po stronie przedsiębiorcy, jego pracowników, czy biura rachunkowego i nieproporcjonalny wzrost kosztów obsługi księgowej (często nie daje możliwości utrzymania jakości usług księgowych w stosunku do ceny, jaką przedsiębiorca jest w stanie zapłacić) – coraz częściej poszukuje się rozwiązań, które:
- przyspieszą proces księgowania przychodów i kosztów – oszczędność czasu = oszczędność kosztów (przedsiębiorca zyskuje więcej czasu na to, co przynosi mu przychód, czyli swoją działalność, a w przypadku biur rachunkowych księgowy może rozliczyć większą liczbę klientów w tym samym czasie);
- dają na bieżąco informację o stanie finansowym firmy;
- pomagają i wspierają w obowiązkach e-sprawozdawczych;
- na bieżąco są przystosowane do zmian w przepisach;
- są wygodne, czyli dają dużo możliwości i są elastyczne (można je dopasować do swoich potrzeb);
- są stosunkowo niedrogie – pozwalają na rozbicie kosztów w czasie;
- mądrze wykorzystują nowoczesne rozwiązania, nie komplikując, a upraszając codzienne czynności związane z prowadzeniem firmy.
- Jakie funkcje powinien posiadać Twój system księgowy?
Skoro już wiemy, co chcemy zyskać, wybierając system księgowy, sprawdźmy, na jakie funkcje powinniśmy zwrócić uwagę.
Cel | Funkcja | Zobacz, jak to rozwiązuje wFirma |
Wygoda, oszczędność czasu, zgodność z prawem, spełnienie ustawowego obowiązku firmy | Wystawianie e-faktur – integracja z KSeF i wybudowany CRM |
|
Wygoda, oszczędność czasu | Szybkie płatności online | |
Wygoda, oszczędność czasu | Pełna księgowość lub uproszczona księgowość |
|
Wygoda, oszczędność czasu, zgodność z prawem, spełnienie ustawowego obowiązku firmy | Wysyłka deklaracji i JPK wprost z aplikacji | |
Wygoda, oszczędność czasu, zgodność z prawem, spełnienie ustawowego obowiązku firmy | Bezpośrednia integracja z ZUS-em oraz PUE – bez używania Płatnika | |
Wygoda, oszczędność czasu, zgodność z prawem, spełnienie ustawowego obowiązku firmy | Proste wyliczanie podatków |
|
Wygoda, oszczędność czasu, zgodność z prawem | Wzorcowe schematy księgowe |
|
Wygoda, oszczędność czasu | OCR, czyli szybkie rozczytywanie i księgowanie kosztów |
|
Wygoda, oszczędność czasu | Możliwość połączenia kadr i płac bezpośrednio w systemie księgowym |
|
Wygoda, oszczędność czasu | Import faktur zakupowych z KSeF |
|
Wygoda, oszczędność czasu | Support działający w niestandardowych godzinach |
|
Wygoda, oszczędność czasu | Możliwość przyłączenia magazynu (fifo, fefo) |
|
Wygoda, oszczędność czasu | Integracja ze sklepami internetowymi i marketplacami |
|
Wygoda, oszczędność czasu | Integracja z drukarkami fiskalnymi |
|
Wygoda, oszczędność czasu | Windykacja nieopłaconych faktur |
|
Wygoda, oszczędność czasu | Darmowe aktualizacje dotyczące zmian w przepisach i nie tylko |
|
Wygoda, oszczędność czasu, stały podgląd danych firmy – bez konieczności angażowania księgowego | Wspólna praca z księgowym na jednym systemie |
|
Cena tradycyjnego, instalowanego oprogramowania a księgowość online
Wyjaśniliśmy już, co powinien dawać system księgowy, sprawdźmy więc, jaka będzie jego cena w porównaniu do tradycyjnych, instalowanych u przedsiębiorcy czy biura rachunkowego systemów. Przewagą księgowości online jest oszczędność i proporcjonalne rozłożenie kosztów w czasie. Co to znaczy?
