Ujawnienie środków trwałych: czym jest i jak wpływa na amortyzację?

Przedsiębiorcy w toku prowadzonej działalności gospodarczej borykają się z różnymi problemami. Jednym z nich jest późniejsze wprowadzenie środka trwałego do używania w firmie, a więc do ewidencji środków trwałych. Mowa tu o sytuacji, w której miejsce ma ujawnienie środków trwałych. W jaki sposób wpływa ono na jego amortyzację? Kiedy w ogóle można mówić o ujawnieniu środka trwałego, a kiedy o przekwalifikowaniu towaru w środek trwały lub odwrotnie? Na te i inne wątpliwości odpowiedziano w niniejszej publikacji.

Amortyzacja środków trwałych

Składniki majątku nabywane do działalności gospodarczej mogą stanowić środki trwałe. Muszą jednak spełniać kilka poniższych cech:

• nabyte na cele działalności gospodarczej albo wytworzone we własnym zakresie także na cele firmowe;
• stanowią własność albo współwłasność podatnika;
• są kompletne i zdatne do używania w momencie przyjęcia do używania w działalności;
• okres użytkowania w działalności musi wynosić powyżej 1 roku;
• muszą być użytkowane na cele działalności, ewentualnie mogą być oddane w najem, dzierżawę albo leasing.

Podatnik ma prawo ująć jednorazowo w koszty firmy składnik majątku zaklasyfikowany jako środek trwały, w sytuacji gdy:

1. wartość początkowa środka trwałego jest równa lub niższa niż 10 000 zł;
2. wartość początkowa środka trwałego jest wyższa niż 10 000 zł, ale składnik majątku kwalifikuje się do jednorazowej amortyzacji środków trwałych do 50 000 euro albo dla fabrycznie nowych środków trwałych do 100 000 zł.

W innym przypadku podatnikowi pozostaje amortyzacja rozłożona w czasie. To oznacza, że podatnik co miesiąc, co kwartał bądź też co roku będzie mógł ująć w koszty firmy tylko procent wartości środka trwałego (nie będzie mógł ująć wartości początkowej środka trwałego jednorazowo w koszty firmy).

Ujawnienie środków trwałych

Podatnik, który nabędzie albo wytworzy we własnym zakresie środek trwały na cele firmowe, ma obowiązek wprowadzić go do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych najpóźniej w miesiącu przekazania go do używania.

Ujawnienie środków trwałych może nastąpić na skutek bardzo wielu przyczyn. Jedną z nich może być późniejsze odnalezienie zagubionej faktury czy umowy na nabycie składnika majątku. Inną może być przekwalifikowanie nieruchomości dotychczas nieprzeznaczonej na cele działalności.

Jeszcze innym powodem może być zakończenie budowy, ale nieoddanie w używanie na cele działalności budynków czy lokali do użytkowania po uzyskaniu pozwoleń na użytkowanie. 

Wobec ujawnienia środka trwałego, czyli wprowadzenia go do ewidencji środków trwałych w późniejszym czasie, niż rozpoczęło się jego użytkowanie, powstaje pewna wątpliwość. Co się dzieje z odpisami amortyzacyjnymi?

Ujawnienie środków trwałych a wartość początkowa środka trwałego

Podatnik, który dokona ujawnienia środka trwałego, czyli wprowadzi go do ewidencji środków trwałych, musi ustalić wartość początkową wprowadzanego składnika.

Wartość początkową ujawnionego środka trwałego ustali na podstawie przepisów art. 22g Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (zwanej dalej ustawą o PIT) – zatem według standardowych przepisów, które uzależniają ustalenie wartości początkowej środka trwałego od typu jego nabycia. Wartością początkową środka trwałego będzie więc przykładowo w razie:

• odpłatnego nabycia – cena ich nabycia;
• częściowo odpłatnego nabycia – cena ich nabycia powiększona o wartość przychodu;
• wytworzenia we własnym zakresie – koszt wytworzenia,
• nabycia w drodze spadku, darowizny lub w inny nieodpłatny sposób – wartość rynkowa z dnia nabycia (umowa darowizny albo umowa o nieodpłatnym przekazaniu określa tę wartość w niższej wysokości).

