Team briefing - antidotum na niesprawną komunikację

W skład firmy wchodzą osoby o różnych umiejętnościach i poziomie wiedzy. Pracują nad swoimi zadaniami, które ostatecznie i tak służą ogółowi działań przedsiębiorstwa. Niekiedy przy danym projekcie potrzebna jest efektywna praca wszystkich członków zespołu. Zarówno w jednym, jak i w drugim przypadku pracownicy powinni wiedzieć, jak odbierana jest ich praca i jak wpływa na ogólny obraz firmy. Ważne także, żeby byli zmotywowanymi do kolejnych działań oraz poinformowani o nadchodzących zmianach. W zaspokojeniu tych wszystkich wymagań menedżerom i kierownikom może pomóc team briefing.

Czym jest team briefing?

Mimo że menedżerowie codziennie komunikują się ze swoimi pracownikami, warto, żeby organizowali dodatkowo spotkanie stworzone specjalnie w celu informowania swoich zespołów o tym, co ich dotyczy, o ostatnich zmianach w firmie i przyszłych celach grupy. Takie zgromadzenie określa się mianem team briefingu. W trakcie niego menedżer mówi krótko o tematach związanych z całą firmą - planowanych zwolnieniach, podwyżkach czy nowych kontraktach. Następnie prezentuje postępy w pracy danego zespołu, a także omawia ostatnie osiągnięcia i popełnione błędy. Ponadto porusza kwestie organizacyjne, takie jak, podział zadań specjalnych czy sprawę przestrzegania terminów ukończenia jakiś projektów.

Team briefing - co zrobić aby był udany?

Jednak nie każda forma spotkania kadry zarządzającej z pracownikami może być nazywana team briefingiem. Aby mówić o takim rodzaju zgromadzenia, a także, żeby przeprowadzić je w sposób efektywny i niosący ze sobą korzyści dla wszystkich, należy postępować zgodnie z następującymi zasadami:

  • Osoba prowadząca spotkanie musi piastować stanowisko kierownicze lub co najmniej menedżerskie. Dzięki temu zespół pozyska informacje z najlepszych źródeł.
  • Czas spotkania nie może przekroczyć 30 minut. Ma ono funkcję informacyjną, dlatego nie należy skupiać się na rozwiązywaniu jakiś problemów, czy innego typu pomocy.
  • Spotkania powinny się odbywać regularnie, np. raz w miesiącu w określonym wcześniej dniu, godzinach i miejscu.
  • Należy kompletować małe grupy spotkaniowe. Mogą one liczyć od 4 do 15 osób. Najlepiej, żeby łączył je jakiś wspólny temat, np. praca nad tym samym projektem.
  • Informacje powinny być przekazywane pracownikom zawsze w sposób osobisty i spersonalizowany. Menedżer czy kierownik nie może ograniczyć się do zwykłego odczytania komunikatu.
  • Menedżer powinien postarać się, żeby atmosfera spotkania odpowiadała większości osób, a także, żeby zachęcała do zadawania pytań, czy wyrażania jakichś wątpliwości. Aby uniknąć powstawania tych ostatnich, powinien regularnie upewniać się, czy przekazywane informacje są dla wszystkich zrozumiałe. 
  • Menedżer musi przekazywać informacje swoim podwładnym tylko w sposób konkretny. Dlatego należy prezentować wyłącznie tematy związane ze sprawami, które dotyczą uczestników spotkania.
  • Team briefing musi być regularnie monitorowany przez kierowników i menedżerów. Ci ostatni powinni także przychodzić do pracowników indywidualnie i sprawdzać, czy są oni dobrze poinformowani.

Team briefing - zalety

Dobrze prowadzony team briefing - regularnie, niezbyt długo, rzeczowo i z poważnym podejściem do sprawy - może zaowocować wieloma korzyściami dla firmy.

Są wśród nich:

  • Wywołanie w pracownikach uczucia oddania sprawie i przywiązania do firmy. Podwładni świadomi swojego wkładu w całość działań firmy będą pracować efektywniej.
  • Ograniczenie nieporozumień. Znajomość priorytetów, decyzji zarządu i ostatecznych terminów ukończenia projektów może wpłynąć na zmniejszenie liczby kłótni formalnych i interpretacyjnych, a także przyczynić się do zespołowego rozwiązywania problemów.
  • Zapobieganie tworzenia i rozprzestrzeniania się plotek. Dobrze poinformowani pracownicy nie będą chcieli snuć domysłów o zwolnieniach, podwyżkach, czy innych planowanych w firmie zmianach.
  • Wzmocnienie roli kierownika lub menedżera w danym zespole.
  • Zwiększenie zaangażowania pracowników w wykonywane zadania. Dobrze poinformowana osoba, czuje się istotną częścią firmy, a to może przekładać się na efektywność jej pracy.

Team briefing jest łatwą i dostępną dla wszystkich firm metodą komunikacji wewnętrznej. Jej odpowiednie wdrażanie i prowadzenie może być dla kierowników czasem mozolnym procesem. Jednak należy pamiętać, że regularne i konkretne informowanie podwładnych z pewnością znacznie poprawi jakość oraz wydajność pracy całego zespołu.