U indywidualnego przedsiębiorcy – porównanie systemów do księgowości i kosztów
Co wpływa na cenę | Księgowość online wFirma | Tradycyjne, instalowane oprogramowanie* |
Bariera wejścia w system – instalacja, wdrożenie, przystosowanie | Brak kosztów wejścia: – 30-dniowy okres testowy bez zobowiązań – brak kosztów instalacji – system online – wystarczy rejestracja w internetowej przeglądarce | Duże koszty wdrożenia: – zakup licencji rocznej: – sprzęt (serwery + komputer, na którym zainstalujemy system): – wdrożeniowiec: 2500 zł netto (z ustawieniem schematów) |
Bieżące użytkowanie – księgowość | Koszt można rozłożyć w czasie na miesiące: – księgowość uproszczona 49 zł netto/ miesiąc – pełna księgowość 99 zł netto/ miesiąc | Koszt ponoszony jednorazowo – z góry na rok – pełna księgowość 2200 zł netto/ rok |
OCR, czyli szybkie rozczytywanie faktur kosztowych | Brak dodatkowych kosztów – moduł wbudowany w system bez limitów | 100 faktur = 100 zł / mc |
Możliwość dobrania modułu „Środki trwałe” | Brak dodatkowych kosztów – moduł wbudowany w system | Dodatkowy moduł – cena: 600 zł netto/rok |
Możliwość dobrania kadr, płac i ubezpieczeń | Dodatek w postaci pakietu: – kadry, płace i ubezpieczenia (w tym PPK) z bezpośrednią integracją ZUS/PUE (nie trzeba używać Płatnika) 49 zł netto/mc | Dodatkowy moduł rozliczania kadr – cena: 1800 zł netto/rok R2Płatnik: 180 zł netto/rok PPK cena: 500 zł netto/rok |
E-sprawozdania/e-deklaracje | Brak dodatkowych kosztów – moduł wbudowany w system | Dodatkowy moduł – cena: 600 zł netto/rok |
Aktualizacja do zmian w przepisach | Brak dodatkowych kosztów – aktualizacje odbywają się automatycznie w systemie bez konieczności ponoszenia dodatkowych kosztów | W pakiecie, ale często wymaga działania wdrożeniowca: – cena za aktualizację: 300 zł netto |
Bieżące wsparcie techniczne | Bez dodatkowych opłat | Wdrożeniowiec indywidualny: 2500 zł netto /mc lub 150 zł netto / godzinę System wsparcia: 380 zł netto / rocznie |
Zmiana urządzenia/nowi użytkownicy i kolejne dostępy | Bez dodatkowych opłat** | Każdy dodatkowy użytkownik dodatkowo odpłatny zwykle min. 50% podstawowej ceny |
Podsumowanie ceny miesięczne | 198 zł netto/mc | min. 650 zł netto/mc |
Podsumowanie ceny roczne | 2376 netto/rok | 7800 zł netto/rok |
*podane w tej kolumnie ceny są oparte na średniej cenników najbardziej popularnych w Polsce instalowanych systemów do księgowości
**w przypadku dużej liczby dodatkowych użytkowników mogą pojawić się dodatkowe opłaty
U biura rachunkowego – porównanie systemów do księgowości i kosztów
Co wpływa na cenę | Księgowość online wFirma dla biur rachunkowych | Tradycyjne, instalowane oprogramowanie* |
Bariera wejścia w system – instalacja, wdrożenie, przystosowanie | Brak kosztów wejścia: – 30-dniowy okres testowy bez zobowiązań – brak kosztów instalacji – system online – wystarczy rejestracja w internetowej przeglądarce | Duże koszty wdrożenia: – zakup licencji rocznej: – sprzęt (serwery + komputer, na którym zainstalujemy system): – wdrożeniowiec: 3500 zł netto (z ustawieniem schematów) |