Ujawnienie środków trwałych a amortyzacja środka trwałego

Zgodnie z art. 22h ust. 1 pkt 4 ustawy o PIT podatnik ma prawo ująć w koszty uzyskania przychodów odpisy amortyzacyjne od ujawnionych środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych nieobjętych dotychczas ewidencją, począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym te środki lub wartości zostały wprowadzone do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

W przypadku, gdy podatnik ujawni środek trwały, ma prawo dokonywać odpisów amortyzacyjnych według wcześniej wymienionych zasad, ale od miesiąca następnego po miesiącu wprowadzenia danego środka trwałego do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

Przykład 1.

Przedsiębiorca nabył we wrześniu 2023 roku na firmę używany samochód osobowy o wartości początkowej (ustalonej cenie nabycia) 25 000 zł. Od sprzedawcy otrzymał fakturę VAT. Została zaksięgowana, jednak przez pomyłkę pojazd nie został wprowadzony do ewidencji środków trwałych.

Przedsiębiorca zorientował się o tym w marcu 2024 roku i w tym samym miesiącu wprowadził samochód do ewidencji środków trwałych – w wartości rynkowej 22 000 zł, wartość rynkowa była bowiem już niższa od ceny nabycia.

Przykład 2.

Przedsiębiorca w 2019 roku rozpoczął budowę nieruchomości, w której mają się znajdować pokoje na wynajem. W 2023 roku ją zakończył i rozpoczął użytkowanie tej nieruchomości. Nie została ona wprowadzona do ewidencji środków trwałych.

W marcu 2023 roku podatnik dysponuje formalno-prawną dokumentacją zakończenia budowy nieruchomości i oddania jej do używania. W tym też okresie podatnik dokonał tzw. ujawnienia środka trwałego, wprowadzając go na stan ewidencji środków trwałych.

Wartość początkową nieruchomości podatnik ustali na podstawie kosztu wytworzenia, którym będzie wartość, w cenie nabycia, zużytych do wytworzenia środków trwałych:

• rzeczowych składników majątku,
• usług obcych, 
• kosztów wynagrodzeń za pracę,
• innych kosztów. 

Zmiana kwalifikacji składników majątku nie stanowi ujawnienia środka trwałego

Stosownie do art. 22e ust. 1 ustawy o PIT, w przypadku gdy podatnik nabędzie albo wytworzy we własnym okresie składnik majątku (towar lub inny składnik niebędący jeszcze środkiem trwałym) o wartości początkowej powyżej 10 000 zł, i ze względu na przewidywany przez nich okres używania równy lub krótszy niż rok nie zaliczy go do środków trwałych albo wartości niematerialnych i prawnych, a faktyczny okres ich używania przekroczy rok – wtedy już w pierwszym miesiącu następnym po miesiącu, w którym ten rok upłynął, podatnik ma obowiązek:

• zaliczyć ten składnik majątku do ewidencji środków trwałych albo wartości niematerialnych i prawnych, określając jego wartość początkową w cenie nabycia albo koszcie wytworzenia;
• obniżenia kosztów uzyskania przychodów o różnicę między ceną nabycia lub kosztem wytworzenia a kwotą odpisów amortyzacyjnych przypadającą na okres ich dotychczasowego używania (odpisy amortyzacyjne ustalone na podstawie właściwej stawki amortyzacyjnej z wykazu stawek amortyzacyjnych – załącznik nr 1 do ustawy o PIT);
• stosować ustaloną stawkę amortyzacji w całym okresie dokonywania odpisów amortyzacyjnych;
• wpłacić, w terminie do 20. dnia tego miesiąca, do urzędu skarbowego kwotę odsetek naliczonych od dnia zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na nabycie lub wytworzenie we własnym zakresie składników majątku do dnia, w którym okres ich używania przekroczył rok, i naliczoną kwotę odsetek wykazać w zeznaniu rocznym (odsetki za zwłokę od zaległości podatkowych według stawki obowiązującej w dniu zaliczenia składnika majątku do środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych).

Powyższe wskazuje jednoznacznie, że przekwalifikowanie towaru w środek trwały to nie to samo, co ujawnienie środka trwałego. Nie można zatem utożsamiać tych dwóch różnych zdarzeń jako tego samego.