Bieżące użytkowanie – księgowość | Koszt można rozłożyć w czasie na miesiące: – księgowość uproszczona 18 zł netto/ miesiąc/ za klienta – pełna księgowość 24 zł netto/ miesiąc/ za klienta | Koszt ponoszony jednorazowo – z góry na rok – księgowość uproszczona 570 zł netto/ rok (47 zł netto/mc) – pełna księgowość 1 firma 2000 zł netto/rok / jedno stanowisko; bez limitu firm 5000 zł netto/ rok / jedno stanowisko, a każde kolejne 1500 zł netto/ rok |
OCR, czyli szybkie rozczytywanie faktur kosztowych | Brak dodatkowych kosztów – moduł wbudowany w system bez limitów | 500 zł netto / mc przy 1500 stron, czyli 6000 zł/ rok lub pakiety roczne 6000 stron 2000 zł netto/rok |
Możliwość dobrania modułu „Środki trwałe” | Brak dodatkowych kosztów – moduł wbudowany w system | Zwykle już w cenie pakietu dla biur |
Możliwość dobrania kadr, płac i ubezpieczeń | Brak dodatkowych kosztów – moduł wbudowany w pakiet dla biur rachunkowych | Dodatkowy moduł rozliczania kadr – cena: 3000 zł netto/ rok / jedno stanowisko, a każde kolejne 1500 zł netto/ rok R2Płatnik: 1000 zł netto/rok PPK cena: 1300 zł netto/rok |
E-sprawozdania/e-deklaracje | Brak dodatkowych kosztów – moduł wbudowany w system | Dodatkowy moduł – cena: 1100 zł netto/rok |
Aktualizacja do zmian w przepisach | Brak dodatkowych kosztów – aktualizacje odbywają się automatycznie w systemie bez konieczności ponoszenia dodatkowych kosztów | W pakiecie, ale często wymaga działania wdrożeniowca: – cena za aktualizację 300 zł netto |
Bieżące wsparcie techniczne | Bez dodatkowych opłat | Wdrożeniowiec indywidualny: 3500 zł netto /mc lub 150 zł netto / godzinę System wsparcia: 380 zł netto / rocznie |
Zmiana urządzenia/nowi użytkownicy i kolejne dostępy | Bez dodatkowych opłat** | Każdy dodatkowy użytkownik dodatkowo odpłatny zwykle min. 50% podstawowej ceny |
Podsumowanie ceny miesięczne – pełna księgowość | 24 zł netto/miesiąc – 1 klient 1200 zł netto/miesiąc – 50 klientów (bez limitu użytkowników) | 2500 zł netto/ miesiąc (bez limitu klientów, ale z 1 użytkownikiem) |
Podsumowanie ceny roczne – pełna księgowość | 288 zł netto/rok – 1 klient 14 400 zł netto/rok – 50 klientów (bez limitu użytkowników) | min. 30 000 zł netto/rok (bez limitu klientów, ale z 1 użytkownikiem) |
Oczywiście na rynku księgowości online dostępne są tańsze rozwiązania, jednak nie będą one odpowiedzią na pełne potrzeby przedsiębiorcy/księgowego. Jak jednak widzimy, koszt zakupu dobrego i profesjonalnego oprogramowania online jest i tak znacząco niższy niż tego w formie tradycyjnej instalowanej, nie wspominając o dodatkowych korzyściach, jaką jest realna oszczędność czasu poświęcanego na rozliczanie firmy.
Przy programach instalowanych uwaga na kwestię wdrożeniowców i praw autorskich
Jak informują nas biura rachunkowe, podczas wyboru wdrożeniowca ważne jest, by przeanalizować umowę (swoją drogą to kolejny koszt, bowiem dobrze, aby zrobił to prawnik). Chodzi głównie o prawa autorskie, które bywają zastrzeżone dla danego wdrożeniowca. Co to powoduje? Kiedy chcemy „uwolnić się” od kosztów, okazuje się, że nie możemy kontynuować prac na własnych zasobach. Wpada się wówczas w sieć uzależnień jednej firmy od drugiej, co nigdy nie jest korzyścią dla biznesu.
